Yhdistyksen projektiopas

Taloushallinnon suunnittelemiseen kannattaa käyttää aikaa, sillä toimivaksi ja selkeäksi rakennettu taloushallinto tukee projektin toteutusta, seurantaa ja valvontaa sekä säästää pidemmän päälle kaikkien aikaa ja vaivaa.

Projektin taloushallintoa ohjaavat kansalliset lait ja asetukset, kirjanpitolautakunnan yleisohjeet sekä rahoittajan antamat ohjeet ja määräykset. Yhdistyksen on huolehdittava siitä, että sillä on aina käytössään ajantasaiset lait, määräykset ja ohjeet. Lisäksi suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon yhdistyksen omat taloushallintoon liittyvät käytännöt.

Projektille erillinen kirjanpito

Projektin tulot ja menot on pidettävä erillään yhdistyksen muusta rahaliikenteestä. Tämän vuoksi projektille luodaan erillinen kirjanpito, jonka avulla projektin tulojen ja menojen seuraaminen on selkeää ja yksinkertaista. Erillinen kirjanpito on paitsi suositus, myös useimpien rahoittajien edellyttämä käytäntö.

Erillinen kirjanpito toteutetaan luomalla projektille oma kustannuspaikka ja omat alatilit yhdistyksen kirjanpitoon. Mahdollisuuksien mukaan sitä varten voidaan luoda myös oma tositesarja ja kirjauspiste. Useimmat kirjanpito-ohjelmat tarjoavat laajat mahdollisuudet räätälöidä taloushallinto projektin tarpeita vastaavaksi.

Projektin kirjanpitoon kirjataan kaikki hankkeeseen liittyvät tulot ja menot. Kirjanpito kannattaa suunnitella ja rakentaa siten, että käytettävät tilipuitteet ja kustannuslajit vastaavat mahdollisimman pitkälle rahoituspäätöksessä esitettyä kustannus- ja tulojaottelua. Rahoittajan jaottelun huomioonottava kirjanpito helpottaa talousarvion seuraamista sekä maksatushakemusten laatimista ja tarkastamista.

Laskujen käsittely ja dokumentointi

Yhdistyksen tehtäviin kuuluu suunnitella projektin maksuliikenne ja päättää siihen liittyvästä työnjaosta ennen projektin käynnistämistä. Kustannuksia voidaan aiheuttaa vasta, kun on päätetty, kuka tarkastaa ja hyväksyy laskut sekä miten ne viedään projektin kirjanpitoon. Laskujen asianmukainen käsittely ja dokumentointi edellyttää, että niihin liittyvät käytännöt ovat selkeät ja kaikkien tiedossa.

Laskun kiertokulku (pdf)

Kokemus on osoittanut, että mitä yksityiskohtaisemmin laskut alun perin dokumentoidaan, sitä vähemmän ne aiheuttavat epäselvyyksiä myöhemmin. Laskujen ja hankkeen välisen yhteyden tulee selvitä myös ulkopuolisille tarkastajille vuosittaisessa tilintarkastuksessa tai projektin päättymisen jälkeen tehtävässä erillistarkastuksessa.

Useimmilla yhdistyksillä ja rahoittajilla on omat ohjeensa siitä, miten projektin laskut tulee dokumentoida. Yleisohjeena voidaan pitää sitä, että kustakin laskusta löytyy vastaukset kysymyksiin mitä, missä, milloin, kuka, miksi ja miten lasku liittyy projektiin. Mikäli hankkeelle kohdennetaan vain osa jostakin laskusta, siitä tulee ilmetä, millä perusteella osuus on laskettu. Laskujen liitteeksi täytyy laittaa kaikki olennainen, kuten esimerkiksi kuitit, osallistujalistat, liput, koulutus- ja seminaariohjelmat. Tarkat ohjeet tositteiden dokumentoinnille löytyvät kirjanpitolaista.

Suurenna klikkaamalla kuvaa.
Kaverit mukaan -hankkeen laskulomake (pdf)

Palkkahallinto

Työnantajana yhdistys huolehtii projektihenkilöstön palkanmaksusta, palkkoihin liittyvistä lakisääteisistä sivukuluista sekä verottajalle ja vakuutusyhtiöille tehtävistä ilmoituksista. Hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan saattaa myös sisältyä muille projektin toteutukseen osallistuville maksettavia palkkioita.

Mikäli yhdistyksellä ei ole palkkahallinnon hoitamiseen tarvittavaa osaamista, on palvelun ostaminen ulkopuoliselta tilitoimistolta sekä järkevää että turvallista. Toinen varteenotettava vaihtoehto on hoitaa palkka- ja vakuutusasiat valtion ja vakuutusyhtiöiden ylläpitämän palkka.fi -palvelun avulla. Kyseinen palvelu on ilmainen ja tarkoitettu sellaisille palkanmaksajille, jotka maksavat palkkoja harvoin eivätkä välttämättä ole selvillä kaikista työnantajan velvoitteista.

Maksatushakemukset

Rahoittajilla on erilaisia käytäntöjä sen suhteen, miten projektille myönnettyä rahoitusta haetaan maksuun. Eroja on myös käytetyissä termeissä: jotkut rahoittajista puhuvat maksatushakemusten laatimisesta ja toiset taas maksupyyntöjen tekemisestä. Tässä oppaassa käytetään selvyyden vuoksi ainoastaan maksatushakemus -sanaa.

Maksatushakemus

on yhdistyksen täyttämä määrämuotoinen hakemus, jolla se hakee rahoittajalta projektille myönnettyä rahoitusta projektista kertyneisiin kustannuksiin

Myönnettyä rahoitusta haetaan maksuun määräajoin rahoittajasta riippuen joko ennakkolaskelman tai toteutuneiden ja etukäteen maksettujen kustannusten perusteella. Ennakkoon maksetun avustuksen käytöstä tehdään erillinen selvitys jälkikäteen. Kummassakin tapauksessa hyväksytään ainoastaan rahoittajan päätöksen, ohjeiden ja määräysten mukaiset kustannukset. Kustannusten lisäksi rahoittajalle raportoidaan projektille kertyneet tuotot.

Hakemuksen sisällöt ja aikataulut vaihtelevat rahoittajasta riippuen. Eroja on myös vaadittavien liitteiden suhteen. Yhdistyksen kannattaa aina varmistaa ajantasaiset ohjeet ja määräykset rahoittajalta sekä varautua siihen, että ohjeet saattavat muuttua hankkeen aikana. Rahoittajat neuvovat mielellään yhdistyksiä maksatushakemusten suunnittelussa ja toteutuksessa.

Maksatushakemusten perustuessa toteutuneisiin kustannuksiin yhdistyksen täytyy maksaa projektin kulut ensin itse ja hakea niitä rahoittajalta jälkikäteen. Rahoittajan kanssa on yleensä mahdollista sopia maksatusväli sellaiseksi, että yhdistyksen etukäteen maksamat kustannukset eivät muodostu kohtuuttoman suuriksi. Yhdistyksen täytyy kuitenkin varautua maksamaan jopa useamman kuukauden kustannukset tilanteissa, joissa hakemuksen käsitteleminen ja hyväksyminen kestää jostakin syystä ennakoitua kauemmin.

Yhdistys voi omalta osaltaan nopeuttaa hakemusten käsittelyä noudattamalla tarkoin rahoittajan ohjeita ja huolehtimalla siitä, että maksatushakemukset ovat alusta alkaen mahdollisimman informatiivisia. Tällä tavoin vältytään turhilta lisäselvityksiltä, jotka hidastavat hakemuksen käsittelyä ja viivästyttävät hyväksyttyjen kustannusten maksamista yhdistykselle.

Tarkastettuaan maksatushakemuksen rahoittaja päättää, ovatko haetut kustannukset hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisia. Osa hakemuksen sisältämistä kustannuksista saatetaan hylätä, jolloin projektin kirjanpito oikaistaan rahoittajan päätöksen mukaiseksi.

Talousseuranta

Säännöllisellä talousseurannalla valvotaan projektille myönnetyn rahoituksen käyttöä, suunnitellaan tulevia kustannuksia ja vältetään talousarvion ylityksiä sekä arvioidaan talousarvion toimivuutta ja projektin toteutusta. Tavallisesti talousarviota on mahdollista täsmentää myönnetyn rahoituksen puitteissa. Muutostarpeiden tunnistaminen ja niihin reagoiminen on yhdistyksen tehtävä.

Valmisteluvaiheessa päätetään, kuinka usein talousseuranta laaditaan. Seuranta ja siihen liittyvät tarpeet ovat luonteeltaan erilaisia riippuen siitä, missä tarkoituksessa ja kenen toimesta seurantaa tehdään. Projektihenkilöstön tulee seurata toteutunutta kulutusta tilikohtaisesti vähintään kuukausitasolla. Tiivis talousseuranta tukee toiminnan suunnittelua ja toteutusta.

Myös yhdistyksen hallituksen tulee seurata projektin taloutta säännöllisesti. Suositus on, että talousseuranta käsitellään jokaisessa hallituksen kokouksessa. Muille projektin talouden valvontaan ja ohjaukseen osallistuville riittää tavallisesti, että toteuma käsitellään joitakin kertoja toimintavuoden aikana.

Talousseurannan aikataulujen suunnittelussa kannattaa huomioida rahoittajan maksatushakemuksiin liittyvät aikataulut, jotka ilmenevät päätöksistä tai sovitaan rahoittajan kanssa erikseen. Talousseuranta kannattaa rakentaa rahoittajan päätöksessä esitetyn jaottelun mukaiseksi.

Suurenna klikkaamalla kuvia.
Esimerkki Kaverit mukaan -hankkeen budjettiseurannasta (pdf)

Arkistointi

Yhdistys suunnittelee ja ohjeistaa projektin talouteen liittyvien asiakirjojen säilytyksen. Asiakirjojen säilytystä ohjaa kansallisen lainsäädännön ja rahoittajan ohjeiden ja määräysten pohjalta laadittu arkistointisuunnitelma. Säännöllisesti ja huolellisesti hoidettu arkistointi tukee sekä päivittäistä työskentelyä että projektin seurantaa ja arviointia.

Projektin aikana laskuja ja muita taloushallinnon asiakirjoja kuten hakemuksia, päätöksiä ja maksatushakemuksia säilytetään ennalta sovitussa, turvallisessa paikassa, joka on kaikkien taloushallintoon osallistuvien tiedossa. Projektin päättyessä säilytettävät asiakirjat arkistoidaan arkistointisuunnitelman mukaisesti.