Projektisuunnitelman yhteydessä valmistellaan monia käytännön asioita, joista yksi on projektihenkilöstön työtilat. Työtiloille asetettavat vaatimukset riippuvat suuresti siitä, millaisia tehtäviä henkilöstön toimenkuvaan kuuluu. Esimerkiksi asiakastapaamiset edellyttävät rauhallista, ulkopuolisten korvilta ja silmiltä suljettua tilaa. Hankkeen sisällöistä riippumatta työtilojen tulee turvata työntekijöille työrauha. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yhteinen työpiste yhdistyksen
muiden toimijoiden kanssa on harvoin toimiva ratkaisu. Työtiloista aiheutuviin kustannuksiin on syytä varautua ainakin silloin, kun omia tiloja ei voida hyödyntää. Edullisia vaihtoehtoja saattaa löytyä esimerkiksi yhteistyötahojen kautta.
Yhdistyksen on huolehdittava myös siitä, että henkilöstöllä on käytössään kaikki tarpeelliset työvälineet. Talousarviossa on huomioitava välttämättömät laitehankinnat ja laitteista aiheutuvat käyttökustannukset. Yhdistyksestä saattaa löytyä vanha toimiva matkapuhelin, joka voidaan siirtää projektin käyttöön. Muussa tapauksessa henkilöstölle tulee hankkia uusi puhelin. Sama pätee tietokoneeseen. Joissakin tilanteissa yhteisen tietokoneen käyttö voi tulla kyseeseen, mutta käytäntö on osoittanut, että projektia varten kannattaa hankkia oma laite ja tarvittaessa jokaiselle projektin työntekijälle omansa. Laitteita ei saa kuitenkaan koskaan hankkia useampia kuin projektissa on työntekijöitä.
Rahoittajien keskenään erilaiset käytännöt laitehankinnoissa ja tilavuokrissa tulevat toistuvasti yllätyksenä projektin toteuttajille. Yhdistyksen kannattaakin jo suunnitteluvaiheessa varmistaa, miten näiden kustannusten kanssa menetellään. Esimerkiksi Raha-automaattiyhdistyksen rahoittamissa hankkeissa tietokoneen ja matkapuhelimen voi sisällyttää ensimmäisen vuoden kuluiksi, kun taas ESR -hankkeissa yli 1 000 euron laitehankinnat kirjataan poistoina hankkeen kestoaikana.
Vakuutukset
Hankkeen vakuutustarpeet on arvioitava jo projektisuunnitelmaa laadittaessa, jotta ne voidaan huomioida talousarviossa. Työnantajana yhdistys on velvollinen hoitamaan työntekijöidensä lakisääteiset vakuutukset. Lisäksi se kantaa vastuun toimintansa piirissä tapahtuvista vahingoista ja tapaturmista.
Halutessaan yhdistys voi ottaa vastuuvakuutuksen, joka korvaa projektin toiminnasta ulkopuolisille tahoille aiheutuneita henkilö- ja esinevahinkoja, joista yhdistyksen katsotaan olevan korvausvastuussa. Yleensä kyseiset vakuutukset kattavat sovittuun summaan saakka projektihenkilöstön aiheuttamat vahingot.
Usein yhdistyksellä on jo entuudestaan vastuu- ja tapaturmavakuutus, joka kattaa sen perustoiminnan. Tällaisessa tilanteessa vakuutusyhtiön kanssa kannattaa neuvotella, voidaanko projektihenkilöstö sisällyttää samaan vakuutukseen. Näin saatetaan säästyä turhalta työltä ja ylimääräisiltä kustannuksilta. Mikäli yhdistyksellä ei vielä ole voimassa olevaa vakuutusta, tulee se hankkia ensitilassa.
Projektin toimintaan liittyviä vakuutustarpeita voidaan täsmentää seuraavien kysymysten kautta: Mitä projektissa tehdään? Millaisia tapaturmia tai vahinkoja toiminnassa voi tapahtua? Onko hankkeessa toteutettava toiminta ympärivuotista ja säännöllistä vai ajoittaista ja epäsäännöllistä?
Selkeytyneiden tarpeiden pohjalta lähestytään vakuutusyhtiöitä. Tarjouksia kannattaa pyytää hintojen vertailemisen vuoksi useammalta yhtiöltä. Henkilöstöä varten laaditaan selkeät ohjeet siitä, miten ongelmatilanteissa toimitaan.
Sivulla ei vielä kommentteja.