Yhdistyksen projektiopas

Yhdistys päättää, miten projektin taloushallintoon liittyvät tehtävät jaetaan. Työnjaosta riippumatta lopullinen vastuu projektin taloudesta säilyy yhdistyksellä, mistä johtuen sen tulee seurata ja arvioida säännöllisesti sekä talousarviota että taloushallinnon käytännön toteutusta

Työnjaon kohdalla kannattaa miettiä, kenellä olisi parhaat edellytykset suoriutua kustakin tehtävästä ja kenen toimenkuvaan tehtävä parhaiten sopisi. Esimerkiksi yhdistyksen talousvastaavalla tai sen käyttämällä tilitoimistolla on usein eniten osaamista kirjanpidossa ja maksatushakemusten tekemisessä.

Suositus on, että taloushallintoon liittyviä tehtäviä jaetaan soveltuvilta osin myös muille kuin projektihenkilöstölle. Lisäksi yhdistyksen on hyvä sopia sijaisjärjestelyistä lomien ja sairastapausten ajaksi. Sijaisjärjestelyillä turvataan myös nopea reagointi tilanteissa, joissa projektihenkilöstö ei äkillisesti olekaan käytettävissä.

Valtuudet tehdä hankintoja projektiin

Projektihenkilöstö kannattaa valtuuttaa tekemään projektiin liittyviä ostopäätöksiä ja hankintoja. On suositeltavaa, että yhdistys asettaa jonkin euromääräisen rajan, jonka alle jääviin hankintoihin ei tarvitse pyytää yhdistyksen edustajan erillispäätöstä. Tällä tavoin projektin rakenne pysyy joustavana ja henkilöstö voi tarvittaessa päättää nopeasti esimerkiksi toiminnan kannalta tarpeellisten tarvikkeiden tai tarjoilujen hankkimisesta.

Laskujen kierto, kirjanpito ja talousseurannan laatiminen

Usein on järkevää, että laskut tarkastaa ja dokumentoi hankkeen toteutuksesta vastaava projektihenkilöstö. Laskut hyväksyy yhdistys, jolla on vastuu projektin kustannuksista. Käytännössä laskun hyväksyjä on yleensä projektihenkilöstölle nimetty esimies tai yhdistyksen edustajan ominaisuudessa hallituksen puheenjohtaja.

Laskujen maksaminen ja kirjanpitoon vieminen hoituu usein luontevimmin yhdistyksen taloudenhoitajan tai sen käyttämän tilitoimiston toimesta. Usein myös laskujen arkistointi on määritelty osaksi taloudenhoitajan toimenkuvaa. Suositus on, että projektin talousseurannan laatii taho, joka maksaa projektin laskut ja vie ne kirjanpitoon.

Maksatushakemusten laatiminen

Useamman henkilön yhdistyksessä tulee tietää, mitä maksatushakemuksista on rahoittajan kanssa sovittu ja miten hakemukset laaditaan käytännössä. Suositus on, että hakemusten täyttäminen ei sisältyisi ainoastaan projektihenkilöstön toimenkuvaan.

Projektin talouden valvonta

Jotkut rahoittajista edellyttävät, että projektin taloutta seurataan ja valvotaan projektille nimetyssä ohjausryhmässä. Yhdistyksen edun mukaista on, että myös sen hallitus seuraa säännöllisesti, toteutuvatko projektin arvioidut kustannukset suunnitelman mukaisesti vai pitääkö talousarviota muuttaa. Luonnollisesti myös projektihenkilöstön tulee olla perillä projektin taloustilanteesta.

Suositus on, että yhdistys käsittelee projektin talousseurannan jokaisessa hallituksen kokouksessa. Halutessaan yhdistys voi kutsua projektihenkilöstön kokoukseen esittelemään projektin vallitsevan tilanteen ja talousarvion toteuman. Tällä tavoin hallitus ja projektihenkilöstö voivat keskustella mahdollisista poikkeamista projektisuunnitelmaan sekä ennakoida muutostarpeita.