Yhdistyksen projektiopas

Projektiin myönnetystä rahoituksesta vastaa yhdistyksen hallitus, mistä johtuen sen tulee paneutua projektin taloushallintoon huolella läpi hankkeen elinkaaren. Yhdistyksen rooli korostuu projektia suunniteltaessa ja valmisteltaessa, sitä käynnistettäessä ja sen päätyttyä. Vastuu ei lakkaa silloinkaan, kun yhdistys on valtuuttanut projektihenkilöstön hankettaan toteuttamaan.

Talouden raamit yhdistys on luonut jo projektisuunnitelmassa, jossa esitetty talousarvio määrittää pitkälle sen, millaisia kustannuksia projektissa saa syntyä. Projektipäätöksen saavuttua perehdytään rahoittajan ohjeisiin ja määräyksiin sekä täsmennetään projektisuunnitelma ja talousarvio vastaamaan projektille myönnettyä rahoitusta.

Ennen projektin käynnistämistä suunnitellaan ja järjestetään projektin taloushallinto ja päätetään siihen liittyvien tehtävien työnjaosta. Kirjanpito tulee järjestää siten, että projektiin liittyvät tulot ja menot pysyvät erillään yhdistyksen muusta rahaliikenteestä. Samassa yhteydessä sovitaan myös laskujen kierrosta, talousseurannan toteutuksesta sekä siitä, miten myönnettyä rahoitusta haetaan maksuun. Suositus on, että kaikki yhdistyksen valmisteluvaiheessa tekemät päätökset kirjataan talousohjeeseen.

Riippumatta siitä, miten taloushallintoon liittyvät tehtävät jaetaan, yhdistyksen tulee olla aktiivinen taloudenhoidossa myös projektin toteutusvaiheessa. Yhdistyksen tehtävänä on seurata ja valvoa talousarviota, tunnistaa muutostarpeita ja reagoida niihin sekä huolehtia siitä, että taloushallinnolliset tehtävät tulevat hoidettua asianmukaisesti. Yhdistyksellä on erityisen keskeinen rooli projektihenkilöstöä valittaessa ja perehdyttäessä sekä tilanteissa, joissa henkilöstö vaihtuu tai ei muusta syystä ole käytettävissä. Yhdistyksen tulee olla varautunut myös tilanteisiin, joissa projektin talousasioissa ilmenee epäselvyyksiä.

Yhdistyksen rooli korostuu jälleen projektin päätösvaiheessa. Päätösvaiheeseen liittyvien taloushallinnollisten tehtävien suorittamiseen kannattaa varata riittävästi aikaa. Näitä ovat muun muassa viimeisen maksatushakemuksen laatiminen, kirjanpidon tarkistaminen ja sulkeminen sekä asiakirjojen arkistoiminen. Vaikka rahoittaja edellyttäisikin, että kaikki toimenpiteet toteutetaan ja maksetaan hankkeen aikana, osa sulkemiseen liittyvistä toimenpiteistä voidaan suorittaa vasta projektin päätyttyä. Tästäkin syystä on tärkeää, että yhdistys on perehtynyt projektin taloushallintoon liittyviin käytäntöihin, sillä usein projektihenkilöstö ei ole enää tässä vaiheessa käytettävissä.

Suurenna klikkaamalla kuvaa
Yhdistyksen vastuualueet taloushallinnossa (pdf)

Projektiin perehtyminen

Rahoittajan tekemää projektipäätöstä kannattaa verrata huolella alkuperäiseen suunnitelmaan, sillä muutokset talousarvioon ovat tavallisia. Myös projektin kesto on saattanut muuttua alkuperäisestä. Usein lopullinen projektisuunnitelma onkin kompromissi yhdistyksen ja rahoittajan näkemysten välillä.

Päätöksessä ja sen liitteissä on ohjeita, määräyksiä ja aikatauluja koskien projektin kustannuksia sekä sitä, millä tavalla myönnettyä rahoitusta haetaan maksuun. Joskus ohjeiden tulkinta on hankalaa, minkä vuoksi yhdistyksen kannattaa aina varmistaa tulkintojensa oikeellisuus rahoittajalta ennen projektin käynnistämistä.

Alkuun

Talousarvion täsmentäminen

Projektin kustannusten tulee olla hyväksytyn projektisuunnitelman sekä rahoittajan päätösten ja ohjeiden mukaisia. Useimmiten alkuperäisessä projektisuunnitelmassa esitettyä talousarviota joudutaan päätöksen saavuttua täsmentämään myönnetyn rahoituksen mukaiseksi. Muutokset saattavat koskea projektin kokonaisrahoitusta tai sitä, miten rahoitus jakautuu toteutusvuosien tai eri kustannusluokkien kesken. Voi myös olla, että joihinkin kustannuksiin ei saada lainkaan rahoitusta tai sitä on myönnetty vähemmän kuin oli haettu.

Yhdistyksen on arvioitava, miten muuttunut talousarvio vaikuttaa projektin toimintasuunnitelmaan. Tärkeää on ymmärtää, että olennaiset ja merkittävät muutokset talousarviossa edellyttävät myös toimintasuunnitelman tarkistamista. Joistakin tavoitteista on luovuttava, mikäli rahoitusta on myönnetty olennaisesti odotettua vähemmän. Projektin toteutukseen ja sisältöihin liittyvistä muutostarpeista kannattaa aina keskustella rahoittajan kanssa ja selvittää, millaisia toimenpiteitä hyväksytyn projektisuunnitelman muuttaminen edellyttää.

Alkuun

Taloushallinnon suunnitteleminen ja järjestäminen

Taloushallinnon suunnittelemiseen kannattaa käyttää aikaa, sillä toimivaksi ja selkeäksi rakennettu taloushallinto tukee projektin toteutusta, seurantaa ja valvontaa sekä säästää pidemmän päälle kaikkien aikaa ja vaivaa.

Projektin taloushallintoa ohjaavat kansalliset lait ja asetukset, kirjanpitolautakunnan yleisohjeet sekä rahoittajan antamat ohjeet ja määräykset. Yhdistyksen on huolehdittava siitä, että sillä on aina käytössään ajantasaiset lait, määräykset ja ohjeet. Lisäksi suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon yhdistyksen omat taloushallintoon liittyvät käytännöt.

Projektille erillinen kirjanpito

Projektin tulot ja menot on pidettävä erillään yhdistyksen muusta rahaliikenteestä. Tämän vuoksi projektille luodaan erillinen kirjanpito, jonka avulla projektin tulojen ja menojen seuraaminen on selkeää ja yksinkertaista. Erillinen kirjanpito on paitsi suositus, myös useimpien rahoittajien edellyttämä käytäntö.

Erillinen kirjanpito toteutetaan luomalla projektille oma kustannuspaikka ja omat alatilit yhdistyksen kirjanpitoon. Mahdollisuuksien mukaan sitä varten voidaan luoda myös oma tositesarja ja kirjauspiste. Useimmat kirjanpito-ohjelmat tarjoavat laajat mahdollisuudet räätälöidä taloushallinto projektin tarpeita vastaavaksi.

Projektin kirjanpitoon kirjataan kaikki hankkeeseen liittyvät tulot ja menot. Kirjanpito kannattaa suunnitella ja rakentaa siten, että käytettävät tilipuitteet ja kustannuslajit vastaavat mahdollisimman pitkälle rahoituspäätöksessä esitettyä kustannus- ja tulojaottelua. Rahoittajan jaottelun huomioonottava kirjanpito helpottaa talousarvion seuraamista sekä maksatushakemusten laatimista ja tarkastamista.

Laskujen käsittely ja dokumentointi

Yhdistyksen tehtäviin kuuluu suunnitella projektin maksuliikenne ja päättää siihen liittyvästä työnjaosta ennen projektin käynnistämistä. Kustannuksia voidaan aiheuttaa vasta, kun on päätetty, kuka tarkastaa ja hyväksyy laskut sekä miten ne viedään projektin kirjanpitoon. Laskujen asianmukainen käsittely ja dokumentointi edellyttää, että niihin liittyvät käytännöt ovat selkeät ja kaikkien tiedossa.

Laskun kiertokulku (pdf)

Kokemus on osoittanut, että mitä yksityiskohtaisemmin laskut alun perin dokumentoidaan, sitä vähemmän ne aiheuttavat epäselvyyksiä myöhemmin. Laskujen ja hankkeen välisen yhteyden tulee selvitä myös ulkopuolisille tarkastajille vuosittaisessa tilintarkastuksessa tai projektin päättymisen jälkeen tehtävässä erillistarkastuksessa.

Useimmilla yhdistyksillä ja rahoittajilla on omat ohjeensa siitä, miten projektin laskut tulee dokumentoida. Yleisohjeena voidaan pitää sitä, että kustakin laskusta löytyy vastaukset kysymyksiin mitä, missä, milloin, kuka, miksi ja miten lasku liittyy projektiin. Mikäli hankkeelle kohdennetaan vain osa jostakin laskusta, siitä tulee ilmetä, millä perusteella osuus on laskettu. Laskujen liitteeksi täytyy laittaa kaikki olennainen, kuten esimerkiksi kuitit, osallistujalistat, liput, koulutus- ja seminaariohjelmat. Tarkat ohjeet tositteiden dokumentoinnille löytyvät kirjanpitolaista.

Suurenna klikkaamalla kuvaa.
Kaverit mukaan -hankkeen laskulomake (pdf)

Palkkahallinto

Työnantajana yhdistys huolehtii projektihenkilöstön palkanmaksusta, palkkoihin liittyvistä lakisääteisistä sivukuluista sekä verottajalle ja vakuutusyhtiöille tehtävistä ilmoituksista. Hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan saattaa myös sisältyä muille projektin toteutukseen osallistuville maksettavia palkkioita.

Mikäli yhdistyksellä ei ole palkkahallinnon hoitamiseen tarvittavaa osaamista, on palvelun ostaminen ulkopuoliselta tilitoimistolta sekä järkevää että turvallista. Toinen varteenotettava vaihtoehto on hoitaa palkka- ja vakuutusasiat valtion ja vakuutusyhtiöiden ylläpitämän palkka.fi -palvelun avulla. Kyseinen palvelu on ilmainen ja tarkoitettu sellaisille palkanmaksajille, jotka maksavat palkkoja harvoin eivätkä välttämättä ole selvillä kaikista työnantajan velvoitteista.

Maksatushakemukset

Rahoittajilla on erilaisia käytäntöjä sen suhteen, miten projektille myönnettyä rahoitusta haetaan maksuun. Eroja on myös käytetyissä termeissä: jotkut rahoittajista puhuvat maksatushakemusten laatimisesta ja toiset taas maksupyyntöjen tekemisestä. Tässä oppaassa käytetään selvyyden vuoksi ainoastaan maksatushakemus -sanaa.

Maksatushakemus

on yhdistyksen täyttämä määrämuotoinen hakemus, jolla se hakee rahoittajalta projektille myönnettyä rahoitusta projektista kertyneisiin kustannuksiin

Myönnettyä rahoitusta haetaan maksuun määräajoin rahoittajasta riippuen joko ennakkolaskelman tai toteutuneiden ja etukäteen maksettujen kustannusten perusteella. Ennakkoon maksetun avustuksen käytöstä tehdään erillinen selvitys jälkikäteen. Kummassakin tapauksessa hyväksytään ainoastaan rahoittajan päätöksen, ohjeiden ja määräysten mukaiset kustannukset. Kustannusten lisäksi rahoittajalle raportoidaan projektille kertyneet tuotot.

Hakemuksen sisällöt ja aikataulut vaihtelevat rahoittajasta riippuen. Eroja on myös vaadittavien liitteiden suhteen. Yhdistyksen kannattaa aina varmistaa ajantasaiset ohjeet ja määräykset rahoittajalta sekä varautua siihen, että ohjeet saattavat muuttua hankkeen aikana. Rahoittajat neuvovat mielellään yhdistyksiä maksatushakemusten suunnittelussa ja toteutuksessa.

Maksatushakemusten perustuessa toteutuneisiin kustannuksiin yhdistyksen täytyy maksaa projektin kulut ensin itse ja hakea niitä rahoittajalta jälkikäteen. Rahoittajan kanssa on yleensä mahdollista sopia maksatusväli sellaiseksi, että yhdistyksen etukäteen maksamat kustannukset eivät muodostu kohtuuttoman suuriksi. Yhdistyksen täytyy kuitenkin varautua maksamaan jopa useamman kuukauden kustannukset tilanteissa, joissa hakemuksen käsitteleminen ja hyväksyminen kestää jostakin syystä ennakoitua kauemmin.

Yhdistys voi omalta osaltaan nopeuttaa hakemusten käsittelyä noudattamalla tarkoin rahoittajan ohjeita ja huolehtimalla siitä, että maksatushakemukset ovat alusta alkaen mahdollisimman informatiivisia. Tällä tavoin vältytään turhilta lisäselvityksiltä, jotka hidastavat hakemuksen käsittelyä ja viivästyttävät hyväksyttyjen kustannusten maksamista yhdistykselle.

Tarkastettuaan maksatushakemuksen rahoittaja päättää, ovatko haetut kustannukset hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisia. Osa hakemuksen sisältämistä kustannuksista saatetaan hylätä, jolloin projektin kirjanpito oikaistaan rahoittajan päätöksen mukaiseksi.

Talousseuranta

Säännöllisellä talousseurannalla valvotaan projektille myönnetyn rahoituksen käyttöä, suunnitellaan tulevia kustannuksia ja vältetään talousarvion ylityksiä sekä arvioidaan talousarvion toimivuutta ja projektin toteutusta. Tavallisesti talousarviota on mahdollista täsmentää myönnetyn rahoituksen puitteissa. Muutostarpeiden tunnistaminen ja niihin reagoiminen on yhdistyksen tehtävä.

Valmisteluvaiheessa päätetään, kuinka usein talousseuranta laaditaan. Seuranta ja siihen liittyvät tarpeet ovat luonteeltaan erilaisia riippuen siitä, missä tarkoituksessa ja kenen toimesta seurantaa tehdään. Projektihenkilöstön tulee seurata toteutunutta kulutusta tilikohtaisesti vähintään kuukausitasolla. Tiivis talousseuranta tukee toiminnan suunnittelua ja toteutusta.

Myös yhdistyksen hallituksen tulee seurata projektin taloutta säännöllisesti. Suositus on, että talousseuranta käsitellään jokaisessa hallituksen kokouksessa. Muille projektin talouden valvontaan ja ohjaukseen osallistuville riittää tavallisesti, että toteuma käsitellään joitakin kertoja toimintavuoden aikana.

Talousseurannan aikataulujen suunnittelussa kannattaa huomioida rahoittajan maksatushakemuksiin liittyvät aikataulut, jotka ilmenevät päätöksistä tai sovitaan rahoittajan kanssa erikseen. Talousseuranta kannattaa rakentaa rahoittajan päätöksessä esitetyn jaottelun mukaiseksi.

Suurenna klikkaamalla kuvia.
Esimerkki Kaverit mukaan -hankkeen budjettiseurannasta (pdf)

Arkistointi

Yhdistys suunnittelee ja ohjeistaa projektin talouteen liittyvien asiakirjojen säilytyksen. Asiakirjojen säilytystä ohjaa kansallisen lainsäädännön ja rahoittajan ohjeiden ja määräysten pohjalta laadittu arkistointisuunnitelma. Säännöllisesti ja huolellisesti hoidettu arkistointi tukee sekä päivittäistä työskentelyä että projektin seurantaa ja arviointia.

Projektin aikana laskuja ja muita taloushallinnon asiakirjoja kuten hakemuksia, päätöksiä ja maksatushakemuksia säilytetään ennalta sovitussa, turvallisessa paikassa, joka on kaikkien taloushallintoon osallistuvien tiedossa. Projektin päättyessä säilytettävät asiakirjat arkistoidaan arkistointisuunnitelman mukaisesti.

Alkuun

Tehtävistä ja työnjaosta sopiminen

Yhdistys päättää, miten projektin taloushallintoon liittyvät tehtävät jaetaan. Työnjaosta riippumatta lopullinen vastuu projektin taloudesta säilyy yhdistyksellä, mistä johtuen sen tulee seurata ja arvioida säännöllisesti sekä talousarviota että taloushallinnon käytännön toteutusta

Työnjaon kohdalla kannattaa miettiä, kenellä olisi parhaat edellytykset suoriutua kustakin tehtävästä ja kenen toimenkuvaan tehtävä parhaiten sopisi. Esimerkiksi yhdistyksen talousvastaavalla tai sen käyttämällä tilitoimistolla on usein eniten osaamista kirjanpidossa ja maksatushakemusten tekemisessä.

Suositus on, että taloushallintoon liittyviä tehtäviä jaetaan soveltuvilta osin myös muille kuin projektihenkilöstölle. Lisäksi yhdistyksen on hyvä sopia sijaisjärjestelyistä lomien ja sairastapausten ajaksi. Sijaisjärjestelyillä turvataan myös nopea reagointi tilanteissa, joissa projektihenkilöstö ei äkillisesti olekaan käytettävissä.

Valtuudet tehdä hankintoja projektiin

Projektihenkilöstö kannattaa valtuuttaa tekemään projektiin liittyviä ostopäätöksiä ja hankintoja. On suositeltavaa, että yhdistys asettaa jonkin euromääräisen rajan, jonka alle jääviin hankintoihin ei tarvitse pyytää yhdistyksen edustajan erillispäätöstä. Tällä tavoin projektin rakenne pysyy joustavana ja henkilöstö voi tarvittaessa päättää nopeasti esimerkiksi toiminnan kannalta tarpeellisten tarvikkeiden tai tarjoilujen hankkimisesta.

Laskujen kierto, kirjanpito ja talousseurannan laatiminen

Usein on järkevää, että laskut tarkastaa ja dokumentoi hankkeen toteutuksesta vastaava projektihenkilöstö. Laskut hyväksyy yhdistys, jolla on vastuu projektin kustannuksista. Käytännössä laskun hyväksyjä on yleensä projektihenkilöstölle nimetty esimies tai yhdistyksen edustajan ominaisuudessa hallituksen puheenjohtaja.

Laskujen maksaminen ja kirjanpitoon vieminen hoituu usein luontevimmin yhdistyksen taloudenhoitajan tai sen käyttämän tilitoimiston toimesta. Usein myös laskujen arkistointi on määritelty osaksi taloudenhoitajan toimenkuvaa. Suositus on, että projektin talousseurannan laatii taho, joka maksaa projektin laskut ja vie ne kirjanpitoon.

Maksatushakemusten laatiminen

Useamman henkilön yhdistyksessä tulee tietää, mitä maksatushakemuksista on rahoittajan kanssa sovittu ja miten hakemukset laaditaan käytännössä. Suositus on, että hakemusten täyttäminen ei sisältyisi ainoastaan projektihenkilöstön toimenkuvaan.

Projektin talouden valvonta

Jotkut rahoittajista edellyttävät, että projektin taloutta seurataan ja valvotaan projektille nimetyssä ohjausryhmässä. Yhdistyksen edun mukaista on, että myös sen hallitus seuraa säännöllisesti, toteutuvatko projektin arvioidut kustannukset suunnitelman mukaisesti vai pitääkö talousarviota muuttaa. Luonnollisesti myös projektihenkilöstön tulee olla perillä projektin taloustilanteesta.

Suositus on, että yhdistys käsittelee projektin talousseurannan jokaisessa hallituksen kokouksessa. Halutessaan yhdistys voi kutsua projektihenkilöstön kokoukseen esittelemään projektin vallitsevan tilanteen ja talousarvion toteuman. Tällä tavoin hallitus ja projektihenkilöstö voivat keskustella mahdollisista poikkeamista projektisuunnitelmaan sekä ennakoida muutostarpeita.

Alkuun

Talousohjeen laatiminen

On suositeltavaa, että yhdistys laatii projektin taloudenhoitoon osallistuvia henkilöitä varten talousohjeen. Ohjeeseen kirjataan kaikki projektin taloushallinnon kannalta oleellinen.

Alkuun

Päätösten, ohjeiden ja määräysten noudattaminen

Yhdistys valvoo, että projektin taloutta hoidetaan rahoittajan päätösten, ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Se vastaa myös projektin aikana tulevien uusien ohjeiden ja määräysten täytäntöönpanosta. Uusia päätöksiä tulee tavallisesti ainoastaan siinä tapauksessa, jos hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan tai talousarvioon on haettu muutosta. Tällöin tulee huolehtia siitä, että sekä muutoshakemus että päätös käsitellään ja arkistoidaan asianmukaisesti.

Yhdistyksen vastuisiin kuuluu seurata, että maksatushakemukset laaditaan rahoittajan kanssa sovittujen käytäntöjen ja aikataulujen mukaisesti.

Yhdistyksen on tutustuttava tarkoin rahoittajan ohjeisiin siitä, mikä on viimeinen mahdollinen ajankohta projektista syntyvien kustannusten maksamiseen. Joissakin rahoitusmuodoissa viimeisten kustannusten tulee olla aiheutettu ja maksettu projektin voimassaoloaikana, kun taas toiset rahoitukset mahdollistavat viimeisten kustannusten maksamisen projektin päättymisen jälkeenkin.

Joskus rahoittajien ohjeita ja määräyksiä on hankala tulkita. Tällöin kannattaa kääntyä rahoittajan puoleen ja varmistua esimerkiksi siitä, että suunniteltu menoerä voidaan hyväksyä osaksi projektin kustannuksia. Asian tarkistaminen etukäteen on kaikkien osapuolten edun mukaista ja säästää paljon vaivaa.

Alkuun

Henkilöstön perehdyttäminen

Työnantajana yhdistys perehdyttää projektihenkilöstön tehtäväänsä ja tukee sitä työssään. Taloushallinnon osalta tämä tarkoittaa sitä, että yhdistys järjestää projektin taloushallinnon mahdollisimman toimivaksi ja sopii selkeästi siihen liittyvistä tehtävistä ja työnjaosta ennen projektin käynnistämistä. Yhdistyksen on jo projektihenkilöstöä valitessaan esimerkiksi tiedettävä, millaista taloushallinnollista osaamista siltä edellytetään.

Alkuun

Seurantaa ja valvontaa

On yhdistyksen tehtävä seurata ja valvoa projektin taloutta, tunnistaa mahdolliset muutostarpeet ja reagoida niihin tarvittaessa. Tavallisesti alkuperäistä talousarviota joudutaan täsmentämään useaan kertaan hankkeen edetessä.

Rahoittajien menettelytavoissa on eroja muun muassa sen suhteen, millaisia muutoksia yhdistys voi tehdä itsenäisesti ja millaiset muutokset puolestaan edellyttävät rahoittajan hyväksymistä. Rahoittajan käytännöistä tulee varmistua ennen muutosten tekemistä. Täsmennetty talousarvio tulee saattaa tiedoksi kaikille niille, jotka osallistuvat projektin taloushallinnon hoitamiseen.

Alkuun

Arviointi ja muuttaminen tarvittaessa

Suositus on, että projektille valmisteluvaiheessa luodun taloushallinnon, työnjaon ja ohjeistuksen toimivuutta arvioidaan hankkeen edetessä ja muutetaan tarvittaessa. Kokemus on osoittanut, että teoriassa hyvältä vaikuttanut ratkaisu ei aina toimikaan käytännössä. Kaikkea ei myöskään tule ajatelleeksi tai voi huomioida ennakkoon.

Taloushallinnon käytännön toteutusta kannattaa arvioida säännöllisesti. Kertyneet havainnot ja opit on hyvä kirjata ylös yhdistyksen tulevia projekteja silmällä pitäen. Oppimiskokemuksista ja hyvistä käytännöistä ovat yleensä kiinnostuneet myös rahoittajat ja muut projekteja toteuttavat tahot, mistä johtuen kokemukset kannattaa sisällyttää hankkeen raportteihin.

Alkuun

Solmittujen sopimusten purkaminen

Projektiin hankitut työtilat, puhelin- ja internetliittymät, vakuutukset ja mahdolliset muut sopimukset tulee irtisanoa ajoissa. Aikatauluissa on muistettava huomioida rahoittajan ohjeet siitä, mihin mennessä viimeisten laskujen on oltava maksettuina. Sopimusten purkamiseen liittyvistä käytännöistä ja työnjaosta kannattaa sopia jo hyvissä ajoin ennen projektin sulkemista.

Alkuun

Kirjanpidon tarkistaminen ja sulkeminen

Projektin päättyessä kannattaa vielä kertaalleen käydä läpi projektin kirjanpito, tositteet, palkanmaksut, maksatushakemukset ja niihin saadut päätökset sekä muut projektiin liittyvät taloushallinnon asiakirjat. Ennen kirjanpidon sulkemista ja asiakirjojen arkistoimista niihin voidaan tarvittaessa tehdä vielä tarkennuksia ja korjauksia.

Kirjanpidon sulkemisen jälkeen projektille ei kirjata enää kuluja eikä tuottoja. Tämä on hyvä huomioida etukäteen etenkin projektihenkilöstön viimeisten palkkojen, niiden sivukulujen ja mahdollisten lomarahojen kohdalla.

Alkuun

Tilintarkastukset

Usein rahoittaja edellyttää, että vuodenvaihteen maksatushakemuksiin liitetään lausunto riippumattomalta, auktorisoidulta tilintarkastajalta (JHTT, KHT, HTM). Lausunnosta tulee ilmetä, ovatko projektin kirjanpidossa olevat kustannukset nimenomaan projektista aiheutuneita kustannuksia, onko projekti saanut rahoitusta muualta, löytyykö kustannuksista asianmukaiset tositteet ja onko maksatushakemukset laadittu annettujen ohjeiden mukaisesti.

Alkuun

Viimeisen maksatushakemuksen laatiminen

Yleensä viimeinen maksatushakemus tehdään projektin jo päätyttyä. Usein sen hyväksymisen edellytyksenä on, että rahoittaja on saanut ja hyväksynyt projektin loppuraportin sekä mahdolliset muut rahoittajan edellyttämät asiakirjat. Lisäksi jotkut rahoittajista edellyttävät, että viimeisen hakemuksen liitteenä on lausunto riippumattomalta, auktorisoidulta tilintarkastajalta.

Alkuun

Asiakirjojen säilyttäminen

Yhdistyksen on säilytettävä projektin talouteen liittyviä asiakirjoja kansallisen lainsäädännön ja rahoittajien ohjeiden mukaisesti. Asiakirjat arkistoidaan laaditun arkistointisuunnitelman mukaisesti siten, että ne ovat helposti löydettävissä mahdollista tarkastusta varten. Käytännössä talouteen liittyvät asiakirjat kannattaa arkistoida samaan paikkaan kuin muutkin projektin asiakirjat.

Alkuun