Koulutetut vapaaehtoiset vertaisryhmien ohjaajina – opas yhdistyksille

Toimintasuunnitelmaan kirjataan, millä tavalla yhdistys seuraa ja arvioi ohjattujen vertaisryhmien toteutusta. Seurannalla kerätään tietoa siitä, mitä toi­minnan eri vaiheissa tapahtuu. Arvioinnissa pohditaan, mitkä tekijät ovat edis­täneet asetettujen tavoitteiden toteutumista ja mitkä puolestaan ovat hankaloit­taneet tai estäneet niihin pääsyä.

Usein käytäntö osoittaa alkuperäisen suunnitelman joiltakin osin tai jopa koko­naan toimimattomaksi. Muutostarpeiden havaitseminen ja toiminnan kehittä­minen onnistuvat ainoastaan toteutusta seuraamalla ja arvioimalla. Niiden kaut­ta tulee näkyväksi, mitä on tehty ja miten, mitkä keinot toimivat, mitä kannattaa säilyttää ja mistä on syytä luopua.

Mikäli yhdistys on saanut rahoitusta ohjattuja vertaisryhmiä varten, tulee sen tavallisesti raportoida toiminnastaan myös rahoittajalle. Valtaosalla rahoittajis­ta on omat ohjeensa siitä, minkälaista tietoa toiminnasta kerätään. Nämä ohjeet kannattaa huomioida seurannan ja arvioinnin suunnittelussa.

Seuranta

Seurannassa kerätään tietoa kaikista toimintasuunnitelman vaiheista. Tietoa ke­rätään muun muassa tiedottamisesta, koulutuksista, työnjaosta, osallistujien ta­voittamisesta ja ryhmien ohjaamisesta.

Seurantatietoja voi kerätä esimerkiksi haas­tattelemalla osallistujia, ohjaajia ja yhteis­työtahoja tai pyytämällä heitä täyttämään palautekyselyitä. Lisäksi ohjaajat voivat tal­lentaa esimerkiksi päiväkirjoihin ryhmässä tekemiään havaintoja ja muita ajatuksiaan.

”Monet asetetut tavoitteet täyttyivät. Useista tuli hy­vät ystävät, jotka jatkoivat tapaamisia ryhmän päätty­misen jälkeen”

Haastatteluiden, kyselyiden ja päiväkirjo­jen ei tarvitse olla monimutkaisia ja työläitä. Usein monet arkiselta tai pieneltä tuntuneet asiat ovat myöhemmin osoittautuneet merkit­täviksi havainnoiksi.

Vastuuhenkilön ja ohjaajien kanssa tulee sopia selkeästi siitä, mitä asioita heidän tulee kirjata ylös. Alkuun talteen kannattaa kerätä kaikki mahdollinen. Yleen­sä kokemuksen kartuttua täsmentyy, mitkä tiedot ovat toiminnan kannalta olen­naisia.

Osallistujista ei kuitenkaan kannata tarpeettomasti kerätä sellaista tietoa, jonka perusteella heidät voi tunnistaa. Mikäli tunnistetietoja on syytä kerätä, tulee yh­distyksen huolehtia tietosuojan toteutumisesta ja henkilötietolain noudattami­sesta.

Arviointi

Arvioinnissa huomio kiinnitetään siihen, mitä tehdään ja miten. Pyrkimykse­nä on muun muassa selvittää, ovatko koulutukset sisällöiltään ja toteutukseltaan onnistuneita sekä toimivatko käytetyt tavoittamiskanavat ja työnjako ohjaajien välillä.

”Millaisia muutoksia havaitsit ryhmäläisissä?

• Innostuksen kasvu ryhmässä ja laajemminkin ihmisten elämässä
• Oman elämän ja tulevaisuuden pohdiskelu li­säsi kiinnostumista elämästä yleensä
• Rohkeuden ja oman arvon lisääntyminen
• Oman itsen ja ryhmäläisten tuntemuksen li­sääntyminen lisäsi vuorovaikutustaitoja ja päinvastoin”

Jokainen ohjattu vertaisryhmä arvioidaan erikseen sen päättyessä. Ryhmään osallistuneilta kerätään palautetta siitä, miten he ovat ryhmän kokeneet ja onko se auttanut heitä pääsemään omiin tavoitteisiinsa. Loppuarvioinnin kautta ryh­män ohjaajat ja osallistujat saavat palautetta edistymisestään. Yhdistys puoles­taan saa tärkeää tietoa toimintasuunnitelmansa arvioimista varten.

Arviointimateriaalina käytetään erilaisia seurantatietoja, esimerkiksi osallistujil­ta, ohjaajilta ja yhteistyötahoilta kerättyä palautetta. Usein myös eri työryhmis­tä ja ohjaajien suunnittelupala­vereista kertyy materiaalia, jo­ta kannattaa hyödyntää arvi­oinnissa.