Yhdistyksen projektiopas

Suositeltavaa on, että projektia varten muodostetaan ohjausryhmä, joka seuraa, valvoo, arvioi ja tukee hankkeen toteutusta. Parhaimmillaan se edistää merkittävästi projektin toteutusta, tavoitteiden toteutumista, verkottumista ja tulosten hyödyntämistä.

Ohjausryhmän perustaminen on myös monen rahoittajan edellyttämä asia. Ensimmäiseksi onkin varmistuttava rahoittajan mahdollisesta ohjeistuksesta ohjausryhmän kokoonpanoon ja työskentelyyn liittyen. Ohjausryhmää ei tulisi kuitenkaan koota ennen kuin sen tarkoitus ja tavoite on mietitty ja ymmärretty.

Onnistunut ohjausryhmätyöskentely edellyttää, että ryhmän kokoonpano on projektin sisältöjen ja tavoitteiden kannalta tarkoituksenmukainen. Hankkeen kannalta hyödyllisen kokoonpanon pohtiminen on hyvä aloittaa jo projektia suunniteltaessa. Alusta asti on pidettävä mielessä ohjausryhmän työskentelylle asetettavat tavoitteet.

Useimmiten ohjausryhmän tehtävänä on valvoa projektin edistymistä, arvioida sen tuloksia ja tukea tulosten hyödyntämistä. Se voi antaa ideoita ja tukea suunnitteluun ja toteutukseen, auttaa verkottumisessa ja toimia tiedonvälittäjänä eri tahojen välillä. Lisäksi ohjausryhmä seuraa, että projektia toteutetaan päätösten ja sen ehtojen mukaisesti. Oikeudellinen vastuu projektin toteutuksesta ja toiminnasta säilyy kuitenkin yhdistyksellä, jolle rahoitus on myönnetty.

Pyrkimyksenä on saada ohjausryhmään mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus, osaaminen ja verkosto. Olennaisia ovat tahot, joille projektin toteutuminen on tärkeää ja jotka ovat kiinnostuneita hyödyntämään ja levittämään sen tuloksia ja tuotoksia. Rahoittajan edustajan lisäksi tällaisia ovat hankkeen sisältöjen ja tavoitteiden kannalta keskeiset yhteistyökumppanit.

Yhdistyksestä ohjausryhmätyöskentelyyn voi projektihenkilöstön lisäksi osallistua esimerkiksi puheenjohtaja. On hyvä muistaa, että ohjausryhmä ei voi koskaan muodostua vain yhdistyksen hallituksesta, vaan siihen tulee kutsua projektin toteuttamisen kannalta olennaisia tahoja yhdistyksen ulkopuolelta. Ohjausryhmän kokoonpanoa arvioidaan hankkeen edetessä. Sitä voidaan tarvittaessa täydentää tai muuttaa myöhemmin. Ohjausryhmään voidaan myös kutsua vierailevia asiantuntijoita keskustelemaan projektin aikana esille nousevista aihealueista.