Yhdistyksen projektiopas

Projekti tarjoaa yhdistykselle mahdollisuuden kehittää toimintaansa, lisätä omaa osaamistaan, vahvistaa yhteistyöverkostojaan ja saada käyttöön uusia, testattuja toimintamalleja tai työvälineitä. Jotta mahdollisuus tulisi parhaalla tavalla käytettyä, yhdistyksen on alusta asti pidettävä kirkkaana mielessään, mitä se projektillaan tavoittelee sekä miten se aikoo hyödyntää kertyneitä tuloksia ja kokemuksia hankkeen aikana ja sen päätyttyä.

Tulosten hyödyntäminen huomioidaan jo projektisuunnitelmassa. Tavoitteissa yhdistys hahmottelee kehittämistyön päämäärän ja tulokset, joita se lähtee tavoittelemaan. Suunnitelmaan kirjataan myös, miten oppeja ja tuloksia tunnistetaan, kerätään ja arvioidaan matkan varrella sekä miten niitä hyödynnetään jatkossa.

Työ tulosten hyödyntämiseksi on aloitettava heti projektin käynnistyttyä. Selkeiden tavoitteiden lisäksi tarvitaan rohkeutta kokeilla, kykyä oppia erehdyksistä ja valmiutta muuttaa suuntaa tarvittaessa. Oppiminen, suunnan muuttaminen ja toimivien ratkaisujen löytäminen on mahdollista ainoastaan säännöllisen seurannan ja arvioinnin kautta. Nämä puolestaan edellyttävät, että kertyneet kokemukset kerätään talteen.

Projektin aikana yhdistyksen tehtävänä on varmistaa, että hankkeessa edetään suuntaan, joka mahdollistaa tavoitteiden toteutumisen ja tulosten syntymisen. Yhdistyksen on säännöllisesti arvioitava, millaisia tuloksia ja kokemuksia hankkeessa näyttäisi kertyvän ja miten niitä voitaisiin istuttaa osaksi yhdistyksen perustoimintaa.

Tulosten hyödyntämiseen ja levittämiseen on varattava riittävästi aikaa projektin lähestyessä loppuaan. Yhdistys on vastuussa siitä, että kertyneet tulokset, kokemukset, tiedot ja taidot jäävät osaksi yhdistystä ja sen toimintaa, eivätkä katoa tai unohdu hankkeen päättymisen myötä.

Tuloksista ja kokemuksista kannattaa tiedottaa mahdollisimman laajasti kaikille niistä kiinnostuneille. Rahoittajien lisäksi näitä tahoja ovat muuan muassa yhteistyötyöverkostot, hankkeen työryhmissä mukana olevat tahot sekä tulevat projektien toteuttajat. Tulokset leviävät muun muassa raporttien, lehtiartikkeleiden sekä erilaisten tilaisuuksien ja tapahtumien kautta.

Tulokset mielessä alusta asti

Tulokset, niiden saavuttaminen ja hyödyntäminen on pidettävä mielessä alusta asti. Niiden takia yhdistys on alun perin lähtenyt toteuttamaan projektiaan. Se on halunnut kokeilla, kehittää ja testata jotain uutta tai olemassa olevaa, jotta se pystyisi vastaamaan havaitsemaansa tarpeeseen parhaalla mahdollisella tavalla ja tätä kautta lisäisi omaa osaamistaan.

Mitä selkeämpi yhteys projektilla on yhdistyksen perustehtävään, sitä suuremmalla todennäköisyydellä myös sen tulokset ovat istutettavissa yhdistykseen. Ennen hankkeen aloittamista yhdistyksen on varmistettava, että tavoitteet ovat selkeitä ja että projektisuunnitelma tukee niiden saavuttamista. Ilman yhteistä näkemystä kehittämistyön tavoitteista projektissa kertyvien oppien ja tulosten tunnistaminen ja hyödyntäminen hankaloituu. Jos yhdistykselle ei ole selvää, mitä hankkeessa kehitetään ja ketä varten, on todennäköistä, että kertynyt tieto haihtuu ilmaan, eikä sitä onnistuta ottamaan osaksi yhdistyksen perustoimintaa.

Alkuun

Tuloksia hyödynnetään koko projektin ajan

Sen lisäksi, että yhdistyksen tehtävänä on pitää projektin tavoitteet ja päämäärä mielessä koko ajan, sen on ymmärrettävä, että tulosten hyödyntäminen on koko projektin kestoinen prosessi. Yhdistyksen on pidettävä huolta siitä, että työtä tulosten hyödyntämiseksi tehdään järjestelmällisesti alusta alkaen, läpi projektin eri vaiheiden ja osakokonaisuuksien.

Yhdistyksen tehtävänä on pitää tulokset ja niiden hyödyntäminen mielessä koko hankkeen ajan

Opit ja tulokset otetaan käyttöön sitä mukaa, kun niitä kertyy. Osa hyvistä käytännöistä liittyy projektin toteuttamiseen. Usein esimerkiksi toimivimmat tavat toteuttaa projektin talousseuranta tai sisäinen tiedotus löytyvät hankkeen edetessä kokeilun ja arvioinnin kautta. Myös varsinainen kehittämistyö tuottaa usein tuloksia jo paljon ennen hankkeen päättymistä. Matkan varrella saatetaan esimerkiksi löytää parhaat tavat tavoittaa osallistujia projektiin, toimivimmat yhteistyökäytännöt tai tuloksellisimmat koulutussisällöt.

Alkuun

Tulosten tunnistaminen ja kerääminen

Tulosten tunnistaminen ja kerääminen kuuluu projektihenkilön työtehtäviin. Ne kirjataan osaksi hankkeen raportteja ja toimintakertomuksia, joissa myös arvioidaan sitä, mitkä tekijät ovat olleet myötävaikuttamassa tulosten syntymiseen tai hankaloittaneet niihin pääsemistä. Raporttien ja muiden dokumenttien kautta tulokset ja kokemukset tulevat näkyviksi yhdistykselle, projektin työryhmille, rahoittajalle ja muille sidosryhmille.

Kehittämistyön sisältöihin liittyvien tulosten lisäksi on tärkeää seurata ja arvioida projektin toteutukseen liittyviä oppimiskokemuksia. Tällaisia oppeja voivat olla esimerkiksi työnjakoon liittyvät käytännöt tai kokemukset ohjausryhmätyöskentelyyn liittyen. Usein projektissa kertyviä työtapoja ja oivalluksia voidaan hyödyntää laajemminkin yhdistyksen toiminnassa ja mahdollisissa tulevissa projekteissa.

Toisinaan hanke voi tuottaa tuloksia, joita ei oltu osattu ennustaa tai tavoitella. Tällaisia voivat olla esimerkiksi uudet yhteistyökumppanit ja verkostot.

Alkuun

Tulosten hyödynnettävyyden arvioiminen

Projektin aikana yhdistyksen tehtävänä on tukea projektihenkilöstöä työssään ja huolehtia siitä, että tulosten eteen työskennellään sovitusti. Lisäksi yhdistys osallistuu aktiivisesti hankkeen tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden arviointiin sekä varmistaa aika ajoin, että projekti etenee tavoitteiden suuntaisesti. Yhdistyksen sitoutuminen projektinsa seurantaan ja arviointiin mahdollistaa tulosten istuttamisen osaksi yhdistyksen toimintaa ja toiminnan jatkuvuuden.

Tulosten, kokemusten ja oppien tunnistaminen ja hyödyntäminen ei ole mahdollista ilman säännöllistä arviointia. Sen merkitys korostuu kehittämishankkeessa, jossa valittujen keinojen toimivuudesta ei ole täyttä varmuutta projektia suunniteltaessa ja sitä käynnistettäessä. On oletuksia siitä, mikä saattaisi toimia, mutta vasta kokeilun kautta selviää, miltä osin nämä oletukset pitivät paikkansa. Usein parhaimpaan lopputulokseen päästään vasta usean yrityksen, jokusen erehdyksen ja säännöllisen arvioinnin kautta.

Kehittämisprojektin luonteeseen kuuluu myös, että aika ajoin suunta saattaa hämärtyä tai kadota. Tällöin yhdistyksen tehtävänä on muistaa hankkeen tavoite ja päämäärä ja ohjata sitä oikeaan suuntaan.

Tulosten seurantaa ja arviointia on tehtävä koko ajan suhteessa projektille asetettuihin tavoitteisiin. Yhdistyksen on pohdittava, onko hanke etenemässä tavoitteiden suuntaan, millaisia tuloksia kehittämistyön tuloksena näyttäisi kertyvän ja voidaanko ne istuttaa osaksi yhdistyksen perustoimintaa. Tuloksia kannattaa arvioida säännöllisesti ainakin ohjausryhmän ja yhdistyksen hallituksen kokouksissa.

On äärimmäisen tärkeää, että tulosten hyödynnettävyyttä aletaan arvioida riittävän varhaisessa vaiheessa. Kehitettävän toimintamallin tai työtavan jatkaminen projektin jälkeen saattaa edellyttää esimerkiksi jotakin lisäpanostusta, jonka suunnittelu ja valmistelu tulee aloittaa ajoissa. Tällöin toimintaa on mahdollista jatkaa ilman keskeytystä. Käytännössä valmistelu tarkoittaa esimerkiksi neuvotteluja yhteistyöstä, erilaisten rahoituslähteiden ja niihin liittyvien aikataulujen selvittämistä sekä toiminta-avustushakemusten laatimista.

Ilman säännöllistä seurantaa ja arviointia tuloksia ei voida tunnistaa ja hyödyntää

Alkuun

Yhteistyötahot ja verkostot mukaan

Hankkeessa mukana olevat yhteistyötahot ja verkostot kannattaa alusta asti osallistaa tulosten hyödyntämiseen. Ne tahot, jotka ovat oman toimintansa kautta tekemisissä hankkeen kohderyhmän tai kehitteillä olevan toimintamallin kanssa, ovat yleensä myös kiinnostuneita kertyvistä tuloksista sekä niiden hyödyntämisestä omassa työssään. Kun keskustelu tuloksista aloitetaan ajoissa, voidaan yhteistyötahojen tarpeet ja aikataulut huomioida tulosten levittämisvaiheessa. Keskeisistä yhteistyötahoista ja yhdistyksen edustajista voidaan koota työryhmä, joka keskittyy tulosten hyödyntämisen ja levittämisen pohtimiseen. Myös hankkeen ohjausryhmä voi tukea merkittävästi projektin tavoitteiden saavuttamista ja tulosten hyödyntämistä. Tämä edellyttää sitä, että ohjausryhmään on kutsuttu tulosten kannalta keskeisiä tahoja ja että keskustelu tulosten hyödyntämisestä aloitetaan kyllin varhain.

Alkuun

Tulokset myös muille tiedoksi ja hyödyksi

Hankkeen tuloksista, kokemuksista ja tuotoksista kannattaa tiedottaa mahdollisimman laajasti, jotta niistä hyötyisivät kaikki kiinnostuneet. Tuloksia levitetään muun muassa projektin ohjausryhmän, yhteistyöverkostojen ja oman liiton tai kattojärjestön kautta. Lisäksi niitä voidaan esitellä erilaisissa tapahtumissa, kuten messuilla, tai varta vasten järjestetyissä esittely-, keskustelu- tai tiedotustilaisuuksissa. Yksi hyvä tapa kokemusten jakamiseen ovat lehtikirjoitukset ja -artikkelit.

Myös yhdistyksen internetsivut kannattaa valjastaa tähän käyttöön. Myös hyvät projektikäytännöt ja hankkeen toteuttamiseen liittyvät oppimiskokemukset kannattaa jakaa muiden kanssa. Rahoittajien lisäksi niistä ovat kiinnostuneita erityisesti tulevat projektien toteuttajat, jotka voivat hyödyntää aiempia kokemuksia hankkeidensa suunnittelussa ja toteutuksessa.

On suositeltavaa suunnitella hankkeen päätösvaihe siten, että projektihenkilöstö ehtii osallistua tulosten levittämiseen. Yhdistyksen on kuitenkin hyvä osallistua siihen aktiivisesti. Näin turvataan se, että kertynyt osaaminen siirtyy osaksi yhdistyksen tietotaitoa ja tiedottamista. Osallistuminen tulosten levittämiseen projektin aikana hyödyttää yhdistystä hankkeen päätyttyä, jolloin se vastaa levittämistyön jatkamisesta.

Alkuun

Valittu keino ei aina toimi

Joskus kehittämistyö osoittaa valitun keinon osittain tai täysin toimimattomaksi. Tällaisessa tilanteessa on tärkeää ymmärtää, että kyseessä ei ole epäonnistuminen, vaan kokeilun ja arvioinnin kautta syntynyt tulos. Suotavaa olisi, että myös nämä kokemukset ja tulokset jaettaisiin avoimesti sidosryhmien ja muiden yhteistyötahojen kanssa. Niistä on suunnattoman suurta hyötyä niin yhdistykselle itselleen kuin niille tahoille, jotka ovat toimintansa kautta tekemisissä samojen sisältöjen tai kohderyhmien kanssa.

Alkuun

Toimivat käytännöt ja opit osaksi perustoimintaa

Kehittämisprojektin tavoitteena on kehittää yhdistyksen toimintaa, jotta se pystyisi paremmin vastaamaan niihin tarpeisiin, joita se on perustoiminnassaan havainnut. Projektin tuloksena syntyvät ratkaisut voivat olla yksinkertaisia tai hyvinkin pienimuotoisia oivalluksia. Olennaista on, että ilman tavoitteellista ja suunnitelmallista kehittämistä niitä ei olisi koskaan ollut aikaa löytää, testata ja arvioida.

Yhdistyksen vastuulla on huolehtia siitä, että projektin aikana aloitettu tulosten hyödyntäminen ja istuttaminen osaksi yhdistyksen perustoimintaa jatkuu myös projektin päätyttyä. Yhdistyksen tehtävänä on myös ylläpitää ja jakaa kertyneitä tuloksia ja kokemuksia omissa verkostoissaan.

Kokeilun ja kehittämisen tuloksena saattaa syntyä uusi toimintamalli tai työväline. Mikäli yhdistys voi jatkaa sen toteuttamista sellaisenaan osana perustoimintaansa, se kannattaa tehdä välittömästi projektin päätyttyä. Näin tulokset ja kokemukset ovat vielä tuoreina mielissä sekä verkostot ja tiedotuskanavat käytettävissä. Mikäli toiminnan jatkamisen ja projektin päättymisen välissä ehtii kulua paljon aikaa, joudutaan moni asia aloittamaan uudestaan alusta.

Toisinaan osoittautuu, että kehitettyä toimintamallia tai työtapaa ei voida sellaisenaan siirtää yhdistyksen perustoimintaan. Esteeksi voivat muodostua esimerkiksi kustannustekijät tai ajoitus. Istuttamista kannattaa kuitenkin pitää aktiivisesti vireillä, sillä olosuhteet saattavat muuttua otollisemmiksi myöhemmin. Vaikka juurruttaminen ei täysin onnistuisikaan, yleensä osia kehittämistyön tuloksista ja hyvistä käytännöistä voidaan ottaa käyttöön.

Jatkossa kannattaa hyödyntää myös kaikkia niitä projektissa luotuja käytäntöjä, jotka ovat sovellettavissa yhdistyksen perustoimintaan. Tällaisia voivat olla esimerkiksi dokumentointiin, talouteen, tiedottamiseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät menettelytavat.

Yhdistyksen vastuulla on huolehtia siitä, että projektissa kertyneitä tuloksia, kokemuksia, oppeja, tietoja ja taitoja hyödynnetään yhdistyksen toiminnassa projektin päätyttyä.

Alkuun

Mitä seuraavaksi?

Projektissa kertyy paljon arvokasta tietoa ja kokemusta, joista on hyötyä yhdistykselle tulevaisuudessa. Hankkeen myötä saattaa nousta esiin myös uusia tarpeita ja kehittämiskohteita, joihin yhdistys haluaa paneutua jatkossa. Joskus niiden pohjalta syntyy ajatus uudesta projektista. Sitä ei kuitenkaan kannata sännätä suunnittelemaan ja toteuttamaan heti edellisen jälkeen. Suositeltavaa on pitää reilu tuumaustauko, jonka aikana voidaan rauhassa arvioida, onko uudelle projektille tarvetta ja onko yhdistyksellä halua ja mahdollisuuksia lähteä sellaista hakemaan ja toteuttamaan.

Alkuun