Koulutetut vapaaehtoiset vertaisryhmien ohjaajina – opas yhdistyksille

Vapaaehtoisohjaajien ja vastuuhenkilön tehtävät voivat vaihdella suurestikin yh­distyksestä ja toimintasuunnitelmasta riippuen. Toimenkuvia tärkeämpää on, et­tä niistä sovitaan selkeästi. Mikäli tehtävät ja työnjako jäävät epäselviksi, kukaan ei oikein tiedä, mitä tehdä ja mihin kaikkeen osallistua. Pahimmillaan epämääräisyys koettelee sekä ohjaajien että vastuuhenkilön jaksamista ja heijastuu ryhmän osal­listujiin.

Selkeästi sovitut tehtävät ja työnjako helpottavat ohjattujen vertaisryhmien to­teuttamista ja lisäävät toiminnan mielekkyyttä. Vastuuhenkilö ja ohjaajat jaksa­vat paremmin, kun he tietävät, mitä heiltä odotetaan ja mitä heidän tehtäviinsä kuuluu. Selkeät toimenkuvat antavat kaikille työrauhan ja vapaaehtoisohjaajille mahdollisuuden keskittyä olennaiseen eli ryhmän ohjaamiseen.

Päävastuu tehtävien ja työnjaon määrittelystä on yhdistyksellä. Suunnitelmat kannattaa kuitenkin jättää sen verran väljiksi, että ohjaajat ja vastuuhenkilö pää­sevät osaltaan vaikuttamaan omien vastuualueidensa sisältöihin. Luonnollises­ti myös yhteistyökumppaneiden kanssa on syytä keskustella siitä, millä tavoin he voisivat osallistua toiminnan toteutukseen.

Määritellyt tehtävät ja sovittu työnjako kirjataan toimintasuunnitelmaan. Nii­hin on syytä palata aika ajoin, esimerkiksi vapaaehtoisohjaajien perehdytyksessä, työnohjauksessa ja yhteisissä palavereissa. Työnjaon ja toimenkuvien toimivuutta on hyvä arvioida säännöllisesti ja muuttaa tarvittaessa.

Yhdistyksen nimeämä vastuuhenkilö

Toimintasuunnitelmaan kirjataan, kuka vastaa ohjattujen vertaisryhmien koor­dinoinnista yhdistyksessä. Luontevaa olisi, että hänen tehtäviinsä kuuluisivat ai­nakin ohjaajien valinta ja perehdytys. Valintahaastattelut tehdään pareittain.

Toisena haastattelijana voi olla esimerkiksi yhdistyksen puheenjohtaja tai kokenut va­paaehtoinen.

”Ryhmänohjaajat tulisi ottaa mukaan ryhmää kokoamaan ja alkuhaastatteluun.”

Vastuuhenkilöksi kannattaa valita ihmi­nen, joka tuntee yhdistyksen toiminnan ja toimijat, sillä hän on tiedonvälittäjänä yhdistyksen, vapaaehtoisohjaajien ja yh­teistyökumppaneiden suuntaan. Vastuu­henkilöltä ohjaajat voivat täsmentää yh­distyksen toimintasuunnitelmaa ja oh­jeita tai pyytää apua ja neuvoja ongelma­tilanteissa. Yhdistyksen edustajille vastuuhenkilö raportoi esimerkiksi ryhmien etenemisestä ja tarpeesta muuttaa toimintasuunnitelmaa. Vastuuhenkilö osallis­tuu usein myös tiedottamiseen ja ryhmien kokoamiseen.

Yhdistyksen muut edustajat

Tiedotukseen ja perehdytykseen liittyvät tehtävät voidaan jakaa useamman ih­misen kesken. Esimerkiksi yhdistyksestä ja sen toiminnasta voi tiedotus- ja pe­rehdytystilaisuuksissa kertoa joku muu kuin vastuuhenkilö. Yhdistyksestä saat­taa löytyä taitava kirjoittaja, jonka osaamista voi hyödyntää esitteiden ja tiedot­teiden laatimiseen. Useimmissa yhdistyksissä on myös ihminen, jolta luonnistuu rahaliikenteen hoitaminen.

Vapaaehtoisohjaajat

Vapaaehtoisohjaajien tehtävät on syytä rajata huolella. Suositus on, että kun­kin ryhmän ohjaajat vastaavat ryhmänsä toteutuksesta. Heidän kannattaa eh­dottomasti olla mukana jo osallistujien valinnassa. Näin he saavat ensikäden tie­toa ryhmäläisistä ja heidän elämäntilanteestaan. Samalla he näkevät, millaisek­si ryhmä on muodostumassa. Ryhmäläisille taas haastattelut ovat ensimmäinen mahdollisuus tutustua ohjaajiin.

Yhdistyksen tulee muistaa kohtuullisuus vapaaehtoisohjaajien työtehtäviä mie­tittäessä. Vapaaehtoisilta ei voi odottaa samanlaista ajallista panosta kuin palka­tuilta työntekijöiltä. Jo ryhmäläisten haastattelut ja kokoontumiset valmistelui­neen sitovat ohjaajien aikaa ja voimavaroja. Onkin hyvä harkita tarkkaan, missä kaikessa vapaaehtoiset ehtivät ja haluavat ohjaamisen lisäksi olla mukana.

Halutessaan ohjaajat voivat osallistua esimerkiksi tiedottamiseen. Yhteistuumin on syntynyt monipuolisia ja raikkaita esitteitä. Ohjaajia voi osallistaa myös uusi­en vapaaehtoisten perehdytykseen. Toimivaksi on osoittautunut käytäntö, jossa kokenut ohjaaja on jakanut kokemuksiaan ryhmänohjaamisesta uusien ohjaajien kanssa. Kokeneemmat ohjaajat voivat toimia vasta-alkajien kummeina.

Ohjaajien toimenkuvaa luotaessa kannattaa pitää mielessä ne seikat, jotka mo­tivoivat ohjaajia. Heidän kertomansa mukaan tällaisia asioita ovat olleet muun muassa uuden oppiminen, toisten auttaminen sekä mahdollisuus vaikuttaa toi­mintaan ja sen suunnitteluun.