Arkistointisuunnitelma on hyvä laatia mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, koska se tukee ja ohjaa hankkeen dokumentointia. Suunnitelmaan kirjataan, mitkä projektin asiakirjoista tulee ehdottomasti säilyttää, missä niitä säilytetään sekä miten ne arkistoidaan projektin päättyessä.
Arkistoitavien asiakirjojen lisäksi projektissa kertyy paljon muitakin dokumentteja ja aineistoja, joista on hyötyä sen toteutusvaiheessa. Tällaisia voivat olla esimerkiksi asiakkaille tehdyt alkuhaastattelut ja loppuarvioinnit, yhteistyötahoilta kerätty palaute hankkeen toteutuksesta ja kuukausittaiset talousseurannat. Edellä mainittuja asiakirjoja ei yleensä arkistoida pysyvästi.
Suositeltavaa on, että kaikki projektin toteutuksen kannalta olennaiset asiakirjat kootaan säännöllisesti yhteen projektikansioon, joka on valmiiksi jaoteltu arkistointisuunnitelman mukaisesti. Samaa jaottelua kannattaa hyödyntää myös sähköisten asiakirjojen säilyttämisessä. Kansiota säilytetään ennalta sovitussa, turvallisessa paikassa, josta ne on tarpeen tullen helppo noutaa. Projektin päättyessä asiakirjat siirretään osaksi yhdistyksen arkistoa.
Ohessa on esimerkki arkistointisuunnitelmasta. Kyseessä ei ole kattava lista; yksityiskohtaiset ohjeet ja säilytysajat tulee aina varmistaa rahoittajalta ja voimassa olevasta laista.
Suurenna klikkaamalla kuvaa
Esimerkki arkistointisuunnitelmasta (pdf)
Sivulla ei vielä kommentteja.