Yhdistyksen projektiopas

Tarvekartoitus ja ideointivaihe ovat hyödyllisiä tapoja varmistua siitä, että projektisuunnitelman laatiminen on mielekästä ja perusteltua. Lisäksi niistä kertyy aineksia hankkeen tavoitteiden, sisältöjen ja toteutuksen kuvaamiseen. Tehtyään päätöksen hakea projektia yhdistys selvittää erilaiset rahoituslähteet ja valitsee niistä hankkeelleen sopivimman. Jokaisella rahoittajalla on omat ohjeensa sen suhteen, mitä projektisuunnitelman ja sen liitteiden tulee sisältää. Yhdistyksen tuleekin suunnitelmaa laatiessaan perehtyä valitsemansa rahoituslähteen käytäntöihin. Useat rahoittajat järjestävät rahoitusta hakeville yhdistyksille myös koulutus- ja infotilaisuuksia, joihin kannattaa ehdottomasti osallistua.

Suunnitteluvaiheen dokumentointi

Allekirjoituksillaan yhdistyksen hallitus sitoutuu hallinnoimaan projektisuunnitelmassa kuvaamansa hankkeen, mikäli se hyväksytään toteutettavaksi. Oman haasteensa projektin suunnittelulle ja toteutukselle yhdistysmaailmassa tuo se, että hallitus tai osa sen jäsenistä saattaa vaihtua useampaankin otteeseen matkalla suunnitteluvaiheesta tulosten levittämiseen ja juurruttamiseen.

Tämä korostaa dokumentoinnin merkitystä. Yhdistyksen on huolehdittava siitä, että kaikki projekti ja -työsuunnitelmat, talousarviot ja projektihakemukset säilytetään. Lisäksi on viisasta dokumentoida kaikki suunnittelu- ja ideointivaiheessa pidetyt kokoukset. Selkeät päätöspöytäkirjat ja muistiot pidetyistä kokouksista helpottavat uuden hallituksen perehtymistä edeltäjänsä tekemiin sitoumuksiin. Suunnitteluvaiheen huolellinen dokumentointi helpottaa ja jouduttaa myös projektihenkilöstön töiden aloittamista.

Suunnitelman laatimiseen kannattaa käyttää aikaa

Suunnittelutyön tuloksena syntyvässä projektisuunnitelmassa yhdistys kuvaa muun muassa hankkeen tavoitteita, toteutusta ja aikatauluja sekä sen edellyttämää lisäpanostusta eli tarvittavaa henkilöstöä ja rahoitusta. Suunnitelma kannattaa laatia huolella ja ajan kanssa, sillä siinä tehdyt virheet ja laiminlyönnit kostautuvat yleensä moninkertaisesti myöhemmin.

Suunnitelman tulee olla sekä selkeä että riittävän joustava, jotta se mahdollistaa kehittämistyöhön kuuluvan kokeilemisen ja suunnan muuttamisen. Usein suunnitelmaa joudutaan hiomaan ja täsmentämään useampaan otteeseen ennen kuin se voidaan jättää rahoittajalle. Kärsivällinen kannattaa olla, sillä lopullisen suunnitelman pohjalta tehty projektipäätös ohjaa hankkeen toteutusta.

On hyvä muistaa, että projektisuunnitelmaa ei laadita ainoastaan rahoittajaa varten. Siinä asetetaan puitteet hankkeelle, jonka mahdollisesta toteutuksesta yhdistys vastaa tulevaisuudessa. Hyväksytyn projektisuunnitelman pohjalta on suositeltavaa myöhemmin laatia yksityiskohtaisempi toimintasuunnitelma, joka palvelee projektin käytännön toteutusta. Se voidaan tehdä vaiheittain, osakokonaisuuksittain ja vuositasolla. Yhdistys vastaa yksityiskohtaisen toimintasuunnitelman laatimisesta ja toteuttamisesta ennen hankkeen käynnistämistä. Muilta osin se voidaan antaa projektihenkilöstön tehtäväksi.