Yhdistyksen tehtäviin kuuluu ohjata, valvoa ja arvioida hankkeen toteutusta sekä tunnistaa muutostarpeet ja reagoida niihin tarvittaessa. Muutostarpeiden havaitseminen ja toiminnan kehittäminen onnistuvat ainoastaan, jos hanketta seurataan ja arvioidaan säännöllisesti. Näin tulee näkyväksi, mitä on tehty, miten on tehty, mitkä keinot toimivat, mitä kannattaa säilyttää ja mistä on syytä luopua.
Seurannan ja arvioinnin valmistelu sekä niihin liittyvän työnjaon pohtiminen aloitetaan hyvissä ajoin. Näin varmistutaan siitä, että kaikki tarpeellinen tieto tulee alusta asti kerättyä ja dokumentoitua oikeassa laajuudessa. Suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa, jotta kaikki tarpeellinen tulee huomioiduksi ja käytännöistä tulee mahdollisimman toimivia.
Seurantaa ja arviointia tehdään aina suhteessa projektille asetettuihin tavoitteisiin. Seurannalla tuotetaan tietoa projektin toteutuksesta, vallitsevasta tilanteesta ja tuloksista. Tietoa kerätään kaikista projektisuunnitelman vaiheista ja osakokonaisuuksista. Arvioinnissa tarkastellaan kehittämistyön tarkoituksenmukaisuutta, vaikuttavuutta ja tuloksellisuutta sekä projektin toteutusta. Huomio kiinnitetään siihen, mitkä tekijät ovat edistäneet tavoitteiden toteutumista ja mitkä puolestaan ovat hankaloittaneet tai estäneet niihin pääsyä.
Tavallisesti yhdistys on jo projektisuunnitelmassa kuvannut, millä tavalla hankkeen toteutusta ja sille asetettujen tavoitteiden toteutumista tullaan seuraamaan ja arvioimaan. Toteutukseen liittyvien yksityiskohtien pohtiminen kannattaa jättää projektihenkilöstölle, joka yleensä myös vastaa seurantatietojen keräämisestä ja erilaisten raporttien laatimisesta. Alustavat suunnitelmat ja aikataulut on kuitenkin hyvä laatia jo ennen hankkeen käynnistämistä, sillä projektin aloitusajankohdasta ja rahoittajasta riippuen joitakin selvityksiä tai raportteja voidaan joutua laatimaan jo ennen kuin projektihenkilöstö on aloittanut työnsä.
Seurannan ja arvioinnin valmistelu on tärkeää senkin vuoksi, että yhdistyksen toimijoille muodostuu selkeä käsitys niihin liittyvistä tehtävistä ja työnjaosta. Tällöin niiden edellyttämä osaaminen voidaan huomioida henkilöstövalinnoissa. Selkeästi on sovittava myös siitä, ketkä yhdistyksen edustajista osallistuvat hankkeen seurantaan ja arviointiin sekä kuinka usein projektista raportoidaan hallitukselle ja projektin työryhmille.
Sivulla ei vielä kommentteja.