Yhdistyksen projektiopas

Seuranta ja arviointi ovat olennainen osa kehittämisprojektia. Niiden kautta tulee näkyväksi, mitä on tehty, miten on tehty sekä mitkä valituista keinoista toimivat ja mitkä eivät. Säännöllisellä seurannalla ja arvioinnilla täsmennetään tehtyjä suunnitelmia, raportoidaan tuloksia, ennakoidaan riskejä ja havaitaan muutostarpeita.

Oppiminen, suunnan muuttaminen ja toimivien ratkaisujen löytäminen on mahdollista ainoastaan säännöllisen seurannan ja arvioinnin kautta. Nämä puolestaan edellyttävät, että kertyneet kokemukset kerätään talteen. Dokumentointi tukee päivittäistä työskentelyä ja toimii projektin muistina sen päätyttyä. Sen avulla on mahdollista palauttaa mieliin suunniteltuja ja sovittuja asioita sekä tarkastella projektin eri vaiheita, toimenpiteitä ja tuloksia. Huolellisen dokumentoinnin merkitys korostuu erityisesti ongelmatilanteissa, henkilöstön vaihtuessa kesken hankkeen ja ulkopuolisen tahon tarkastaessa projektia.

Yhdistyksellä on vastuu ja velvollisuus valvoa, että sen toteuttama hanke etenee projektisuunnitelman ja siinä lausuttujen tavoitteiden suuntaisesti. Suuntaa tarkistetaan aika ajoin ja muutetaan tarvittaessa. Yhdistyksen sitoutuminen projektinsa seurantaan ja ohjaamiseen mahdollistaa tulosten istuttamisen osaksi yhdistyksen toimintaa ja toiminnan jatkuvuuden.

Projektipäätöksen, hyväksytyn projektisuunnitelman ja yhdistyksen muiden tiedontarpeiden pohjalta mietitään, mitä asioita ja osa-alueita projektissa seurataan, millaista tietoa niistä kerätään ja miten kerättyä tietoa arvioidaan. Seurannan ja arvioinnin suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa, jotta ne palvelisivat ja tukisivat hankkeen toteutusta ja kehittämistyötä parhaalla mahdollisella tavalla.

Seurantaan ja arviointiin liittyvästä työnjaosta on sovittava selkeästi. Käytännöllistä on, että projektihenkilöstö kerää määrälliset tunnusluvut, laadulliset aineistot ja palautteet sekä laatii raportit ja toimintakertomukset, joissa kuvataan ja arvioidaan projektin toteutusta ja etenemistä. Yhdistys osallistuu aktiivisesti hankkeen arviointiin, seuraa projektin eri osa-alueiden toteutusta ja huolehtii siitä, että asiat tehdään oikein ja ajallaan. Sen on koko hankkeen ajan arvioitava kertyneitä tuloksia ja kokemuksia sekä mietittävä, miten se voi tulevaisuudessa hyödyntää niitä toiminnassaan.

Suurenna klikkaamalla kuvaa
Yhdistyksen vastuualueet seurannassa ja arvioinnissa (pdf-tiedosto)

Projektipäätökseen perehtyminen

Tavallisesti projektipäätös saapuu vasta kuukausia sen jälkeen, kun yhdistys on jättänyt hakemuksensa rahoittajalle. Päätöstä kannattaa verrata huolella alkuperäiseen suunnitelmaan, sillä rahoittajan siihen tekemät muutokset ovat tavallisia. Tavatonta ei esimerkiksi ole, että hankkeen kokonaisrahoitus tai kesto on muuttunut alkuperäisestä. Usein lopullinen projektisuunnitelma onkin kompromissi yhdistyksen ja rahoittajan näkemysten välillä.

Yhdistyksen on perehdyttävä huolellisesti myös päätöksessä ja sen liitteissä oleviin ohjeisiin, määräyksiin ja aikatauluihin koskien muun muassa projektin maksatushakemuksia, seurantaa ja raportointia. Joskus ohjeiden tulkinta on hankalaa, minkä vuoksi tulkintojen oikeellisuus tulee aina varmistaa rahoittajalta ennen hankkeen käynnistämistä.

Hyväksytty projektisuunnitelma ohjaa hankkeen toteutusta, mistä johtuen siihen palataan useaan otteeseen projektin aikana. Päätös kannattaa heti sen saavuttua kopioida kaikille niille, jotka osallistuvat hankkeen toteutukseen yhdistyksessä. Alkuperäinen päätös on säilytettävä siten, että kaikki asianosaiset löytävät sen tarvittaessa.

Alkuun

Suunnitelman täsmentäminen

Joskus rahoittajan projektisuunnitelmaan tekemät muutokset ovat merkittäviä. Tällöin on tärkeää, että alkuperäistä suunnitelmaa ei yritetä toteuttaa väkisin muuttuneessa tilanteessa. Esimerkiksi projektin rahoituksessa tai sen kestossa tapahtuneet olennaiset muutokset vaikuttavat aina myös projektisuunnitelmaan ja päinvastoin. Yhdistyksen tehtävänä on arvioida, millaisin muutoksin hanke on mahdollista toteuttaa.

Usein käytäntö osoittaa alkuperäisen projektisuunnitelman joiltakin osin tai kokonaan toimimattomaksi. Tavallisesti suunnitelmaa täsmennetäänkin useaan otteeseen hankkeen edetessä. Projektin toteutukseen liittyvistä muutostarpeista kannattaa aina keskustella rahoittajan kanssa ja selvittää, millaisia toimenpiteitä hyväksytyn projektisuunnitelman muuttaminen edellyttää.

Alkuun

Seurannan ja arvioinnin valmistelu

Yhdistyksen tehtäviin kuuluu ohjata, valvoa ja arvioida hankkeen toteutusta sekä tunnistaa muutostarpeet ja reagoida niihin tarvittaessa. Muutostarpeiden havaitseminen ja toiminnan kehittäminen onnistuvat ainoastaan, jos hanketta seurataan ja arvioidaan säännöllisesti. Näin tulee näkyväksi, mitä on tehty, miten on tehty, mitkä keinot toimivat, mitä kannattaa säilyttää ja mistä on syytä luopua.

Seurannan ja arvioinnin valmistelu sekä niihin liittyvän työnjaon pohtiminen aloitetaan hyvissä ajoin. Näin varmistutaan siitä, että kaikki tarpeellinen tieto tulee alusta asti kerättyä ja dokumentoitua oikeassa laajuudessa. Suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa, jotta kaikki tarpeellinen tulee huomioiduksi ja käytännöistä tulee mahdollisimman toimivia.

Seurantaa ja arviointia tehdään aina suhteessa projektille asetettuihin tavoitteisiin. Seurannalla tuotetaan tietoa projektin toteutuksesta, vallitsevasta tilanteesta ja tuloksista. Tietoa kerätään kaikista projektisuunnitelman vaiheista ja osakokonaisuuksista. Arvioinnissa tarkastellaan kehittämistyön tarkoituksenmukaisuutta, vaikuttavuutta ja tuloksellisuutta sekä projektin toteutusta. Huomio kiinnitetään siihen, mitkä tekijät ovat edistäneet tavoitteiden toteutumista ja mitkä puolestaan ovat hankaloittaneet tai estäneet niihin pääsyä.

Tavallisesti yhdistys on jo projektisuunnitelmassa kuvannut, millä tavalla hankkeen toteutusta ja sille asetettujen tavoitteiden toteutumista tullaan seuraamaan ja arvioimaan. Toteutukseen liittyvien yksityiskohtien pohtiminen kannattaa jättää projektihenkilöstölle, joka yleensä myös vastaa seurantatietojen keräämisestä ja erilaisten raporttien laatimisesta. Alustavat suunnitelmat ja aikataulut on kuitenkin hyvä laatia jo ennen hankkeen käynnistämistä, sillä projektin aloitusajankohdasta ja rahoittajasta riippuen joitakin selvityksiä tai raportteja voidaan joutua laatimaan jo ennen kuin projektihenkilöstö on aloittanut työnsä.

Seurannan ja arvioinnin valmistelu on tärkeää senkin vuoksi, että yhdistyksen toimijoille muodostuu selkeä käsitys niihin liittyvistä tehtävistä ja työnjaosta. Tällöin niiden edellyttämä osaaminen voidaan huomioida henkilöstövalinnoissa. Selkeästi on sovittava myös siitä, ketkä yhdistyksen edustajista osallistuvat hankkeen seurantaan ja arviointiin sekä kuinka usein projektista raportoidaan hallitukselle ja projektin työryhmille.

Alkuun

Tiedontarpeiden jäsentäminen

On tärkeää miettiä, mitä tietoja ja asiakirjoja projektin eri vaiheista ja osakokonaisuuksista tarvitaan ja mitkä niistä ovat seurannan ja arvioinnin näkökulmasta olennaisia. Ensimmäiseksi tulee selvittää rahoittajan käytännöt ja aikataulut. Projektipäätökseen saattaa sisältyä hyvinkin yksityiskohtaisia ohjeita ja määräyksiä muun muassa siitä, minkälaisia seurantatietoja projektista on ehdottomasti kerättävä ja millä tavalla hankkeesta raportoidaan rahoittajalle. Ohjeistusta saatetaan antaa myös ohjausryhmän työskentelyyn ja aikatauluihin liittyen.

Rahoittajan tarvitsemat dokumentit ja seurantatiedot riittävät harvoin kattamaan kaikkia projektin tiedontarpeita. Niiden lisäksi onkin pohdittava yhdistyksen omia ja muiden sidosryhmien tiedontarpeita. Toisin sanoen, minkälaisia tiedon ja seurannan tarpeita nousee hankkeen sisällöistä ja kehittämistyölle asetetuista tavoitteista käsin. Aluksi talteen kannattaa kerätä kaikki mahdollinen, koska vielä ei ole varmuutta siitä, mitkä tiedoista ovat olennaisia. Monet arkiselta tai pieneltä tuntuneet asiat voivat myöhemmin osoittautua merkittäviksi havainnoiksi. Seurantaa täsmennetään ja tarkennetaan kokemuksen karttuessa.

Yhdistyksen on oltava tarkkana projektin osallistujista kerättävien tietojen kanssa. Mikäli osallistujista on tarpeen kerätä sellaista tietoa, jonka perusteella heidät voitaisiin tunnistaa, yhdistyksen tulee huolehtia tietosuojan toteutumisesta ja henkilötietolain säännösten noudattamisesta. (Lisätietoa: www.tietosuoja.fi)

Alkuun

Selkeä työnjako

On tärkeää, että seurantaan ja arviointiin liittyvät työtehtävät ja vastuut jaetaan selkeästi yhdistyksen ja projektihenkilöstön kesken. Ne kannattaa kirjata ohjeeseen, joka jaetaan kaikille projektin toteutukseen yhdistyksessä osallistuville ihmisille.

Suositeltavaa ja käytännöllistä on, että hankkeen toteutusvaiheessa seurantatietojen keräämisestä, dokumentoinnista ja asiakirjojen säilyttämisestä vastaa projektihenkilöstö. Yleensä heidän tehtävänään on muun muassa määrällisten tunnuslukujen ja palautteiden kokoaminen ja käsitteleminen sekä erilaisten raporttien ja toimintakertomusten laatiminen.

Tärkeitä projektin toteutusvaiheen asiakirjoja ovat tehdyt sopimukset, raportit, kuvaukset tehdyistä toimenpiteistä, seuranta- ja arviointitiedot, palautteet, erilaiset pöytäkirjat ja muistiot sekä tiedotus- ja markkinointimateriaali. Myös projektin talouteen liittyvät dokumentit, kuten talousseurantaraportit, tositteet, maksatushakemukset ja -päätökset tulee säilyttää määräysten mukaisesti.

Yhdistyksen tehtävänä on ohjeistaa henkilöstö ja varmistaa, että projektin seuranta ja asiakirjojen säilyttäminen hoidetaan sovitulla tavalla. Perehdytettyään henkilöstön tehtäviinsä yhdistys osallistuu hankkeen arviointiin ja valvoo, että sovitut asiat tehdään oikein ja ajallaan.

Yhdistyksen on seurattava projektin toteutusta aktiivisesti, jotta se voi tarvittaessa ohjata sitä tavoitteiden suuntaan ja reagoida mahdollisiin muutostarpeisiin. Samalla mahdollistuu hankkeen aikana kertyvien kokemusten, oppien ja tulosten istuttaminen osaksi yhdistyksen toimintaa. Suositus on, että projektihenkilöstölle nimetyn esimiehen lisäksi projektin etenemistä arvioi säännöllisesti yhdistyksen hallitus. Mikäli hallitus kokoontuu harvoin, voi se nimetä keskuudestaan työryhmän, joka osallistuu tiiviisti projektin toteutuksen ja tuloksellisuuden seurantaan ja arviointiin.

Yhdistyksen tehtäviin kuuluu myös huolehtia ennen hankkeen käynnistämistä ja sen päättämisen jälkeen syntyvien asiakirjojen säilyttämisestä. Tällaisia ovat esimerkiksi projekti- ja työsuunnitelmat, talousarviot ja projektihakemukset. Lisäksi on viisasta dokumentoida kaikki suunnittelu- ja ideointivaiheessa pidetyt kokoukset. Selkeät päätöspöytäkirjat ja muistiot pidetyistä kokouksista helpottavat uuden hallituksen perehtymistä edeltäjänsä tekemiin sitoumuksiin. Suunnitteluvaiheen huolellinen dokumentointi helpottaa ja jouduttaa myös projektihenkilöstön töiden aloittamista.

Alkuun

Arkistointisuunnitelma tukee dokumentointia

Arkistointisuunnitelma on hyvä laatia mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, koska se tukee ja ohjaa hankkeen dokumentointia. Suunnitelmaan kirjataan, mitkä projektin asiakirjoista tulee ehdottomasti säilyttää, missä niitä säilytetään sekä miten ne arkistoidaan projektin päättyessä.

Arkistoitavien asiakirjojen lisäksi projektissa kertyy paljon muitakin dokumentteja ja aineistoja, joista on hyötyä sen toteutusvaiheessa. Tällaisia voivat olla esimerkiksi asiakkaille tehdyt alkuhaastattelut ja loppuarvioinnit, yhteistyötahoilta kerätty palaute hankkeen toteutuksesta ja kuukausittaiset talousseurannat. Edellä mainittuja asiakirjoja ei yleensä arkistoida pysyvästi.

Suositeltavaa on, että kaikki projektin toteutuksen kannalta olennaiset asiakirjat kootaan säännöllisesti yhteen projektikansioon, joka on valmiiksi jaoteltu arkistointisuunnitelman mukaisesti. Samaa jaottelua kannattaa hyödyntää myös sähköisten asiakirjojen säilyttämisessä. Kansiota säilytetään ennalta sovitussa, turvallisessa paikassa, josta ne on tarpeen tullen helppo noutaa. Projektin päättyessä asiakirjat siirretään osaksi yhdistyksen arkistoa.

Ohessa on esimerkki arkistointisuunnitelmasta. Kyseessä ei ole kattava lista; yksityiskohtaiset ohjeet ja säilytysajat tulee aina varmistaa rahoittajalta ja voimassa olevasta laista.

Suurenna klikkaamalla kuvaa
Esimerkki arkistointisuunnitelmasta (pdf)

Alkuun

Määrällistä ja laadullista seurantaa

Osa rahoittajista kerää säännöllisesti määrällisiä tunnuslukuja rahoittamistaan hankkeista. Euroopan sosiaalirahaston (ESR) osittain rahoittamissa projekteissa seurataan määräajoin muun muassa, kuinka monta osallistujaa on aloittanut hankkeessa, mikä on heidän ikä- ja sukupuolijakaumansa, kuinka moni heistä on keskeyttänyt ja minkälaisia jatkosuunnitelmia heille on projektin aikana syntynyt.

Rahoittajan tarvitsemat seurantatiedot kattavat harvoin kaikkia yhdistyksen tiedontarpeita. Tämän vuoksi on tärkeää määritellä, minkälaisia muita määrällisiä tunnuslukuja kehitteillä olevasta toimintamallista tulisi kerätä. Ne ovat riippuvaisia hankkeelle asetetuista tavoitteista ja täsmentyvät yleensä hankkeen edetessä. Alussa talteen kannattaa kerätä kaikki mahdollinen.

Määrällisten tunnuslukujen lisäksi projektista kerätään myös laadullista tietoa. Hankkeen tavoitteista riippuen tällaista voivat olla esimerkiksi projektiin osallistuneiden ihmisten kokemusten, heissä havaitun muutoksen, koulutussisältöjen tai verkostotyöskentelyn eri vaiheiden kuvaaminen. Laadullisen aineiston kautta tulee näkyväksi muun muassa se, minkälaisia vaiheita kehitteillä olevaan työtapaan tai toimintamalliin sisältyy ja minkälaisia vaikutuksia sillä on havaittu olevan osallistujiin.

Kokemus on osoittanut, että toiminnan laadullista kuvaamista ei tulla useinkaan huomioineeksi riittävästi tai se ei aina liiku tarkoituksenmukaisella tasolla. Usein tämä johtuu tavoitteiden epäselvyydestä. Jos kaikille asianosaisille ei ole kirkastunut, mitä kehittämistyöllä tavoitellaan, on vaikea arvioida, miten ja millä tasolla sitä tulisi kuvata.

Yhdistyksen tehtävä on valvoa, että seurantatiedot kootaan asianmukaisesti, toimitetaan määräajoin rahoittajalle ja käsitellään sovitusti hankkeen työryhmissä ja yhdistyksessä. Käytännön toteutuksesta vastaa tavallisesti projektihenkilöstö.

Alkuun

Säännöllistä raportointia

Niin määrälliset kuin laadullisetkin seurantatiedot sisällytetään osaksi projektin raportteja. Raporteilla tuotetaan tietoa projektin tilanteesta, toteutetuista toimenpiteistä, saavutetuista tuloksista ja vaikuttavuudesta. Niiden avulla rahoittaja, yhdistys, hankkeen ohjausryhmä ja muut sidostyhmät seuraavat ja arvioivat projektin etenemistä ja sen tuloksellisuutta.

Yhdistyksen tehtävänä on huolehtia siitä, että rahoittajan edellyttämät väli- ja loppuraportit sekä vuotuiset toimintakertomukset laaditaan ohjeiden mukaisesti ajallaan. Raportoinnin on oltava säännöllistä ja riittävän tarkkaa. Eri tahojen tiedontarpeet ja aikataulut kannattaa huomioida sitä suunniteltaessa, jotta laadittavat raportit tulevat asianmukaisesti käsiteltyä ja niihin voidaan sisällyttää eri tahoille olennainen tieto.

Raporteissa toteutunutta verrataan projektisuunnitelmassa lausuttuihin tavoitteisiin ja arvioidaan onnistumista. Erityisen olennaista tietoa on, miten tavoitteisiin on päästy, millaisia tuloksia on syntynyt ja millaisia vaikutuksia projektilla on ollut. Hyödyllistä on kuvata myös niitä tilanteita, joissa tavoitteisiin ei päästä ja arvioida, mitkä tekijät ovat olleet vaikuttamassa siihen.

Alkuun

Talousseuranta

Talousseuranta on yksi väline seurata projektisuunnitelman toimivuutta ja toteutusta. Sen avulla valvotaan hankkeelle myönnetyn rahoituksen käyttöä, vältetään talousarvion ylityksiä ja ohjataan tulevia kustannuksia. Talousseurannan kautta tulee myös näkyväksi, mitä kehitteillä olevan työtavan tai toimintamallin toteuttaminen maksaa. Tästäkin syystä on tärkeää, että kaikki projektin toteutuksesta aiheutuvat kustannukset tulevat kirjatuksi projektin kirjanpitoon. Talousseurannan käytännön toteutusta on kuvattu tarkemmin Taloushallinto-osiossa.

Alkuun

Kehittämistyö edellyttää alituista arviointia

On tärkeää, että hankkeen toteutusta ja sille asetettujen tavoitteiden toteutumista arvioidaan säännöllisesti projektin edetessä eikä ainoastaan sen loppuvaiheessa. Arvioinnin kohteena ovat sekä projektisuunnitelman toimivuus ja sen toteutus että kehittämistyön sisällöt ja sille asetetut tavoitteet.

Arviointimenetelmät ja arvioitavat asiat ovat pitkälle hankekohtaisia. Olennaista on, että arviointia tehdään aina suhteessa projektisuunnitelmaan ja että käytetyt menetelmät ovat tarkoituksenmukaisia. Arvioinnista ei saisi koskaan tulla itsetarkoitus tai turhan monimutkaista toteuttaa. Parhaimmillaan se on alusta asti luonteva osa kehittämisprojektia.

Valtaosa hankkeen arvioinnista voidaan toteuttaa yhdistyksen edustajien, projektihenkilöstön ja hankkeeseen perustettavien työryhmien toimesta. Toisinaan on paikallaan hyödyntää ulkopuolista arviointia. Yksi hyväksi havaittu ja edullinen tapa sen toteuttamiseen on yhteistyö oppilaitosten kanssa. Osa rahoittajista edellyttää ostopalveluna hankittavaa ulkopuolista arviointia hankkeissa, joiden talousarvio ylittää määrätyn eurorajan.

Alkuun

Ohjausryhmien ja muiden työryhmien hyödyntäminen

Projektia varten muodostettavan ohjausryhmän yhtenä tehtävä on seurata ja valvoa projektin edistymistä sekä arvioida sen tuloksia. Laaja-alaisesti koottu ohjausryhmä voi lisätä merkittävästi projektin tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta.

Usein on paikallaan perustaa myös muita työryhmiä, joissa keskitytään jonkin tietyn osa-alueen seurantaan ja arviointiin. Tämä on suositeltavaa etenkin tilanteissa, joissa ohjausryhmällä ei ole aikaa tai mahdollisuutta paneutua kehitteillä olevan toimintamallin yksityiskohtien pohtimiseen. Esimerkkejä mahdollisista lisähuomiota edellyttävistä asioista ovat yhteistyökäytännöt, tiedotus, tavoittamiskanavat ja koulutusten sisällöt.

Alkuun

Loppuraportti

Hankkeen aikana kertyneitä kokemuksia ja tuloksia aletaan koota loppuraportiksi jo hyvissä ajoissa ennen projektin päättymistä. Tällöin projektihenkilöstö on suurella todennäköisyydellä yhä käytettävissä ja kokemukset ovat tuoreina mielessä.

Raporttiin kannattaa sisällyttää niin tavoitteiden toteutumiseen kuin hankkeen toteutukseenkin liittyvää arviointia. Molemmat kiinnostavat rahoittajia, palvelevat tulevia projektin toteuttajia sekä hyödyttävät yhdistystä itseään. Hankkeen toteutusta arvioitaessa hyödyllisiä kysymyksiä ovat: millaisia onnistumisia ja haasteita koettiin, mitä opittiin, mitä olisi voinut tehdä toisin ja mitä jäi käteen tulevaisuutta varten.

Useat rahoittajat edellyttävät sääntömääräistä loppuraporttia, jonka laatimisessa hyödynnetään valmista raporttipohjaa. Kyseistä pohjaa voidaan soveltuvilta osin hyödyntää myös projektin väliraporttien kirjoittamisessa. Näin vuosien varrella kertynyt tieto palvelee mahdollisimman hyvin loppuraportointivaihetta. Usein loppuraportti toimitetaan rahoittajalle vasta projektin päättymisen jälkeen. Sen toimittaminen ja hyväksyminen on yleensä edellytys viimeisen maksatushakemuksen käsittelylle.

Alkuun

Lopputarkastus suositeltavaa

On suositeltavaa, että hankkeen päätösvaiheeseen liittyviin tehtäviin varataan reilusti aikaa. Näistä keskeisimpiä on projektin aikana kerättyjen, olennaisten tietojen ja dokumenttien siirtäminen projektihenkilöstöltä yhdistykselle. Tässä yhteydessä kerrataan hankkeen dokumentointia ja arkistointia varten laaditut ohjeet ja suunnitelmat ja varmistutaan vielä kertaalleen siitä, että kaikki selvitykset, seurantatiedot ja raportit on laadittu ja toimitettu eteenpäin.

Päätösvaiheeseen liittyvät tehtävät ja aikataulut kannattaa suunnitella siten, että projektihenkilöstö ehtii hoitaa säilytettävien asiakirjojen arkistoinnin. Muussa tapauksessa tämä jää yhdistyksen tehtäväksi.

Alkuun

Lisäselvityksiin varauduttava

Yhdistyksen on hyvä varautua siihen, että rahoittaja saattaa pyytää lisäselvityksiä tai tarkennuksia senkin jälkeen, kun projekti on päättynyt ja projektihenkilöstö on jo siirtynyt muualle. Esimerkiksi Euroopan sosiaalirahaston (ESR) osittain rahoittamissa hankkeissa viimeisten seurantatietojen ja maksatushakemusten toimittamiseen on varattu aikaa kuukausi hankkeen päättymisen jälkeen. Tämän vuoksi on hyvinkin mahdollista, että niihin liittyvien lisäselvitysten laatiminen ja toimittaminen jää yhdistyksen tehtäväksi.

Alkuun

Asiakirjojen säilyttäminen

Seurantaan ja arviointiin liittyvät asiakirjat arkistoidaan projektin päätyttyä arkistointisuunnitelman ja rahoittajan ohjeiden mukaisesti. Säilytettäviä asiakirjoja ovat ainakin sääntömääräiset väli-, loppu-, arviointi- ja seurantaraportit, hankkeen aikana kerätyt sääntömääräiset seurantatiedot, ohjausryhmän ja muiden työryhmien pöytäkirjat ja muistiot sekä projektin lopputuotteet.

Alkuun