Yhdistyksen projektiopas

Tiedottaminen läpäisee kaikki projektin vaiheet suunnittelusta tulosten levittämiseen ja tuotosten markkinointiin. Sillä varmistetaan tiedonkulku yhdistyksen sisällä, tehostetaan yhteistyötä, pidetään yhteyttä rahoittajaan, vauhditetaan projektin käynnistymistä ja tuetaan sen toteuttamista. Tiedottamisella tehdään myös hanketta ja yhdistystä tunnetuksi, välitetään tietoa päättäjille sekä kerrotaan projektin teemoista, kokemuksista, tuloksista ja tuotteista.

Suunnitteluvaiheessa tiedottamisella pyritään varmistamaan yhdistyksen toimijoiden sitoutuminen projektiin sekä luomaan pohjaa yhteistyölle paikkakunnan muiden toimijoiden kanssa. Hanketta on hyvä pitää säännöllisesti esillä projektipäätöksen saapumiseen saakka. Näin se pysyy kaikkien asianosaisten mielissä, mikä vauhdittaa projektin käynnistämistä.

Projektin tiedotustarpeet kannattaa jo suunnitteluvaiheessa kirjata tiedotussuunnitelmaan. Useat rahoittajat myös edellyttävät tätä. Hankkeen edetessä tiedotussuunnitelmaa täsmennetään yksityiskohtaisemmaksi, jotta se palvelisi mahdollisimman hyvin projektin tiedotusta ja yhdistyksen tiedontarpeita.

Projektipäätöksen saavuttua tiedotussuunnitelma täsmennetään päätöksen mukaiseksi. Viimeistään tässä vaiheessa sovitaan myös tiedottamiseen liittyvistä tehtävistä ja työnjaosta. Tavallisesti tiedottaminen on mielekästä määritellä osaksi projektihenkilöstön toimenkuvaa. Koska tiedottaminen kuitenkin alkaa jo projektin suunnitteluvaiheessa ja jatkuu vielä projektin päätyttyä, kannattaa yhdistyksen nimetä joku edustajistaan projektin tiedotusvastaavaksi.

Ennen hankkeen käynnistämistä tiedotusvastuu on kokonaan yhdistyksellä. Tällöin huolehditaan muun muassa siitä, että tieto mahdollisista muutoksista alkuperäiseen projektisuunnitelmaan kulkee yhdistyksessä ja yhteistyökumppaneille. Yhdistyksen edustajilla tulee myös olla valmiudet tiedottaa projektista siitä kiinnostuneille ihmisille ja tiedotusvälineille.

Yhdistyksen rooli tiedonvälityksessä muuttuu projektihenkilöstön aloittaessa työnsä. Hankkeen aikana yhdistyksen vastuulla on muun muassa projektihenkilöstön perehdyttäminen ja tukeminen, tiedotuksen seurata ja arviointi sekä huolehtiminen siitä, että rahoittajan viestintäohjeita ja yhdistyksen viestinnän linjauksia noudatetaan.

Projektin tiedotuksessa hyödynnetään yhdistyksen muuta tiedotustoimintaa ja projektissa kertyneet kokemukset ja tulokset huomioidaan yhdistyksen yleisessä tiedotuksessa. Tavallisesti hankkeissa kertyy myös projektin aihealueeseen liittyvää asiasisältöä, joka jää osaksi yhdistyksen tietotaitoa.

Yhdistyksellä on taas aktiivisempi rooli siinä vaiheessa, kun hankkeessa syntyneiden tulosten ja tuotosten levittäminen ja juurruttaminen tulee ajankohtaiseksi. Yhdistyksen on huolehdittava siitä, että kertyneistä tuloksista ja kokemuksista tiedotetaan ja että niitä hyödynnetään yhdistyksen toiminnassa.

Suurenna klikkaamalla kuvaa
Yhdistyksen vastuualueet tiedottamisessa (pdf)

Projektin pitäminen esillä

Tiedottaminen alkaa jo suunnitteluvaiheessa, kun pyritään varmistamaan yhdistyksen toimijoiden sitoutuminen projektiin sekä luomaan pohjaa yhteistyölle paikkakunnan muiden toimijoiden kanssa. Erityisesti uudentyyppisen toiminnan ja yhteistyön käynnistäminen edellyttää suurta panostusta tiedottamiseen sen turvaamiseksi, että kaikki asianosaiset tietävät tulevasta hankkeesta riittävästi.

Tiedottamista voi ja kannattaa jatkaa projektipäätöksen saapumiseen asti. Hanketta pidetään säännöllisesti esillä hallituksen kokouksissa ja muissa yhteisissä keskusteluissa. Myös suunnitteluvaiheessa luotuja yhteistyösuhteita kannattaa pitää yllä ja vahvistaa, jotta projekti pysyy paikkakunnan toimijoiden tietoisuudessa. Valtaosa tiedottamisesta maksaa vain vaivan, joka kannattaa nähdä. Näin yhdistyksellä on paremmat valmiudet käynnistää hanke mahdollisimman pian päätöksen saavuttua.

Alkuun

Projektipäätökseen ja viestintäohjeisiin perehtyminen

Projektipäätöstä kannattaa verrata huolella alkuperäiseen suunnitelmaan, sillä rahoittajan projektisuunnitelmaan tekemät muutokset ovat tavallisia. Tiedottamisen kannalta olennaisia muutoksia ovat esimerkiksi projektin aloitusajankohtaan, kestoon tai talousarvioon tehdyt muutokset. Huomiota tulee kiinnittää esimerkiksi siihen, minkä verran rahoitusta hankkeelle on myönnetty tiedottamisesta aiheutuviin kustannuksiin.

Päätöksen lisäksi yhdistyksen tulee perehtyä projektin kustannuksiin ja maksatushakemuksiin liittyviin ohjeisiin, määräyksiin ja aikatauluihin. Aikaväli, jona hankkeessa voi aiheutua kustannuksia, vaikuttaa esimerkiksi työpaikkailmoituksen julkaisemiseen ja tiedotustilaisuuden järjestämiseen.

Huolella kannattaa kerrata myös rahoittajan viestintäohjeet. Usein niissä annetaan hyvin yksityiskohtaisia ohjeita muun muassa rahoittajan nimen ja logon käyttöön liittyen. Joskus ohjeiden tulkinta voi olla hankalaa. Yhdistyksen kannattaakin varmistaa tulkintojensa oikeellisuus rahoittajalta ennen projektin käynnistämistä.

Mahdollisista muutoksista alkuperäiseen projektisuunnitelmaan on syytä tiedottaa sekä yhdistyksen sisällä että yhteistyökumppaneille.

Alkuun

Tiedostussuunnitelman täsmentäminen

Ennen hankkeen käynnistämistä tiedotussuunnitelma täsmennetään projektipäätöksen mukaiseksi. Aluksi riittää aloitusvaiheeseen liittyvien tiedotustarpeiden kartoittaminen ja täsmentäminen. Suunnitelman täsmentämistä jatketaan projektin edetessä.

Alkuun

Tehtävät ja työnjako

Viimeistään projektipäätöksen saavuttua on syytä sopia työnjaosta. Tiedottamisessa lähdetään liikkeelle sieltä, missä tietoa on eniten. Tästä syystä tiedottaminen on paikallaan sisällyttää osaksi projektihenkilöstön toimenkuvaa. Mikäli projektissa työskentelee useampi henkilö, on heidän välisensä työnjaon syytä olla selkeä myös tiedottamisen osalta.

Koska tiedottaminen kuitenkin alkaa jo projektin suunnitteluvaiheessa ja jatkuu vielä projektin päätyttyä, tulee tiedotusvastuuta jakaa myös yhdistyksen edustajille. Luontevia tahoja ovat yhdistyksen puheenjohtaja ja mahdollinen tiedottaja. Mikäli yhdistyksessä ei ole tiedottajaa, kannattaa joku edustajista nimetä tiedotusvastaavaksi. Yhdistyksen yleisen tiedotuksen lisäksi tiedotusvastaavan tehtäviin voi kuulua muun muassa projektihenkilöstön perehdyttäminen yhdistyksen viestintäkäytäntöihin sekä projektin tulosten ja tuotosten markkinoiminen hankkeen päätyttyä.

Ennen projektin käynnistämistä tiedotusvastuu on yhdistyksellä. Myös muilla yhdistyksen edustajilla kuin tiedotusvastaavalla ja puheenjohtajalla tulee olla riittävät valmiudet kertoa hankkeesta siitä kiinnostuneille ihmisille ja tiedotusvälineille. On tärkeää, että kaikki tietävät keskeiset asiat ja osaavat kertoa kysyjille, mistä nämä voivat halutessaan saada lisätietoja hankkeesta.

Alkuun

Tehokasta viestintää

Parhaimmillaan tiedotus on yksinkertaista ja selkeää. Käytännössä projektin kuvaaminen lyhyesti ja selkeästi on hankalaa ennen kuin projektisuunnitelma on alkanut saada lihaa luiden ympärille. Ajan myötä tiedottamisesta tulee helpompaa, kun on kertynyt kokemuksia, joista kertoa.

Aikaa kannattaa käyttää sen pohtimiseen, kenelle ja miten mistäkin tiedotetaan. Viestintä tehoaa parhaiten, kun asia itsessään koetaan tärkeäksi ja ajankohtaiseksi. Tästäkin syystä tiedotuksessa kannattaa aina pyrkiä huomioimaan vastaanottajan näkökulma, mikä on kuulijan tai lukijan kannalta olennaista. Esimerkiksi yhteistyötahoja kiinnostavat todennäköisesti eri painotukset kuin projektin osallistujajoukkoa. Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että organisaation ja projektin hallinnon kuvaaminen kannattaa jättää mahdollisimman vähälle.

Myös viestien muotoiluun kannattaa käyttää aikaa. Mahdollisimman luonnollinen kieli ja henkilökohtaisesti koskettava viesti menevät paremmin perille. Viestin perillemenoa tukee mahdollisuus palautteeseen. Sanallisen viestinnän lisäksi huomiota on kiinnitettävä sanattomaan viestintään.

Yhdistyksen tulee varautua jonkinasteiseen projektiväsymykseen. Joillakin paikkakunnilla sekä yhteistyötahot että projektin osallistujajoukkoon kuuluvat ovat jo kuulleet lukemattomia projektiesittelyjä, mikä saattaa hankaloittaa tuloksellista viestintää.

Alkuun

Sisäinen tiedotus

Sisäisellä tiedotuksella huolehditaan tiedonkulusta yhdistyksen toimijoiden keskuudessa. On tärkeää, että hallitus ja muut yhdistyksen edustajat tietävät projektista ja seuraavat riittävällä tarkkuudella sen etenemistä. Vastaavasti projektihenkilöstön tulee pysyä ajan tasalla yhdistyksen linjauksista ja perustoiminnasta.

Myös hankkeen sisälle tai sen ympärille rakennettavissa verkostoissa ja työryhmissä tapahtuva tiedottaminen voidaan nähdä osana sisäistä tiedotusta. Usein työryhmien jäsenet tarvitsevat ja voivat saada hyvinkin yksityiskohtaista tietoa projektin tilanteesta.

Sisäisen viestinnän keinoja ovat esimerkiksi suora keskustelu ja vuoropuhelu, tiedotteet, erilaiset kokoukset, toimintakertomukset, raportit sekä puhelin, sähköposti, intranet- ja ekstranet-sivustot.

Alkuun

Ulkoinen tiedotus

Ulkoisella tiedotuksella pyritään tekemään yhdistystä, projektia sekä sen sisältöjä ja tuloksia tunnetuksi yhteistyötahoille ja laajemmalle yleisölle. Tiedotuskanava ja tyyli valitaan sen mukaan, mistä kerrotaan ja kenelle. Kanavan valintaan vaikuttaa suuresti myös se, minkä kokoisella alueella yhdistys toimii. Pienillä paikkakunnilla yksi väline tavoittaa yleensä suurimman osan asukkaista, kun taas tiedonkulku isommilla tai laajemmilla toiminta-alueilla edellyttää useampien kanavien yhtäaikaista käyttämistä.

Projektin tiedotuksessa kannattaa aina hyödyntää olemassa olevia ja hyväksi havaittuja kanavia ja aineistoja sekä yhdistyksen tunnettuutta. Tiedottamisessa noudatetaan yhdistyksen arvoja ja tavoitteita. Yhteisestä tiedottamisesta hyötyy sekä hanke että yhdistys. Projektit myös tuottavat aina tietoa, joka kannattaa ottaa osaksi yhdistyksen kokonaistiedotusta.

Ulkoisen viestinnän kanavia ovat esimerkiksi henkilökohtainen yhteydenpito, tapaamiset, tiedotteet, esitteet, lehti-ilmoitukset, internet, lehdet, radio, televisio, tiedotustilaisuudet, avoimet ovet, seminaarit, alustukset, esitelmät, artikkelit, sekä erilaiset raportit ja toimintakertomukset.

Alkuun

Työpaikkailmoituksen julkaiseminen

Usein ensimmäinen julkinen tiedoksianto projektista on työpaikkailmoitus. Ilmoitukseen liittyviä suosituksia kuvataan tarkemmin Henkilöstöhallinto-osiossa. Tiedottamisen näkökulmasta olennaista on, että ilmoituksessa esitellään lyhyesti yhdistys ja sen toiminta sekä kerrotaan selkeästi ketä haetaan ja mihin tehtävään. Työpaikkailmoituksen mukanaan tuoma näkyvyys palvelee sekä projektia että yhdistystä.

Alkuun

WWW-sivut

Yhdistyksen kannattaa varata projektille oma osionsa yhdistyksen www-sivuilta. Nettisivut ovat taloudellinen ja helposti saavutettava tiedotusväline, joka toimii samalla yhtenä projektin arkistona. Hankekuvauksen ja yhteystietojen lisäksi sivuille kannattaa laittaa toimintasuunnitelmat, raportit ja muu olennainen materiaali, joka voisi kiinnostaa muita tahoja.

Www-sivuja kannattaa käyttää myös ajankohtaisten asioiden ja säännöllisten tiedotteiden julkaisemiseen. Tiedottamisen näkökulmasta on tärkeää, että projektin sivuja päivitetään säännöllisesti ja että ne eivät sisällä vanhentunutta tietoa.

Alkuun

Yhteistyö tiedotusvälineiden kanssa

Tärkeitä yhteistyökumppaneita ulkoisessa viestinnässä ovat lehdet, radio ja televisio. Niitä voi lähestyä muun muassa puhelimitse, tiedotteilla ja sähköpostitse. Toimittajiin kannattaa pyrkiä luomaan henkilökohtainen suhde. Henkilöön, joka tuntee yhdistyksen ja projektin entuudestaan, on helppo olla yhteydessä. Mikäli soitto tai tiedote ei riitä selventämään asiaa, yhdistys voi järjestää tausta- tai tiedotustilaisuuden, jossa projektia ja yhdistystä esitellään paikallisille tiedotusvälineille.

Aloite yhteistyöhön ei kuitenkaan aina tule yhdistyksestä. Paikkakunnan toimittajat ovat usein oma-aloitteisesti yhteydessä yhdistyksen edustajiin. Etenkin näitä tilanteita silmällä pitäen yhdistyksellä tulisi olla selkeät tiedottamiseen liittyvät käytännöt sekä valmiudet toimia toimittajien kanssa.

Alkuun

Toteutusvastuu projektihenkilöstöllä

Projektin aikana päävastuu projektin ulkoisesta ja sisäisestä tiedottamisesta on projektihenkilöstöllä. Yhdistyksen tehtävänä on seurata, että tiedottaminen hoidetaan sovitulla tavalla. Lisäksi yhdistyksen on pidettävä projektihenkilöstö ajan tasalla yhdistyksessä tapahtuvista asioista.

Vaikka yhdistyksen rooli hankkeen tiedotuksessa muuttuu projektihenkilöstön aloitettua työssään, yhdistys vastaa edelleen yhteydenpidosta rahoittajan suuntaan. Raporttien ja muiden selvitysten laatiminen voi kuulua projektihenkilöstön tehtäviin, mutta muilta osin yhteistyö rahoittajan kanssa on hyvä säilyttää yhdistyksellä.

Yksi keskeisistä yhdistyksen tehtävistä on huolehtia siitä, että rahoittajan viestintäohjeita noudatetaan ja projektin aikana mahdollisesti tulevat uudet ohjeet pannaan täytäntöön. Sama pätee yhdistyksen omiin viestinnän linjauksiin ja yleisilmeeseen, jotka tulee huomioida tiedotuksessa.

Alkuun

Henkilöstön perehdyttäminen

Yhdistyksen tulee perehdyttää henkilöstö yhdistyksen ja rahoittajan viestintäkäytäntöihin. Perehdytystä silmällä pitäen yhdistyksen on hyödyllistä kerätä talteen projektiin liittyvä tiedotusmateriaali ajalta ennen projektihenkilöstöä. Heidän käyttöönsä kannattaa antaa kaikki muukin yhdistyksessä olemassa oleva tiedotusmateriaali, jota voidaan hyödyntää projektin tiedotuksessa ja sille laadittavan materiaalin suunnittelussa.

Alkuun

Viestinnän ilme

Useimmilla yhdistyksillä on tietty viestinnällinen ilme, jota noudatetaan kaikissa sen esitteissä, julkaisuissa ja lehti-ilmoituksissa. Yhdistyksen oman viestinnällisen ilmeen ja rahoittajien ohjeiden pohjalta projektille kannattaa luoda oma tiedotuksellinen ilme. Oman, yksilöllisen ilmeen avulla projekti erottuu paremmin muusta tarjonnasta ja pysyy ihmisten mielessä. Alusta asti yhtenäinen viestinnällinen ilme helpottaa myöhemmin laadittavan materiaalin suunnittelua.

Alkuun

Esitteiden ja muun tiedotusmateriaalin laatiminen

Projektin toteuttaminen ja sille asetettujen tavoitteiden saavuttaminen edellyttää suunnitelmallista ja pitkäjänteistä tiedottamista. Tähän tarvitaan erilaista tiedotusmateriaalia. Useimmat projektit pyrkivät tavoittamaan toimintaansa sekä yhteistyötahoja että jotakin tiettyä osallistujajoukkoa. Yksi keino kummankin kohderyhmän tavoittamiseksi ovat esitteet.

Esitteet ja muu tiedotusmateriaali kannattaa laatia vasta, kun projektihenkilöstö on aloittanut työssään ja voi osallistua materiaalin suunnitteluun ja käytännön toteutukseen. On tärkeää, että henkilöstöllä on mahdollisuus rauhassa perehtyä projektiin ennen kuin siitä tiedottaminen alkaa. Esitteitä ei kannata painaa tai tiedotustilaisuutta järjestää ennen kuin myös henkilöstöllä on ollut aikaa sisäistää hankkeen taustat ja tavoitteet. Tällä tavoin projektista syntyy yhtenäinen tarina, josta tiedottaminen on helpompaa ja selkeämpää.

Tiedotusmateriaalin laatimisessa kannattaa aina hyödyntää olemassa olevia materiaaleja ja aineistoja. Samoin kannattaa huomioida yhdistyksen omat ja muiden järjestämät tilaisuudet ja tapahtumat, joiden yhteydessä myös projektia olisi mahdollista esitellä.

Käytännön vinkki

Projektin esitteisiin ja muihin painotuotteisiin ei kannata laittaa tietoja, jotka saattavat muuttua.

Esimerkiksi yhdistyksen osoite, projektihenkilöstön nimet ja yhteystiedot kannattaa sijoittaa erilliseen liitekorttiin.

Alkuun

Säännöllisesti vaan ei turhaan

Säännöllisellä tiedotuksella on suuri merkitys, sillä sen avulla pidetään projekti ja sen sisältämät teemat ihmisten mielissä. Yhdistyksessä ja keskeisille yhteistyökumppaneille kannattaa tasaisin väliajoin kertoa, miten projektissa on edetty, mitä siinä on tehty ja millaisia kokemuksia siinä on kertynyt. Toimintakertomusten, raporttien ja tilannekatsausten lisäksi yhteistyösuhteita voi ylläpitää esimerkiksi sähköpostitiedotteilla. Samat tiedot kannattaa tarjota myös www-sivujen kautta.

Tiedotusvälineitä ja laajempaa yleisöä kannattaa kuitenkin lähestyä vain silloin, kun projektilla on jotain uutta tai olennaista kerrottavaa. Tällöin olennainen kysymys on, kuinka laajaa joukkoa asia koskettaa tai kuinka isolle ihmisryhmälle sillä on merkitystä. Asialla tulee olla yleistä kiinnostavuutta, jotta se ylittäisi uutiskynnyksen.

Alkuun

Tiedotuksen seuranta ja arviointi

Yhdistyksen tulee osallistua myös tiedotuksen seurantaan ja arviointiin. Edellä todettiin, että tiedotussuunnitelmaa on syytä täsmentää projektin edetessä. Viimeistään projektin alkaessa siihen on syytä kirjata, miten tiedotussuunnitelman toteutumista ja tiedottamisen vaikutuksia seurataan ja arvioidaan.

Arvioinnin mittarit voivat olla laadullisia tai määrällisiä. Säännöllisesti on pohdittava, ovatko projektin tiedotustarpeet pysyneet samoina ja onko niihin pystytty vastaamaan valituilla keinoilla. Projektin edetessä saatetaan esimerkiksi huomata, että projektia ja sen toimintaa ei tunneta riittävän hyvin paikkakunnalla eivätkä valitut viestintävälineet ole tavoittaneet oikeita tahoja. Tiedotussuunnitelmaa muutetaan tarvittaessa.

Seurannan ja arvioinnin edellytyksenä on, että projektiin liittyvä tiedotusmateriaali kerätään talteen. Lehtileikkeet, esitteet, tiedotteet, artikkelit, haastattelut, tiedotustilaisuudet, vierailut ja muut tiedotustapahtumat dokumentoidaan ja liitetään osaksi projektin raportteja.

Alkuun

Raportit ja julkaisut

Rahoittajilla on omat käytäntönsä ja ohjeensa sen suhteen, millä tavalla heille raportoidaan hankkeesta. Yleensä projektista laaditaan säännöllisesti väliraportit ja loppuraportti, jossa kuvataan ja arvioidaan sekä projektin toteutusta että tuloksia. Raporteissa kannattaa keskittyä olennaiseen: mitä tehtiin ja minkä takia, mikä toimi ja missä puolestaan oli toivomisen varaa.

Parhaimmillaan raportit palvelevat myös yhdistyksen, yhteistyökumppaneiden ja muiden projekteja toteuttavien tahojen tiedontarpeita. Tästä syystä myös haasteista ja hankaluuksista kertominen on suositeltavaa. Raportteja on hyvä jakaa laajasti, jotta mahdollisimman moni hyötyisi kertyneistä kokemuksista. Ainakin loppuraportti kannattaa julkaista myös yhdistyksen www-sivuilla.

Joskus kehittämistyön tuloksena syntynyt toimintamalli on tarkoituksenmukaista koota esimerkiksi kirjaksi, oppaaksi tai oppimateriaaliksi. Lopputuotteen laatimiseen ja tuottamiseen on perusteltua panostaa silloin, kun sillä on laajempaa käyttöä ja tarvetta. Tuotoksen hyödyntäminen edellyttää, että sen jakelu ja käyttö suunnitellaan jo hyvissä ajoin ennen hankkeen päättymistä.

Alkuun

Kokemuksista, tuloksista ja tuotoksista tiedottaminen

Projektin päätösvaiheessa tiedottaminen painottuu projektin kokemuksista, tuloksista ja tuotoksista tiedottamiseen. Päävastuu tiedottamisesta on edelleen projektihenkilöstöllä, mutta yhdistyksen rooli alkaa korostua kahdestakin syystä. Ensinnäkin on yhdistyksen edun mukaista omaksua hankkeen aikana kertynyt tieto ja ottaa se soveltuvilta osin osaksi yhdistyksen perustoimintaa. Toiseksi yhdistyksen kannattaa jatkaa tulosten ja tuotosten markkinointia myös projektin päätyttyä.

Yhdistyksen tehtävänä on huolehtia myös siitä, että tuloksista tiedottamiseen ja tuotosten levittämiseen panostetaan riittävästi ja että niiden eteen tehtävä työ aloitetaan ajoissa. Yhdistys voi esimerkiksi kannustaa projektihenkilöstöä julkaisemaan aiheeseen liittyviä artikkeleita alan lehdissä ja osallistumaan paikkakunnalla järjestettäviin messuihin, joissa projekti voi olla tuloksineen ja tuotoksineen esillä.

Toisinaan on paikallaan järjestää näyttävämpi seminaari, jossa esitellään projektin tuloksia ja tuotoksia. Samalla yhdistys saa näkyvyyttä ja mahdollisuuden esitellä muutakin toimintaansa. Paikalle voi kutsua yhteistyökumppaneiden lisäksi myös toimittajia. Koska heidän aikataulunsa on usein tiivis, kannattaa tärkeimmät ja olennaisemmat asiat esitellä toimittajille lyhyessä tiedotustilaisuudessa ennen seminaaria.

Alkuun

Tiedotusvastuu jälleen yhdistyksellä

Projektin ja projektihenkilöstön työsuhteiden päätyttyä vastuu tiedottamisesta siirtyy takaisin yhdistykselle. On tärkeää, että hankkeen kokemuksista, tuloksista ja tuotoksista kiinnostuneet saavat niistä halutessaan tietoa. Yhdistyksen tulee miettiä tätä etukäteen niin sisäisen kuin ulkoisenkin tiedottamisen näkökulmasta. Tavallisesti hankkeissa kertyy myös projektin aihealueeseen liittyvää asiasisältöä, joka jää osaksi yhdistyksen tietotaitoa.

Alkuun

Tiedotusmateriaalin arkistointi

Hankkeen tiedotusmateriaali arkistoidaan arkistointisuunnitelman mukaisesti. Esitteiden, julkaisujen ja raporttien lisäksi kannattaa arkistoida kaikki sellainen aineisto, josta saattaisi olla hyötyä yhdistyksen tulevissa projekteissa ja muussa toiminnassa. Tällaista materiaalia ovat muun muassa lehdistötiedotteet, lehtikirjoitukset, artikkelit, lehti-ilmoitukset ja epäviralliset muistiot.

Alkuun