On tärkeää, että seurantaan ja arviointiin liittyvät työtehtävät ja vastuut jaetaan selkeästi yhdistyksen ja projektihenkilöstön kesken. Ne kannattaa kirjata ohjeeseen, joka jaetaan kaikille projektin toteutukseen yhdistyksessä osallistuville ihmisille.
Suositeltavaa ja käytännöllistä on, että hankkeen toteutusvaiheessa seurantatietojen keräämisestä, dokumentoinnista ja asiakirjojen säilyttämisestä vastaa projektihenkilöstö. Yleensä heidän tehtävänään on muun muassa määrällisten tunnuslukujen ja palautteiden kokoaminen ja käsitteleminen sekä erilaisten raporttien ja toimintakertomusten laatiminen.
Tärkeitä projektin toteutusvaiheen asiakirjoja ovat tehdyt sopimukset, raportit, kuvaukset tehdyistä toimenpiteistä, seuranta- ja arviointitiedot, palautteet, erilaiset pöytäkirjat ja muistiot sekä tiedotus- ja markkinointimateriaali. Myös projektin talouteen liittyvät dokumentit, kuten talousseurantaraportit, tositteet, maksatushakemukset ja -päätökset tulee säilyttää määräysten mukaisesti.
Yhdistyksen tehtävänä on ohjeistaa henkilöstö ja varmistaa, että projektin seuranta ja asiakirjojen säilyttäminen hoidetaan sovitulla tavalla. Perehdytettyään henkilöstön tehtäviinsä yhdistys osallistuu hankkeen arviointiin ja valvoo, että sovitut asiat tehdään oikein ja ajallaan.
Yhdistyksen on seurattava projektin toteutusta aktiivisesti, jotta se voi tarvittaessa ohjata sitä tavoitteiden suuntaan ja reagoida mahdollisiin muutostarpeisiin. Samalla mahdollistuu hankkeen aikana kertyvien kokemusten, oppien ja tulosten istuttaminen osaksi yhdistyksen toimintaa. Suositus on, että projektihenkilöstölle nimetyn esimiehen lisäksi projektin etenemistä arvioi säännöllisesti yhdistyksen hallitus. Mikäli hallitus kokoontuu harvoin, voi se nimetä keskuudestaan työryhmän, joka osallistuu tiiviisti projektin toteutuksen ja tuloksellisuuden seurantaan ja arviointiin.
Yhdistyksen tehtäviin kuuluu myös huolehtia ennen hankkeen käynnistämistä ja sen päättämisen jälkeen syntyvien asiakirjojen säilyttämisestä. Tällaisia ovat esimerkiksi projekti- ja työsuunnitelmat, talousarviot ja projektihakemukset. Lisäksi on viisasta dokumentoida kaikki suunnittelu- ja ideointivaiheessa pidetyt kokoukset. Selkeät päätöspöytäkirjat ja muistiot pidetyistä kokouksista helpottavat uuden hallituksen perehtymistä edeltäjänsä tekemiin sitoumuksiin. Suunnitteluvaiheen huolellinen dokumentointi helpottaa ja jouduttaa myös projektihenkilöstön töiden aloittamista.
Sivulla ei vielä kommentteja.