Yhdistyksen projektiopas

Toimiva yhteistyö tukee projektin tavoitteiden saavuttamista ja tulosten hyödyntämistä. Uuden toimintamallin tai työtavan testaaminen ja juurruttaminen onnistuu parhaiten tiiviissä yhteistyössä paikkakunnan muiden toimijoiden kanssa.

Keskeiset ja luontevat yhteistyökumppanit vaihtelevat yhdistyksen perustehtävästä, projektin sisällöistä ja sen tavoitteista riippuen. Toimivimmat verkostot syntyvät silloin, kun kaikki osapuolet kokevat hyötyvänsä yhteistyöstä.

Mahdollisuuksien mukaan yhteistyötahoja voi kutsua jo suunnitteluvaiheessa keskustelemaan siitä, minkälaiselle hankkeelle olisi heidän näkökulmastaan tarvetta ja tilausta. Luotuja verkostoja kannattaa ylläpitää ja vahvistaa päätöksen saapumiseen asti.

Säännöllistä yhteydenpitoa olennaisten yhteistyötahojen kanssa jatketaan läpi hankkeen. Projektin edetessä saattaa syntyä myös uusia ideoita yhteistyöksi. Usein yhdistys saakin hankkeen myötä uusia yhteistyökumppaneita, mikä vahvistaa sen verkostoja ja asemaa paikkakunnalla.

Suunnittelu- ja valmisteluvaiheessa yhteistyöverkostojen luomisesta ja ylläpitämisestä vastaa yhdistys. Projektihenkilöstön aloitettua työnsä valtaosa hankkeen toteutukseen liittyvästä yhteistyöstä siirtyy heidän hoidettavakseen.

Yksi yhteistyön muodoista on projektille perustettava ohjausryhmä, joka seuraa, valvoo, arvioi ja tukee hankkeen toteutusta ja tulosten hyödyntämistä. Ohjausryhmään kutsutaan hankkeen sisältöjen ja tavoitteiden kannalta keskeiset yhteistyötahot. Sen kokoonpanoa on hyvä pohtia jo projektia suunniteltaessa. Samassa yhteydessä on syytä perehtyä siihen, onko rahoittajalla ohjausryhmän kokoonpanoon ja työskentelyyn liittyviä ohjeita.

Ohjausryhmän tarkoitus ja tehtävä on hyvä kirkastaa niin yhdistyksen toimijoille kuin yhteistyötahoillekin. Tämä pätee myös mahdollisiin muihin työryhmiin, joita kannattaa tarpeen mukaan perustaa. Yhteinen ja selkeä näkemys työskentelyn tavoitteista tekee työryhmien työskentelystä mielekästä ja tuloksellista.

Olemassa olevat verkostot

Yhdistyksen kannattaa hyödyntää olemassa olevia verkostojaan projektin suunnittelussa, toteutuksessa, tiedotuksessa ja tulosten levittämisessä. Mahdollisuuksien mukaan yhteistyötahot voi kutsua jo suunnitteluvaiheessa keskustelemaan siitä, minkälaiselle projektille olisi heidän näkökulmastaan tarvetta ja tilausta.

Hankkeen toteutusta ei kuitenkaan kannata laskea liiaksi yhteistyökumppaneiden varaan. Heidän tarpeensa eivät saa myöskään alkaa ohjata projektia. Koska yhdistys kantaa vastuun toiminnastaan, tulee sillä säilyä päätösvalta sen toteutuksesta. Epäselvyyksien välttämiseksi tehtävistä ja työnjaosta sekä eri osapuolten vastuista ja velvollisuuksista on sovittava selkeästi.

Alkuun

Uudet yhteistyötahot

Kokemus on osoittanut, että usein yhdistys saa projektin myötä uusia yhteistyökumppaneita. Keskeiset ja luontevat yhteistyötahot vaihtelevat yhdistyksen perustehtävästä ja projektin sisällöistä riippuen. Olennaista on, että yhteistyöllä lähestytään tahoja, jotka ovat oman perustehtävänsä kautta jollakin tavoin tekemisissä valitun kohderyhmän tai kehitteillä olevan toimintamallin kanssa. Tällaisia voivat olla esimerkiksi toiset yhdistykset, kaupungit, kunnat, seurakunnat, oppilaitokset ja projektit.

Yhteisille intresseille rakentuvat verkostot säästävät kaikkien voimavaroja jokaisen antaessa oman osaamisensa yhteisen tavoitteen käyttöön. Yhteistyökumppaneiden avulla voidaan esimerkiksi tavoittaa osallistujia projektiin ja minimoida hankkeesta aiheutuvia kustannuksia. Heidän kauttaan saattaa myös löytyä mahdollisuuksia rahoittaa toimintaa projektirahoituksen päätyttyä.

Parhaimmillaan yhteistyö palvelee kaikkia osapuolia. Toimivimmat verkostot rakentuvat yleensä tilanteessa, jossa kaikki tahot kokevat hyötyvänsä yhteistyöstä. Yhteisenä nimittäjänä voi olla esimerkiksi asiakaskunta, jonka kanssa kaikki osapuolet ovat tekemisissä. Yhteistyöehdotuksia tehtäessä kannattaakin jo valmiiksi pohtia, mitä hanke tarjoaisi yhteistyökumppaneille ja miten he voisivat hyötyä siihen osallistumisesta.

Yhdistyksen on hyvä varautua jonkinasteiseen projektiväsymykseen, joka saattaa hidastaa ja hankaloittaa yhteistyötä. Esimerkiksi useimmat viranomaistahot saavat lukuisia yhteydenottoja ja yhteistyöpyyntöjä erilaisilta hankkeilta. Tästäkin syystä yhteistyön tavoitteita ja tarkoitusta on syytä pohtia tarkkaan jo etukäteen.

Alkuun

Yhteistyöhön on panostettava

Useinkaan ei huomata ajatella, että yhteistyöverkostojen luominen ja ylläpitäminen edellyttävät niihin panostamista. Etenkin uuden yhteistyön rakentamiseen tarvitaan aikaa. Toimiva ja tuloksellinen yhteistyö rakentuu aina luottamukselle, joka puolestaan edellyttää sitä, että osapuolet tutustuvat toisiinsa. Yhteistyön osapuolilla tuleekin olla riittävästi aikaa tutustua sekä toisiinsa että edustamiensa tahojen toimintaan.

Yhteistyön muodoista riippuen verkostoituminen saattaa edellyttää myös taloudellista panostusta. Tavallisesti ei ole kyse kahvitarjoiluja suuremmista summista, mutta nekin on syytä huomioida projektin talousarviossa.

Alkuun

Säännöllinen tiedottaminen

Suunnitteluvaiheessa luotua yhteistyöverkostoa pidetään yllä ja vahvistetaan hankkeen käynnistymiseen saakka. Tavallisesti projektipäätöksen saapuminen kestää kuukausia, jona aikana projektia on hyvä pitää säännöllisesti esillä yhteistyötahojen kanssa käytävissä keskusteluissa. Tällä tavoin hanke pysyy kaikkien asianosaisten mielissä, mikä nopeuttaa sen käynnistämistä.

Päätöksen saavuttua yhteistyötahoille tiedotetaan mahdollisista muutoksista projektisuunnitelmaan. Olennaisia muutoksia voi tulla esimerkiksi hankkeen aloitusajankohtaan, kestoon ja kokonaisrahoitukseen. Mikäli suunnitelmaan sisältyy selkeitä sopimuksia yhteistyöstä ja työnjaosta, kannattaa yhdistyksen täsmentää projektisuunnitelmaa yhdessä niiden yhteistyökumppaneiden kanssa, jotka osallistuvat hankkeen toteutukseen.

Myös projektihenkilön haku kannattaa antaa tiedoksi yhteistyötahoille, joiden kautta saattaa löytyä kiinnostuneita hakijoita. Heille voi olla paikallaan ilmoittaa myös henkilöstövalinnoista ja ajankohdasta, jona henkilöstö aloittaa työnsä.

Säännöllinen tiedottaminen hankkeesta sen valmisteluvaiheessa luo projektihenkilöstölle hyvät lähtökohdat aloittaa hankkeen toteutus. Työkokousten ja suunnittelupalaverien muistiot kannattaa säilyttää henkilöstöä varten, jotta he voivat perehtyä käytyihin keskusteluihin ja tehtyihin yhteistyösopimuksiin.

Alkuun

Henkilöstö hoitaa valtaosan

Projektihenkilöstön aloitettua työnsä valtaosa hankkeen toteutukseen liittyvästä yhteistyöstä siirtyy heidän hoidettavakseen. Tämä on mielekästä sen vuoksi, että yleensä ensikäden tieto projektin vallitsevasta tilanteesta ja yhteistyötarpeista on toteutuksesta vastaavalla henkilöstöllä. Yhdistyksen edustajien tehtävänä on pitää hanketta ja sen tuloksia edelleen esillä muissa verkostoissaan.

Yhdistyksen tulee perehdyttää projektityöntekijät suunnittelu- ja valmisteluvaiheessa luotuihin yhteistyöverkostoihin. Erityisen tärkeää on, että heidän kanssaan käydään perusteellisesti läpi mahdolliset sopimukset työnjaosta ja yhteistyöstä. Perehdytyksen ja tiedonsiirron kannalta hyödyllisiä ovat muun muassa käydyistä keskusteluista laaditut muistiot sekä olemassa olevien yhteistyötahojen yhteystiedot. Mahdollisuuksien mukaan yhdistys voi kutsua keskeiset yhteistyökumppanit koolle tilaisuuteen, jossa heidät ja projektihenkilöstö esitellään toisilleen.

Henkilöstölle kannattaa kertoa myös yhdistyksen perustoimintaan liittyvistä yhteistyökuvioista, mikäli he eivät tunne niitä entuudestaan. Projektin kuluessa saattaa syntyä uusia ideoita yhteistyöksi, jolloin yhdistyksen olemassa olevan verkoston tuntemuksesta voi olla suurta hyötyä.

Alkuun

Ohjausryhmän muodostaminen

Suositeltavaa on, että projektia varten muodostetaan ohjausryhmä, joka seuraa, valvoo, arvioi ja tukee hankkeen toteutusta. Parhaimmillaan se edistää merkittävästi projektin toteutusta, tavoitteiden toteutumista, verkottumista ja tulosten hyödyntämistä.

Ohjausryhmän perustaminen on myös monen rahoittajan edellyttämä asia. Ensimmäiseksi onkin varmistuttava rahoittajan mahdollisesta ohjeistuksesta ohjausryhmän kokoonpanoon ja työskentelyyn liittyen. Ohjausryhmää ei tulisi kuitenkaan koota ennen kuin sen tarkoitus ja tavoite on mietitty ja ymmärretty.

Onnistunut ohjausryhmätyöskentely edellyttää, että ryhmän kokoonpano on projektin sisältöjen ja tavoitteiden kannalta tarkoituksenmukainen. Hankkeen kannalta hyödyllisen kokoonpanon pohtiminen on hyvä aloittaa jo projektia suunniteltaessa. Alusta asti on pidettävä mielessä ohjausryhmän työskentelylle asetettavat tavoitteet.

Useimmiten ohjausryhmän tehtävänä on valvoa projektin edistymistä, arvioida sen tuloksia ja tukea tulosten hyödyntämistä. Se voi antaa ideoita ja tukea suunnitteluun ja toteutukseen, auttaa verkottumisessa ja toimia tiedonvälittäjänä eri tahojen välillä. Lisäksi ohjausryhmä seuraa, että projektia toteutetaan päätösten ja sen ehtojen mukaisesti. Oikeudellinen vastuu projektin toteutuksesta ja toiminnasta säilyy kuitenkin yhdistyksellä, jolle rahoitus on myönnetty.

Pyrkimyksenä on saada ohjausryhmään mahdollisimman laaja-alainen asiantuntemus, osaaminen ja verkosto. Olennaisia ovat tahot, joille projektin toteutuminen on tärkeää ja jotka ovat kiinnostuneita hyödyntämään ja levittämään sen tuloksia ja tuotoksia. Rahoittajan edustajan lisäksi tällaisia ovat hankkeen sisältöjen ja tavoitteiden kannalta keskeiset yhteistyökumppanit.

Yhdistyksestä ohjausryhmätyöskentelyyn voi projektihenkilöstön lisäksi osallistua esimerkiksi puheenjohtaja. On hyvä muistaa, että ohjausryhmä ei voi koskaan muodostua vain yhdistyksen hallituksesta, vaan siihen tulee kutsua projektin toteuttamisen kannalta olennaisia tahoja yhdistyksen ulkopuolelta. Ohjausryhmän kokoonpanoa arvioidaan hankkeen edetessä. Sitä voidaan tarvittaessa täydentää tai muuttaa myöhemmin. Ohjausryhmään voidaan myös kutsua vierailevia asiantuntijoita keskustelemaan projektin aikana esille nousevista aihealueista.

Alkuun

Ohjausryhmätyöskentely

Tapana on, että ohjausryhmän roolista, tehtävistä ja työskentelytavoista sovitaan ensimmäisessä kokouksessa. Tuolloin sovitaan muun muassa aikatauluista, järjestäytymisestä ja noudatettavista kokouskäytännöistä. Jälleen on syytä kerrata rahoittajan ohjeet sen varmistamiseksi, että ne tulevat ohjausryhmätyöskentelyssä huomioiduksi. Niihin saattaa esimerkiksi sisältyä puheenjohtajuuteen ja päätöksentekoon liittyvää ohjeistusta.

Ohjausryhmän tarkoitus ja tehtävä on hyvä kirkastaa niin yhdistyksen edustajille kuin yhteistyötahoillekin. Ilman selkeätä yhteistä tavoitetta työskentelystä tulee helposti rutiininomaista ja kaikille osapuolille turhauttavaa. Yhdistyksen ja projektihenkilöstön keskeisiä tehtäviä on valmistella ja toteuttaa ohjausryhmän ensimmäinen kokous siten, että se mahdollistaa yhteisen tehtäväasettelun ja sopimisen tulevan työskentelyn raameista.

Aikatauluista ja työskentelystä sovittaessa on huomioitava, että ohjausryhmän tehtäviin kuuluu yleensä monia sääntömääräisiä tehtäviä, joiden hoitaminen edellyttää kokoontumista säännöllisin väliajoin. Tällaisia ovat muun muassa projektin etenemisen valvominen, korjausehdotusten tekeminen, taloudellisten ja muiden tunnuslukujen seuraaminen sekä väli- ja loppuraporttien käsittely. Näin ollen hankkeen raportointi- ja seuranta-aikataulut kannattaa huomioida ohjausryhmätyöskentelyä suunniteltaessa.

Muilta osin ohjausryhmän tehtävistä ja työskentelystä voidaan sopia yhdessä sen jäsenten kanssa. Yleensä painotukset vaihtelevat projektin vaiheen ja tilanteen mukaan, mistä johtuen suunnitelmia ei kannata alkuvaiheessa lyödä lukkoon koko hankkeen kestoksi. Tavallisesti riittää, että kokoontumisista ja niiden sisällöistä sovitaan toimintavuosi kerrallaan. Hankkeen tuloksiin ja lopputuotosten hyödyntämiseen liittyvä pohdinta kannattaa aloittaa ohjausryhmässä mahdollisimman varhain.

Projektihenkilöstöllä ja yhdistyksellä on keskeinen rooli kokousten käytännön toteutuksen onnistumisessa. Mitä huolellisemmin kokoukset ja kulloinenkin materiaali on valmisteltu ja esitelty, sitä jäntevämmin ohjausryhmän on mahdollista työskennellä. Kokouksista laaditaan pöytäkirjat, joihin kirjataan muuan muassa tehdyt päätökset sekä raporttien ja talousarvion käsitteleminen. Pöytäkirjat ja niiden liitteet hyväksytään, dokumentoidaan ja säilytetään asianmukaisesti.

Alkuun

Muut työryhmät

Joskus on perusteltua muodostaa työryhmiä, joissa voidaan keskittyä johonkin tiettyyn projektin osa-alueeseen. Kuten muunkin yhteistyön kohdalla, jokaisen työryhmän tarkoitus ja tarve tulee arvioida ja suunnitella tarkkaan ennen sen perustamista.

Tarve työryhmälle on sidoksissa projektin sisältöihin ja tavoitteisiin. Osaltaan siihen vaikuttaa myös se, ovatko kaikki käytännön toteutuksen kannalta olennaiset tahot edustettuina ohjausryhmässä ja jääkö siinä aikaa käsitellä hankkeen toteutukseen liittyviä yksityiskohtia.

Joskus tarve lisätyöryhmille tulee näkyväksi vasta hankkeen edetessä, jolloin voidaan havahtua esimerkiksi siihen, että tiedottamiseen, tulosten arviointiin ja lopputuotosten kommentointiin kannattaa projektihenkilöstön ja ohjausryhmän lisäksi osallistaa muitakin yhdistyksen toimijoita ja yhteistyötahoja.

Alkuun

Verkostoituminen muiden projektien kanssa

On tärkeää, että yhdistys mahdollistaa hankkeensa työntekijöille tutustumisen muihin projektityöntekijöihin. Kollegoita saattaa oman yhdistyksen lisäksi löytyä paikkakunnan muista yhdistyksistä ja viranomaisten taholta. Verkostoituminen muiden samanlaista työtä tekevien kanssa auttaa henkilöstöä jaksamaan työssään. Erityisen keskeistä yhteistyö on silloin, kun hankkeessa on vain yksi työntekijä.

Kaikissa projekteissa on niiden sisällöistä riippumatta samoja lainalaisuuksia ja haasteita, joihin joku toinen on jo saattanut löytää ratkaisun. Yhteiset työkokoukset antavat mahdollisuuden vaihtaa ideoita esimerkiksi tiedotuskanavista ja toimintamuodoista sekä välttää samoja sudenkuoppia. Samalla saattaa syntyä uusia ideoita yhteistyömuodoiksi ja mahdollisiksi tulevaisuuden rahoituskanaviksi.

Alkuun

Tulosten jakaminen

Projektin päätyttyä siinä kertyneet tulokset ja kokemukset jaetaan yhdistyksen verkostoissa. Yhteistyötahot hyötyvät niin hankkeen toteutukseen liittyvistä kokemuksista kuin toimintamallin tai työtavan testaamiseen liittyvistä tuloksistakin.

Alkuun

Yhteistyöverkostojen ylläpitäminen

Kokemus on osoittanut, että usein yhdistyksen verkostot vahvistuvat hankkeen aikana sen saadessa uusia yhteistyökumppaneita. Projektin aikana syntyneitä uusia yhteistyösuhteita kannattaa ylläpitää myös hankkeen päätyttyä.

Alkuun