On tärkeää miettiä, mitä tietoja ja asiakirjoja projektin eri vaiheista ja osakokonaisuuksista tarvitaan ja mitkä niistä ovat seurannan ja arvioinnin näkökulmasta olennaisia. Ensimmäiseksi tulee selvittää rahoittajan käytännöt ja aikataulut. Projektipäätökseen saattaa sisältyä hyvinkin yksityiskohtaisia ohjeita ja määräyksiä muun muassa siitä, minkälaisia seurantatietoja projektista on ehdottomasti kerättävä ja millä tavalla hankkeesta raportoidaan rahoittajalle. Ohjeistusta saatetaan antaa myös ohjausryhmän työskentelyyn ja aikatauluihin liittyen.
Rahoittajan tarvitsemat dokumentit ja seurantatiedot riittävät harvoin kattamaan kaikkia projektin tiedontarpeita. Niiden lisäksi onkin pohdittava yhdistyksen omia ja muiden sidosryhmien tiedontarpeita. Toisin sanoen, minkälaisia tiedon ja seurannan tarpeita nousee hankkeen sisällöistä ja kehittämistyölle asetetuista tavoitteista käsin. Aluksi talteen kannattaa kerätä kaikki mahdollinen, koska vielä ei ole varmuutta siitä, mitkä tiedoista ovat olennaisia. Monet arkiselta tai pieneltä tuntuneet asiat voivat myöhemmin osoittautua merkittäviksi havainnoiksi. Seurantaa täsmennetään ja tarkennetaan kokemuksen karttuessa.
Yhdistyksen on oltava tarkkana projektin osallistujista kerättävien tietojen kanssa. Mikäli osallistujista on tarpeen kerätä sellaista tietoa, jonka perusteella heidät voitaisiin tunnistaa, yhdistyksen tulee huolehtia tietosuojan toteutumisesta ja henkilötietolain säännösten noudattamisesta. (Lisätietoa: www.tietosuoja.fi)
Sivulla ei vielä kommentteja.