Koulutetut vapaaehtoiset vertaisryhmien ohjaajina – opas yhdistyksille

Ohjattujen vertaisryhmien suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa, sillä suunnitteluvaiheessa tapahtuneet laiminlyönnit kostautuvat yleensä moninkertaisesti myöhemmin. Yhdistyksen edustajien lisäksi suun­nittelutyöhön kannattaa kutsua mukaan vapaaehtoisia, joilla on arvokasta nä­kemystä siitä, millä tavoin toteutettuna ohjattu vertaisryhmä on ohjaajilleen mielekäs ja järkevä.

Toimintasuunnitelmaa laadittaessa määritellään ensinnäkin, mihin tarpee­seen ohjatulla vertaisryhmällä pyritään vastaamaan ja millaisia tavoitteita sille asetetaan. Tämän jälkeen sovitaan yksityiskohtaisesti, kenelle, miten, missä ja millä resursseilla toiminta toteutetaan.

Kaikkea ei tarvitse tehdä itse. Paikkakunnan muilla toimijoilla voi olla pal­jonkin annettavaa esimerkiksi ryhmästä tiedotettaessa ja sitä koottaessa.

”Sellaisenaankin toimintamal­li on hyvä. Jos jotain haluaisin lisätä olisi se suunnitelmallisem­paa lukujärjestystä mitä teh­dään ja mitkä on tavoitteet.”

Kun tavoitteet ja toteutus on selkeytetty, sovi­taan tehtävistä ja työnjaosta. Sovitut käytännöt kirjataan toimintasuunnitelmaan, joka käydään lävitse kaikkien toteutukseen osallistuvien kans­sa. Hyvään suunnitelmaan kirjataan myös, millä tavalla toimintaa seurataan ja arvioidaan.

Toimintasuunnitelmaa kannattaa aika ajoin tarkistaa ja muuttaa tarvittaessa.

Toimintasuunnitelmaan kannattaa kirjata

• mihin tarpeeseen ja ketä varten ohjattu vertaisryhmä muodostetaan
• yhdistyksen ryhmälle asettamat tavoitteet sekä millä keinoilla niitä kohti pyritään
• kuvaus muodostettavasta ryhmästä, sen osallistujista, toiminnasta, koosta, kestosta jne.
• ryhmän muodostamiseen liittyvät vaiheet, tehtävät ja aikataulut (mm. ohjaajien valinta, koulutusten järjestäminen, ryhmän kokoaminen ja aloittaminen, työnohjaus, yhteiset tapaamiset ja virkistäytyminen)
• ryhmän toteuttamiseen osallistuvat henkilöt (vapaaehtoisohjaajat, yhdistyksen muut toimijat sekä mahdolliset yhteistyökumppanit)
• selkeästi yhdistyksen ja vapaaehtoisohjaajien tehtävät ja työnjako, vastuut ja velvollisuudet
• käytettävissä olevat resurssit (tilat, rahoitus, henkilöt jne.)
• kenen kanssa ja missä asioissa voisi tehdä yhteistyötä
• kenelle, mistä ja miten tiedotetaan
• miten ryhmän toimintaa ja sen toteuttamiseen liittyviä asioita seurataan, arvioidaan ja kehitetään

Tavoitteet selkeiksi

Usein jo suunnittelutyön alkaessa on ajatus siitä, kenelle ohjattu vertaisryh­mä kohdennetaan. Sen sijaan toiminnan tarkoitusta ja tavoitteita ei aina mietitä riittävästi. Yhdistyksen tulee määritellä selkeästi, mihin tarpeeseen se haluaa toi­minnallaan vastata.

Yhdistyksen perustehtävästä riippuen pyrkimyksenä voi olla esimerkiksi mielen hyvinvoinnin, työhön paluun tai päihteettömän arjen tukeminen. Koulutettujen vapaaehtoisten ohjaamat vertaisryhmät ovat yksi toimivaksi osoittautunut keino mainittujen asioiden edistämiseen.

Tavoitteissa lausutaan ääneen, mitä osallistujien elämässä toivotaan tapahtuvan ryhmän aikana ja sen jälkeen. Tavoitteena voi esimerkiksi olla lisä­tä osallistujien valmiuksia selvitä arjessa tai vah­vistaa heidän työllistymismahdollisuuksiaan.

Vertaisten ja ohjaajien tuki sekä ryhmän laatima ohjelma ovat välineitä julkilausuttujen tavoitteid­en saavuttamiseen.

Tavoitteiden asettaminen on yhdistyksen teh­tävä. Niiden tulee olla riittävän selkeitä, jotta se­kä ohjaajat että ryhmään tulijat tietävät, mihin ryhmällä pyritään. Tavoitteisiin kannattaa jättää sen verran liikkumavaraa, että kunkin ryhmän omissa tavoit­teissa voidaan huomioida jokaisen osallistujan henkilökohtaiset tavoitteet. Tällä tavoin päästään parhaisiin tuloksiin.

”Ryhmätoiminta oli mielestäni varsin onnistunutta, silti ryhmän tavoitteet olisi hyvä skarpata!”

Tavoitteet kannattaa aina asettaa siten, että ne on mahdollista saavuttaa. Yhdistyksen on mietittä­vä, millaisiin tavoitteisiin ohjatun vertaisryhmän on mahdollista päästä annetussa ajassa ja käytet­tävissä olevilla resursseilla. Tällöin tulee huomi­oida muun muassa valitun kohderyhmän elä­mäntilanne, ryhmän koko sekä tapaamiskerto­jen määrä ja kesto. On myös pidettävä mielessä, että ohjaajat ovat vapaaehtoisia.

”Ehkä olisin halunnut tehdä vielä jotain konkreettisem­paa ja pitkälle viedympää auttaakseni ryhmäläisiä.”

Alkuun

Tavoitteista toimintaan

Kenelle ryhmä kohdennetaan?

Ohjatulle vertaisryhmälle asetetut tavoitteet sanelevat kohderyhmän. Ryhmän osallistujat valitaan haastatteluilla sen varmistamiseksi, että he kuuluvat suunni­teltuun kohderyhmään. Haastatteluilla pyritään turvaamaan myös oikea ajoitus: se, että osallistujat ovat sellaisessa elämäntilanteessa, että he hyötyvät ryhmästä. Haastattelussa saamansa tiedon perusteella hakijat voivat arvioida, vastaako ryh­mä heidän odotuksiaan ja tarpeitaan.

Joskus kohderyhmää kannattaa rajata tarkemmin, sillä sen sisältä löytyy usein suuri joukko eri-ikäisiä ja eri elämänvaiheissa olevia miehiä ja naisia. Mitä enemmän ryhmän jäsenten välillä on yhdistäviä tekijöitä, sitä lähempänä heidän kokemusmaailmansa todennäköisesti ovat toisiaan. Esimerkiksi iällä on vaiku­tusta siihen, millaisia odotuksia ympäröivä maailma ihmisiin kohdistaa ja mil­laiset tulevaisuudennäkymät ovat heille mahdollisia tai todennäköisiä. Perustee­tonta ja tiukkaa rajaamista kannattaa kuitenkin välttää, sillä se saattaa turhaan hankaloittaa ryhmän kokoamista. Ryhmän jäsenten väliset eroavaisuudet voivat olla myös rikkaus.

Ketkä ryhmää ohjaavat?

Ohjattua vertaisryhmää ohjataan aina pareittain. On yhdistyksen tehtävä päät­tää, ketkä se kouluttaa ohjaajiksi ja millaista osaamista se ohjaajiltaan edellyttää. Päätöksellä on vaikutusta muun muassa toimintasuunnitelman aikatauluihin ja koulutusten järjestämiseen. Toiminta voi alkaa vasta, kun vapaaehtoiset on valit­tu ja koulutettu. Mikäli ohjaajiksi haetaan uusia vapaaehtoisia, on aikaa varattava tiedottamiseen, jota heidän tavoittamisensa edellyttää.

Yhdistys päättää, tuleeko ohjaajilla olla oma­kohtainen kokemus ryhmäläisiä yhdistävästä elämäntilanteesta. Päätöksen tekeminen edellyt­tää sen arvioimista, toisiko ohjaajien vertaisuus mukanaan jotakin lisäarvoa. Perusteettomia ra­jauksia kannattaa välttää, jotta kaikilla tehtä­vään soveltuvilla vapaaehtoisilla olisi mahdolli­suus ohjata ryhmää.

Ohjaajien vertaisuutta olennaisemmaksi on osoittautunut heidän osaamisensa ja soveltuvuutensa ryhmänohjaajiksi. Myös ohjaajien sukupuolella, iällä ja elämän­kokemuksella voi olla merkitystä. Perustettavan ryhmän teemat ja sisältö vaikut­tavat suuresti siihen, millaisia henkilökohtaisia ominaisuuksia ohjaajilla on hyvä olla: ikääntyneiden leskimiesten ryhmänohjaajaksi ei välttämättä kannata valita heitä 40 vuotta nuorempia naisohjaajia. Nuorten äitien ryhmä puolestaan saat­taa vierastaa keski-ikäisiä miesohjaajia.

Mitä ja miten usein?

Ohjatuille vertaisryhmille asetetut tavoitteet määrittelevät osaltaan sen, millä ta­voin niitä kohden lähdetään työskentelemään. Myös valittujen menetelmien ja harjoitusten mielekkyyttä tulee aina arvioida suhteessa tavoitteisiin. Jos esimer­kiksi ryhmän ohjelmaan sisältyy toiminnallisia osuuksia, vaikkapa retkiä ja tu­tustumiskäyntejä, niiden tulee olla väline tavoitteiden saavuttamiseen, ei itse tar­koitus.

Kokemus on osoittanut, että ryhmäläisten mahdollisuus vaikuttaa ryhmän oh­jelmaan lisää heidän sitoutumistaan. Ohjaajien tehtävä on huolehtia siitä, että esitetyt toiveet palvelevat ryhmän tavoitteita ja että ne on mahdollista toteuttaa.

Kokoontumiskertojen määrää ja kestoa on syytä arvioida suhteessa asetettui­hin tavoitteisiin, valittuun kohderyhmään ja vapaaehtoisohjaajien rooliin. Ku­ten edellä todettiin, ohjatulla vertaisryhmällä on aina selkeä alku ja loppu ja se kokoontuu säännöllisesti ennalta sovittuina ajankohtina. Tavallisimmin ohjatut vertaisryhmät kokoontuvat kerran viikossa 8-12 viikon ajan.

Kokemus on osoittanut, että kellonajat ja muut yksityiskohdat kannattaa jättää ohjaajien itsensä suunniteltavaksi. Yhdistyksen tulee kuitenkin asettaa ryhmän kestolle ja kokoontumisille selkeät aikarajat, joiden sisällä ohjaajat voivat turval­lisesti liikkua.

Alkuun

Tilat ja toimintakulut

Etukäteen tulee varmistaa myös monia käytännön asioita. Yksi ensimmäisis­tä ovat kokoontumistilat. Ohjattu vertaisryhmä tarvitsee rauhallisen, ulkopuoli­sen korvilta ja silmiltä suljetun tilan, jossa se voi kokoontua. Mahdollisuuksien mukaan ryhmän lopullinen kokoontumisaika jätetään avoimeksi siihen asti, et­tä myös ohjaajien aikataulut ovat tiedossa. Joskus tilat tosin saattavat vaikuttaa ratkaisevasti siihen, milloin ryhmä voi kokoontua ja ketkä sitä voivat oman aika­taulunsa puitteissa näin ollen ohjata.

Yhdistyksen tulee etukäteen arvioida, millaisia kustannuksia ohjatun vertaisryh­män toteuttamisesta voi ja saa aiheutua sekä minkä verran yhtä ryhmää koh­den tulisi varata rahaa. Tiloista aiheutuviin kuluihin on syytä varautua ainakin silloin, kun yhdistyksen omat tilat eivät sovellu vertaisryhmän kokoontumisiin. Edullisia vaihtoehtoja saattaa löytyä esimerkiksi yhteistyötahojen kautta.

Usein on paikallaan varata ohjaajille jokin tietty budjetti esimerkiksi tarjoiluihin ja mahdollisiin materiaaleihin. Mikäli ryhmä on toiminnallinen, tulee rahoitus­ta varata myös toimintakuluihin. On äärimmäisen tärkeää, että ohjaajat saavat selkeät ohjeet siitä, kuinka paljon rahaa heillä on käytettävissään sekä miten ra­haliikennettä hoidetaan käytännössä. Selkeät ohjeet säästävät monelta ikävältä väärinkäsitykseltä.

Yhdistyksellä on lisäksi oltava rahoitusta vapaaehtoisten kouluttamiseen, työn­ohjaukseen, virkistäytymiseen ja kokouskuluihin. Kustannuksia saattaa aiheutua myös postituksista, kopioinnista, puheluista, lehti-ilmoituksista, esitteistä ja va­paaehtoisohjaajien matkoista.

Alkuun

Vakuutukset

Suunnitteluvaiheessa yhdistyksen yhtenä tehtävänä on ennakoida tilanteet, joi­den varalta ohjatut vertaisryhmät vakuutetaan. Vakuutuksista huolehtiminen on tärkeää, sillä yhdistyksen hallitus kantaa vastuun yhdistyksen toiminnan piirissä tapahtuvista vahingoista ja tapaturmista. Vapaaehtoisia varten laaditaan selkeät ohjeet siitä, miten ongelmatilanteissa toimitaan.

Vastuuvakuutukset korvaavat yhdistyksen toiminnasta ulkopuolisille tahoille ai­heutuneita henkilö- ja esinevahinkoja, joista yhdistyksen katsotaan olevan kor­vausvastuussa. Yleensä vakuutukset kattavat sovittuun summaan saakka sekä yh­distyksen toimi- ja luottamushenkilöiden että vapaaehtoisten aiheuttamat va­hingot. Tapaturmavakuutukset korvaavat yhdistyksen toimi- ja luottamushenki­löille ja vapaaehtoisille yhdistyksen toiminnan yhteydessä sattuvia tapaturmia.

Yhdistyksellä saattaa entuudestaan olla vastuu- ja tapaturmavakuutus, joka kat­taa yhdistyksen perustoiminnan. Tällaisessa tilanteessa vakuutusyhtiön kanssa kannattaa neuvotella siitä, voidaanko ohjatut vertaisryhmät lukea olemassa ole­van vakuutuksen piiriin kuuluviksi. Näin saatetaan säästyä turhalta työltä ja yli­määräisiltä kustannuksilta.

Mikäli yhdistyksellä ei vielä ole voimassa olevaa vakuutusta, kannattaa se hank­kia ensitilassa.

Vapaaehtoisohjaajat ja muut yhdistyksen nimissä ryhmien toteutukseen osallis­tuvat henkilöt vakuutetaan henkilö- ja esinevahinkojen sekä tapaturmien varalle.

Vakuutustarpeita voidaan täsmentää seuraavien kysymysten kautta: Mitä ohjatuis­sa vertaisryhmissä tehdään? Millaisia tapaturmia tai vahinkoja ryhmissä voi ta­pahtua? Onko toiminta ympärivuotista ja säännöllistä vai ajoittaista ja epäsään­nöllistä?

Tarpeiden pohjalta lähestytään vakuutusyhtiöitä, jotka tarjoavat nykyään erilai­sia vakuutuksia myös vapaaehtoistyötä tekeville yhdistyksille. Koska yhdistyk­sille tarjottavat vakuutukset ovat sisällöiltään usein varsin samanlaisia, kannattaa niiden hintoja vertailla.

Mikäli yhdistys toteuttaa vapaaehtoistoimintaa säännöllisesti ympäri vuoden, kannattaa vakuutusyhtiön kanssa neuvotella keskitetystä ja pysyvästi voimassa olevasta vakuutuksesta, joka kattaisi edullisesti kaiken vapaaehtoistoiminnan.

Mikäli taas yhdistys toteuttaa esimerkiksi kolme ohjattua vertaisryhmää vuo­dessa, eikä sillä ole muuta vapaaehtoistoimintaa, kannattaa sen valita lyhytkes­toinen ja rajatumpi vakuutus. Lyhytkestoinen vakuutus on usein myös edulli­sempi. Tällöin yhdistyksen on hyvissä ajoin ennen jokaisen ryhmän alkua muis­tettava hankkia erillinen vakuutus.

Alkuun

Yhteistyö

Toimiva yhteistyö tukee tavoitteiden saavuttamista. Etenkin uuden toiminnan käynnistäminen onnistuu parhaiten tiiviissä yhteistyössä paikkakunnan mui­den toimijoiden kanssa. Mahdollisuuksien mukaan yhteistyötahot voi kutsua jo suunnitteluvaiheessa keskustelemaan siitä, minkälaisille ryhmille olisi heidän näkökulmastaan tarvetta ja tilausta. Säännöllistä yhteydenpitoa kannattaa jatkaa myös toiminnan vakiinnuttua.

Keskeiset ja luontevat yhteistyötahot vaihtelevat yhdistyksen perustehtävästä ja muodostettavasta ryhmästä riippuen. Olennaista on, että yhteistyöllä lähesty­tään tahoja, jotka ovat oman perustehtävänsä kautta jollakin tavoin tekemisissä valitun kohderyhmän tai vapaaehtoistyön kanssa. Tällaisia voivat olla toiset yh­distykset, kaupungit, kunnat, seurakunnat, oppilaitokset ja projektit.

Yhteisille intresseille rakentuvat verkostot säästävät kaikkien voimavaroja jokai­sen antaessa oman osaamisensa yhteisen tavoitteen käyttöön. Parhaimmillaan yhteistyö palvelee kaikkia osapuolia. Yhdistys voi yhteistyökumppaneiden avulla esimerkiksi löytää uusia vapaaehtoisia ja minimoida toiminnasta aiheutuvia kus­tannuksia. Yhteistyötahot puolestaan saavat yhden vaihtoehdon, jota tarjota tu­kea tarvitseville ihmisille.

Yhteistyötahot eivät saa liiaksi ohjata ryhmien toteutusta. Koska yhdistys kantaa vastuun toiminnastaan, tulee sillä myös säilyä päätösvalta toiminnan toteutuk­sesta. Tehtävistä ja työnjaosta sekä eri osapuolten vastuista ja velvollisuuksista on sovittava selkeästi epäselvyyksien välttämiseksi

Alkuun

Tiedottaminen

Ohjattujen vertaisryhmien toteuttaminen edellyttää säännöllistä ja suunnitel­mallista tiedottamista.

Sisäisellä tiedotuksella varmistetaan, että hallitus, vastuuhenkilö, ohjaajat ja muut yhdistyksessä toiminnan toteutukseen osallistuvat tietävät, mitä tehdään ja missä mennään.

Ulkoisella tiedotuksella pyritään pitämään yhteistyötahot ajan tasalla sekä teke­mään yhdistystä ja sen toimintaa tunnetuksi paikkakunnalla.

Tiedotuskanava ja tyyli valitaan sen mukaan, mistä kerrotaan ja kenelle. Kana­van valintaan vaikuttaa suuresti myös se, minkä kokoisella alueella yhdistys toi­mii. Pienillä paikkakunnilla yksi väline tavoittaa yleensä suurimman osan asuk­kaista, kun taas tiedonkulku isommilla tai laajemmilla toiminta-alueilla edellyt­tää useampien kanavien käyttämistä.

Tiedotustarpeet ja kohderyhmät vaihtelevat toiminnan eri vaiheissa. Tiedotuk­seen on panostettava erityisesti uutta toimintaa käynnistettäessä, jotta se tu­lee tutuksi yhdistyksen toimijoille, yhteistyötahoille ja paikkakunnan asukkaille. Aloitusvaiheen tiedotustarpeisiin kuuluvat myös vapaaehtoisohjaajien ja ryhmä­läisten tavoittaminen.

Ryhmien kokoamisesta tulee tiedottaa säännöllisesti jatkossakin, jotta niihin saadaan osallistujia. Tiedottaminen helpottuu, kun on kertynyt kokemuksia, joi­ta kuvailla. Ryhmiin liittyvät kokemukset ja tulokset kannattaa jakaa yhdistyk­sen sisällä ja yhteistyötahojen kanssa. Tiedotusvälineiden avulla niistä on mah­dollista kertoa laajemminkin.

Alkuun

Tehtävistä ja työnjaosta on sovittava

Vapaaehtoisohjaajien ja vastuuhenkilön tehtävät voivat vaihdella suurestikin yh­distyksestä ja toimintasuunnitelmasta riippuen. Toimenkuvia tärkeämpää on, et­tä niistä sovitaan selkeästi. Mikäli tehtävät ja työnjako jäävät epäselviksi, kukaan ei oikein tiedä, mitä tehdä ja mihin kaikkeen osallistua. Pahimmillaan epämääräisyys koettelee sekä ohjaajien että vastuuhenkilön jaksamista ja heijastuu ryhmän osal­listujiin.

Selkeästi sovitut tehtävät ja työnjako helpottavat ohjattujen vertaisryhmien to­teuttamista ja lisäävät toiminnan mielekkyyttä. Vastuuhenkilö ja ohjaajat jaksa­vat paremmin, kun he tietävät, mitä heiltä odotetaan ja mitä heidän tehtäviinsä kuuluu. Selkeät toimenkuvat antavat kaikille työrauhan ja vapaaehtoisohjaajille mahdollisuuden keskittyä olennaiseen eli ryhmän ohjaamiseen.

Päävastuu tehtävien ja työnjaon määrittelystä on yhdistyksellä. Suunnitelmat kannattaa kuitenkin jättää sen verran väljiksi, että ohjaajat ja vastuuhenkilö pää­sevät osaltaan vaikuttamaan omien vastuualueidensa sisältöihin. Luonnollises­ti myös yhteistyökumppaneiden kanssa on syytä keskustella siitä, millä tavoin he voisivat osallistua toiminnan toteutukseen.

Määritellyt tehtävät ja sovittu työnjako kirjataan toimintasuunnitelmaan. Nii­hin on syytä palata aika ajoin, esimerkiksi vapaaehtoisohjaajien perehdytyksessä, työnohjauksessa ja yhteisissä palavereissa. Työnjaon ja toimenkuvien toimivuutta on hyvä arvioida säännöllisesti ja muuttaa tarvittaessa.

Yhdistyksen nimeämä vastuuhenkilö

Toimintasuunnitelmaan kirjataan, kuka vastaa ohjattujen vertaisryhmien koor­dinoinnista yhdistyksessä. Luontevaa olisi, että hänen tehtäviinsä kuuluisivat ai­nakin ohjaajien valinta ja perehdytys. Valintahaastattelut tehdään pareittain.

Toisena haastattelijana voi olla esimerkiksi yhdistyksen puheenjohtaja tai kokenut va­paaehtoinen.

”Ryhmänohjaajat tulisi ottaa mukaan ryhmää kokoamaan ja alkuhaastatteluun.”

Vastuuhenkilöksi kannattaa valita ihmi­nen, joka tuntee yhdistyksen toiminnan ja toimijat, sillä hän on tiedonvälittäjänä yhdistyksen, vapaaehtoisohjaajien ja yh­teistyökumppaneiden suuntaan. Vastuu­henkilöltä ohjaajat voivat täsmentää yh­distyksen toimintasuunnitelmaa ja oh­jeita tai pyytää apua ja neuvoja ongelma­tilanteissa. Yhdistyksen edustajille vastuuhenkilö raportoi esimerkiksi ryhmien etenemisestä ja tarpeesta muuttaa toimintasuunnitelmaa. Vastuuhenkilö osallis­tuu usein myös tiedottamiseen ja ryhmien kokoamiseen.

Yhdistyksen muut edustajat

Tiedotukseen ja perehdytykseen liittyvät tehtävät voidaan jakaa useamman ih­misen kesken. Esimerkiksi yhdistyksestä ja sen toiminnasta voi tiedotus- ja pe­rehdytystilaisuuksissa kertoa joku muu kuin vastuuhenkilö. Yhdistyksestä saat­taa löytyä taitava kirjoittaja, jonka osaamista voi hyödyntää esitteiden ja tiedot­teiden laatimiseen. Useimmissa yhdistyksissä on myös ihminen, jolta luonnistuu rahaliikenteen hoitaminen.

Vapaaehtoisohjaajat

Vapaaehtoisohjaajien tehtävät on syytä rajata huolella. Suositus on, että kun­kin ryhmän ohjaajat vastaavat ryhmänsä toteutuksesta. Heidän kannattaa eh­dottomasti olla mukana jo osallistujien valinnassa. Näin he saavat ensikäden tie­toa ryhmäläisistä ja heidän elämäntilanteestaan. Samalla he näkevät, millaisek­si ryhmä on muodostumassa. Ryhmäläisille taas haastattelut ovat ensimmäinen mahdollisuus tutustua ohjaajiin.

Yhdistyksen tulee muistaa kohtuullisuus vapaaehtoisohjaajien työtehtäviä mie­tittäessä. Vapaaehtoisilta ei voi odottaa samanlaista ajallista panosta kuin palka­tuilta työntekijöiltä. Jo ryhmäläisten haastattelut ja kokoontumiset valmistelui­neen sitovat ohjaajien aikaa ja voimavaroja. Onkin hyvä harkita tarkkaan, missä kaikessa vapaaehtoiset ehtivät ja haluavat ohjaamisen lisäksi olla mukana.

Halutessaan ohjaajat voivat osallistua esimerkiksi tiedottamiseen. Yhteistuumin on syntynyt monipuolisia ja raikkaita esitteitä. Ohjaajia voi osallistaa myös uusi­en vapaaehtoisten perehdytykseen. Toimivaksi on osoittautunut käytäntö, jossa kokenut ohjaaja on jakanut kokemuksiaan ryhmänohjaamisesta uusien ohjaajien kanssa. Kokeneemmat ohjaajat voivat toimia vasta-alkajien kummeina.

Ohjaajien toimenkuvaa luotaessa kannattaa pitää mielessä ne seikat, jotka mo­tivoivat ohjaajia. Heidän kertomansa mukaan tällaisia asioita ovat olleet muun muassa uuden oppiminen, toisten auttaminen sekä mahdollisuus vaikuttaa toi­mintaan ja sen suunnitteluun.

Alkuun

Seuranta ja arviointi

Toimintasuunnitelmaan kirjataan, millä tavalla yhdistys seuraa ja arvioi ohjattujen vertaisryhmien toteutusta. Seurannalla kerätään tietoa siitä, mitä toi­minnan eri vaiheissa tapahtuu. Arvioinnissa pohditaan, mitkä tekijät ovat edis­täneet asetettujen tavoitteiden toteutumista ja mitkä puolestaan ovat hankaloit­taneet tai estäneet niihin pääsyä.

Usein käytäntö osoittaa alkuperäisen suunnitelman joiltakin osin tai jopa koko­naan toimimattomaksi. Muutostarpeiden havaitseminen ja toiminnan kehittä­minen onnistuvat ainoastaan toteutusta seuraamalla ja arvioimalla. Niiden kaut­ta tulee näkyväksi, mitä on tehty ja miten, mitkä keinot toimivat, mitä kannattaa säilyttää ja mistä on syytä luopua.

Mikäli yhdistys on saanut rahoitusta ohjattuja vertaisryhmiä varten, tulee sen tavallisesti raportoida toiminnastaan myös rahoittajalle. Valtaosalla rahoittajis­ta on omat ohjeensa siitä, minkälaista tietoa toiminnasta kerätään. Nämä ohjeet kannattaa huomioida seurannan ja arvioinnin suunnittelussa.

Seuranta

Seurannassa kerätään tietoa kaikista toimintasuunnitelman vaiheista. Tietoa ke­rätään muun muassa tiedottamisesta, koulutuksista, työnjaosta, osallistujien ta­voittamisesta ja ryhmien ohjaamisesta.

Seurantatietoja voi kerätä esimerkiksi haas­tattelemalla osallistujia, ohjaajia ja yhteis­työtahoja tai pyytämällä heitä täyttämään palautekyselyitä. Lisäksi ohjaajat voivat tal­lentaa esimerkiksi päiväkirjoihin ryhmässä tekemiään havaintoja ja muita ajatuksiaan.

”Monet asetetut tavoitteet täyttyivät. Useista tuli hy­vät ystävät, jotka jatkoivat tapaamisia ryhmän päätty­misen jälkeen”

Haastatteluiden, kyselyiden ja päiväkirjo­jen ei tarvitse olla monimutkaisia ja työläitä. Usein monet arkiselta tai pieneltä tuntuneet asiat ovat myöhemmin osoittautuneet merkit­täviksi havainnoiksi.

Vastuuhenkilön ja ohjaajien kanssa tulee sopia selkeästi siitä, mitä asioita heidän tulee kirjata ylös. Alkuun talteen kannattaa kerätä kaikki mahdollinen. Yleen­sä kokemuksen kartuttua täsmentyy, mitkä tiedot ovat toiminnan kannalta olen­naisia.

Osallistujista ei kuitenkaan kannata tarpeettomasti kerätä sellaista tietoa, jonka perusteella heidät voi tunnistaa. Mikäli tunnistetietoja on syytä kerätä, tulee yh­distyksen huolehtia tietosuojan toteutumisesta ja henkilötietolain noudattami­sesta.

Arviointi

Arvioinnissa huomio kiinnitetään siihen, mitä tehdään ja miten. Pyrkimykse­nä on muun muassa selvittää, ovatko koulutukset sisällöiltään ja toteutukseltaan onnistuneita sekä toimivatko käytetyt tavoittamiskanavat ja työnjako ohjaajien välillä.

”Millaisia muutoksia havaitsit ryhmäläisissä?

• Innostuksen kasvu ryhmässä ja laajemminkin ihmisten elämässä
• Oman elämän ja tulevaisuuden pohdiskelu li­säsi kiinnostumista elämästä yleensä
• Rohkeuden ja oman arvon lisääntyminen
• Oman itsen ja ryhmäläisten tuntemuksen li­sääntyminen lisäsi vuorovaikutustaitoja ja päinvastoin”

Jokainen ohjattu vertaisryhmä arvioidaan erikseen sen päättyessä. Ryhmään osallistuneilta kerätään palautetta siitä, miten he ovat ryhmän kokeneet ja onko se auttanut heitä pääsemään omiin tavoitteisiinsa. Loppuarvioinnin kautta ryh­män ohjaajat ja osallistujat saavat palautetta edistymisestään. Yhdistys puoles­taan saa tärkeää tietoa toimintasuunnitelmansa arvioimista varten.

Arviointimateriaalina käytetään erilaisia seurantatietoja, esimerkiksi osallistujil­ta, ohjaajilta ja yhteistyötahoilta kerättyä palautetta. Usein myös eri työryhmis­tä ja ohjaajien suunnittelupala­vereista kertyy materiaalia, jo­ta kannattaa hyödyntää arvi­oinnissa.

Alkuun