Tapana on, että ohjausryhmän roolista, tehtävistä ja työskentelytavoista sovitaan ensimmäisessä kokouksessa. Tuolloin sovitaan muun muassa aikatauluista, järjestäytymisestä ja noudatettavista kokouskäytännöistä. Jälleen on syytä kerrata rahoittajan ohjeet sen varmistamiseksi, että ne tulevat ohjausryhmätyöskentelyssä huomioiduksi. Niihin saattaa esimerkiksi sisältyä puheenjohtajuuteen ja päätöksentekoon liittyvää ohjeistusta.
Ohjausryhmän tarkoitus ja tehtävä on hyvä kirkastaa niin yhdistyksen edustajille kuin yhteistyötahoillekin. Ilman selkeätä yhteistä tavoitetta työskentelystä tulee helposti rutiininomaista ja kaikille osapuolille turhauttavaa. Yhdistyksen ja projektihenkilöstön keskeisiä tehtäviä on valmistella ja toteuttaa ohjausryhmän ensimmäinen kokous siten, että se mahdollistaa yhteisen tehtäväasettelun ja sopimisen tulevan työskentelyn raameista.
Aikatauluista ja työskentelystä sovittaessa on huomioitava, että ohjausryhmän tehtäviin kuuluu yleensä monia sääntömääräisiä tehtäviä, joiden hoitaminen edellyttää kokoontumista säännöllisin väliajoin. Tällaisia ovat muun muassa projektin etenemisen valvominen, korjausehdotusten tekeminen, taloudellisten ja muiden tunnuslukujen seuraaminen sekä väli- ja loppuraporttien käsittely. Näin ollen hankkeen raportointi- ja seuranta-aikataulut kannattaa huomioida ohjausryhmätyöskentelyä suunniteltaessa.
Muilta osin ohjausryhmän tehtävistä ja työskentelystä voidaan sopia yhdessä sen jäsenten kanssa. Yleensä painotukset vaihtelevat projektin vaiheen ja tilanteen mukaan, mistä johtuen suunnitelmia ei kannata alkuvaiheessa lyödä lukkoon koko hankkeen kestoksi. Tavallisesti riittää, että kokoontumisista ja niiden sisällöistä sovitaan toimintavuosi kerrallaan. Hankkeen tuloksiin ja lopputuotosten hyödyntämiseen liittyvä pohdinta kannattaa aloittaa ohjausryhmässä mahdollisimman varhain.
Projektihenkilöstöllä ja yhdistyksellä on keskeinen rooli kokousten käytännön toteutuksen onnistumisessa. Mitä huolellisemmin kokoukset ja kulloinenkin materiaali on valmisteltu ja esitelty, sitä jäntevämmin ohjausryhmän on mahdollista työskennellä. Kokouksista laaditaan pöytäkirjat, joihin kirjataan muuan muassa tehdyt päätökset sekä raporttien ja talousarvion käsitteleminen. Pöytäkirjat ja niiden liitteet hyväksytään, dokumentoidaan ja säilytetään asianmukaisesti.
Sivulla ei vielä kommentteja.