Koulutetut vapaaehtoiset vertaisryhmien ohjaajina – opas yhdistyksille

Vapaaehtoistyötä organisoiva yhdistys tekee vapaaehtoisen kanssa sopi­muksen yhteistyöstä. Sopimus on yleensä suullinen, mutta se luo vel­vollisuuksia molemmille osapuolille. Yhdistys lupautuu antamaan va­paaehtoiselle toimintamahdollisuuden ja toiminnan vaatiman tuen, vapaaeh­toinen puolestaan lupautuu toimimaan yhdistyksen toimintaperiaatteiden ja ohjeiden mukaisesti. Yhdistys vastaa sekä toiminnastaan että toimijoistaan.

Yhteistyösopimukseen sisältyy molemminpuolisia odotuksia, joiden toteutu­mista pyritään varmistamaan vapaaehtoisohjaajien valinnoilla ja perehdytyk­sellä. Valintakeskustelussa vapaaehtoisille kerrotaan yhdistyksen toiminnas­ta ja odotuksista sekä pyritään varmistumaan heidän soveltuvuudestaan oh­jaajiksi. Saamansa tiedon avulla vapaaehtoiset voivat tarkentaa mielikuvaansa yhdistyksestä ja tulevista tehtävistä sekä punnita haluaan ja mahdollisuuksi­aan sitoutua toimintaan.

Vapaaehtoisohjaajien perehdytyksessä käydään läpi toimintasuunnitelmaa, tehtäviä ja työnjakoa sekä ohjaamiseen ja yhdistyksessä toimimiseen liitty­viä käytäntöjä ja ohjeita. Yhteisesti ymmärretyt ja selkeät tavoitteet, toimen­kuvat ja käytännön ohjeet antavat kaikille työrauhan ja tukevat osaltaan ryh­mien onnistumista.

Odotukset näkyviksi

Yhdistyksen ja vapaaehtoisen välinen yhteistyösopimus perustuu molemmin­puolisille odotuksille siitä, mitä osapuolet olettavat saavansa ja voivansa toisil­leen antaa. Yhdistyksen odotukset ovat sisäänrakennettuina yhdistyksen kult­tuuriin ja kumpuavat sen historiasta ja toiminnan laadusta. Vapaaehtoisen odo­tukset ovat joiltain osin hyvin henkilökohtaisia ja voivat olla häneltä itseltäänkin piilossa. Osaa odotuksista onkin usein vaikea pukea sanoiksi.

Koska myös julkilausumattomat odotukset vaikuttavat voimakkaasti osapuolten kokemukseen odotusten täyttymisestä tai niihin pettymisestä, kannattaa yhdis­tyksen ja vapaaehtoisen toiveita pyrkiä käsittelemään mahdollisimman avoimes­ti. Siinä missä täyttyvät odotukset saavat yhteistyön tuntumaan helpolta ja pal­kitsevalta, pettymykset vieraannuttavat vapaaehtoiset yhdistyksen toiminnasta ja yhteisön jäsenyydestä. Myös yhdistys saattaa alkaa vieroksua vapaaehtoisiaan.

Yhdistyksen odotukset ja toiveet tulevat yleensä kohtuullisen selkeästi ilmais­tuiksi. Yhdistys toivoo saavansa toimijoikseen vapaaehtoisia, jotka hyväksyvät yhdistyksen periaatteet, noudattavat sen toimintatapoja sekä suhtautuvat vas­tuullisesti ja asiallisesti tehtäväänsä. Vapaaehtoisilta voidaan odottaa esimerkiksi avoimuutta, vuorovaikutustaitoja, luotettavuutta, tasapainoisuutta, yhteistyöky­kyä ja lukuisia muita avuja.

”Koimme projektissamme vapaehtoisten ohjaaji­en haavoittuvuuden. Ryhmänohjaajat olisi syytä harkita tarkoin ja tutkiskella, onko heillä edel­lytyksiä hoitaa annetut tehtävät vertaisryhmis­sä. Olisi hyvä laatia etukäteen kirjalliset sään­nöt, joissa olisi hiukan itsetutkiskelua helpottavaa tekstiä ohjaajiksi ryhtyville. Ehkäpä ei sääntö­jä, suosituksia.”

Yhtä selväksi pyritään tavallisesti tekemään se, mitä yhdistys voi tarjota vapaa­ehtoisilleen. Esimerkiksi mielekkään tehtävän, tehtävän suorittamiseksi tarvit­tavan koulutuksen ja muun tuen sekä mahdollisuuden kuulua yhteisöön ja saada äänensä siellä kuuluviin.

Vähemmälle huomiolle jäävät usein vapaaehtoisten odotukset ja toiveet sekä se, mitä he ajattelevat voivansa yhdistykselle antaa. Ensimmäinen mahdollisuus kartoittaa vapaaehtoisten ajatuksia ovat valintahaastattelut. Koska odotukset ja toiveet saattavat ajan myötä muuttua, kannattaa heidän kanssaan jatkossa käydä säännöllisiä palaute- tai kehittämiskeskusteluja.

Työelämässä näitä molemminpuolisia ja usein julkilausumattomia odotuksia on tarkasteltu psykologisena työsopimuksena. Myös vapaaehtoisten kanssa solmit­tavaa yhteistyösopimusta voi tarkastella samaan tapaan. Tällöin on olennaista hakea vastauksia seuraaviin kysymyksiin:

• Mitä yhdistys odottaa vapaaehtoisiltaan?
• Mitä yhdistys tarjoaa vapaaehtoisilleen?
• Mitä vapaaehtoinen odottaa yhdistykseltä?
• Mitä vapaaehtoinen tarjoaa yhdistykselle?

Alkuun

Vapaaehtoisohjaajien valinta

Kaikki ihmiset eivät sovellu ryhmänohjaajaksi, minkä vuoksi ohjaajaksi hakevat on syytä haastatella. Haastattelussa keskustellaan soveltuvuuteen vaikuttavista asioista kuten hakijan elämäntilanteesta, taustasta, persoonallisuustekijöistä, aiemmista ryh­miin liittyvistä kokemuksista ja motiiveista. Yhdistyksen on arvioitava, onko ryh­män ohjaamisesta kiinnostuneella edellytyksiä hoitaa siihen liittyvät tehtävät.

Joskus ihmisen elämäntilanne voi olla niin solmui­nen, ettei hän sillä hetkellä kykene tukemaan tois­ta. Toisinaan taas esteeksi ohjaamiselle voi muo­dostua elämäntilanteesta johtuva ajanpuute. Va­paaehtoisohjaajalla tulee olla sekä voimavaroja että aikaa sitoutua koulutuksiin, ryhmän ohjaamiseen ja työnohjaukseen.

”Ohjaajana oli ja on apua: kuulumisesta samaan ikäryh­mään, elämänkokemuksista, selviämiskokemuksista omas­sa elämässä, ihmistuntemukses­ta ja itsetuntemuksesta (jotka vielä lisääntyivät ryhmänohja­uksessa), hyvästä itsetunnos­ta, rauhallisesta ja luottavai­sesta asenteesta, kuuntelemisen taidosta, harmittoman hauskan ylläpitämisestä tapaamisissa ja erilaisuuden hyväksymisestä”

Ohjaajaksi haluavalla saattaa olla omakohtainen kokemus ryhmässä käsiteltävästä aiheesta. Haas­tattelussa onkin aina varmistuttava siitä, että ha­kija on käsitellyt mahdollista omaa kokemustaan riittävästi. Tämä on muistettava myös tilanteissa, joissa ohjaajilta ei lähtökohtaisesti edellytetä ver­taisuutta. Olipa vapaaehtoisilla omakohtaisia ko­kemuksia ryhmässä käsiteltävästä asiasta tai ei, heidän kanssaan on hyvä keskus­tella siitä, millaisia ajatuksia ja tunteita aihealue heissä herättää.

Haastattelussa ryhmän ohjaamisesta kiinnostuneelle tulee muodostua totuuden­mukainen käsitys siitä, mitä ohjaajaksi ryhtyminen häneltä edellyttää. Tämän vuoksi hänelle kerrotaan muun muassa yhdistyksen odotuksista, toimintasuun­nitelmasta, ryhmälle asetetuista tavoitteista sekä ohjaajien vastuista ja velvolli­suuksista. Lisäksi kerrotaan, mitä yhdistys hänelle tarjoaa ja miten se häntä oh­jaamisessa tukee.

Alkuun

Vapaaehtoisohjaajien perehdytys

Varsinkin vapaaehtoisohjaajien ollessa uusia, perehdytys kannattaa aloittaa yh­distyksen toiminnan ja toimijoiden esittelemisellä. Ohjaajille kerrotaan yhdis­tyksen historiasta ja perustehtävästä sekä yhdistyksessä toimivista ja työskente­levistä ihmisistä. Näin vapaaehtoisohjaajat hahmottavat oman ja ohjaamiensa vertaisryhmien paikan yhdistyksessä.

Luonnollisesti suurin osa perehdytyksestä liittyy ohjatuille vertaisryhmille laa­dittuun toimintasuunnitelmaan. Perehdyttäjien tehtävänä on luoda selkeät ja turvalliset puitteet ohjaajien työskentelylle. Tavoitteena on yhteinen ymmärrys siitä, mikä on toiminnan tarkoitus, kenelle ryhmät on tarkoitettu, millaisia ta­voitteita niille on asetettu sekä miten tavoitteiden toteutumista seurataan ja ar­vioidaan.

Puitteiden määrittelemiseen kuuluu vapaaehtoisohjaajien toimenkuvan, tehtävi­en sekä vastuiden ja velvollisuuksien käsitteleminen. Vapaaehtoisten on tiedet­tävä, mitä heidän tehtäviinsä kuuluu ja mitä ei sekä mistä asioista he voivat it­se päättää ja kenen puoleen he voivat tarvittaessa kääntyä. Tehtävien ja työnja­on ollessa selkeitä vapaaehtoisohjaajat voivat aloittaa ryhmien ohjaamisen levol­lisin mielin.

Vapaaehtoistyössä ohjaajan roolin rajaaminen on tärkeää. Yhdistyksen on ase­tettava ohjaamiselle selkeät rajat, kerrottava niistä ohjaajille ja myös seurattava, että niistä pidetään kiinni. Mikäli rajat häilyvät, ryhmäläisten pyynnöistä ja toi­veista voi olla vaikea kieltäytyä. Esimerkiksi tapaamisten kestot ja määrät saatta­vat alkaa venyä sovitusta tai ohjaajat huomaavat kantavansa ryhmäläisten mur­heita enemmän kuin on tarkoitus.

On monia käytännön asioita, joista vapaaehtoisohjaajien tulee olla perillä. Nä­mä käytännöt voivat liittyä muun muassa toimitiloihin ja ryhmän kokoontumi­sista syntyviin kustannuksiin. Vapaaehtoisohjaajille on esimerkiksi syytä kertoa, paljonko ryhmällä on rahaa käytettävissään, mil­laisia kuluja ryhmän toiminnasta saa aiheutua ja miten rahaliikenteen kanssa menetellään käytän­nössä. Käytäntöjen näkökulmasta kerrataan myös yhdistyksen järjestämät koulutukset, työnohjauk­set ja muut yhteiset kokoontumiset: esimerkiksi miten koulutuksiin hakeudutaan, missä niitä järjes­tetään sekä kenen toimesta ja kuinka usein työnoh­jausta pidetään.

”Ryhmän ohjaajana mones­ti pallo hukassa käytännön jut­tujen ja rahoitusasioiden kohdal­la. Niitä ei selvitetty eikä lopuk­sikaan tahtonut selvitä. Säännöt selviksi ryhmän ohjaajille.”

Perehdytykseen kannattaa varata riittävästi aikaa. Koska muistettavaa on paljon, asioita on aika ajoin hyvä kerrata. Myöhemmin joitakin käytäntöjä saattaa olla mielekästä muuttaa kertyneen kokemuksen ja vapaaehtoisohjaajilta saadun palautteen myötä.

Alkuun

Esimerkki: Ryhmänohjaajan perehdytyskansio

Ryhmän ohjaamisen kannalta olennainen materiaali kannattaa koota yksiin kansiin ja antaa jokaiselle vapaaehtoisohjaajalle. Kansiota täydennetään tarpeen mukaan. Perehdytyskansioon voi sisällyttää esimerkiksi seuraavia asioita:

Ajankohtaisia asioita
Tärkeitä päivämääriä, yhdistyksen tiedotteita, tietoa yhteisistä tapaamisista

Tarpeellisia yhteystietoja
Vastuuhenkilön, muiden vapaaehtoisohjaajien, yhdistyksen toimijoiden, ryhmä­läisten ja mahdollisten yhteistyötahojen yhteystiedot

Ohjattuun vertaisryhmään liittyvät ohjeet
Yhdistyksen laatima toimintasuunnitelma
Tiedottaminen ja ryhmän kokoaminen
Ryhmän aloittaminen ja ensimmäiset kokoontumiset
Toimintamuotoja ja työvälineitä
Ryhmän päättäminen
Ryhmän arviointi

Kustannuksiin liittyvät ohjeet ja lomakkeet

Seurantaan ja arviointiin liittyvät ohjeet ja lomakkeet

Tiedotusmateriaalia
Esitteitä yhdistyksestä ja ohjatuista vertaisryhmistä

Alkuun