Yhdistyksen projektiopas

Tiedottaminen on yksi projektin keskeisimpiä osa-alueita. Silti siihen ei useinkaan tulla kiinnittäneeksi riittävästi huomiota. Hankkeelle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen sekä kokemusten ja tulosten hyödyntäminen edellyttävät säännöllistä tiedottamista niin yhdistyksen sisällä kuin ulospäin. Valtaosa viestinnästä tapahtuu osana päivittäistä vuorovaikutusta, kun yhteisistä asioista ja suunnitelmista keskustellaan yhdistyksessä ja yhteistyötahojen kanssa.

Tiedottamisella huolehditaan siitä, että kaikki asianosaiset tietävät, missä kulloinkin mennään. Käytännössä tiedottaminen alkaa jo projektin suunnitteluvaiheessa ja jatkuu vielä sen päätyttyäkin. Hanketta on hyvä pitää säännöllisesti esillä projektipäätöksen saapumiseen saakka. Tällä tavoin yhdistyksellä on paremmat valmiudet käynnistää se mahdollisimman nopeasti päätöksen saavuttua.

Tiedottamista tukee ja ohjaa tiedotussuunnitelma, jolla varmistetaan, että tiedotus toimii tarkoituksenmukaisesti. Suunnitelmaan kirjataan keskeiset tiedotustarpeet ja käytettävät keinot. Useat rahoittajat edellyttävät, että se laaditaan jo projektisuunnitelman yhteydessä.

Projektisuunnitelmaan palaaminen

Tiedottaminen on aina tavoitteellista ja tietylle kohderyhmälle suunnattua. Osa tiedottamisen tavoitteista ja kohderyhmistä nousee hankekohtaisista sisällöistä ja yhdistyksen omista tiedontarpeista. Toiset taas ovat kaikille projekteille yhteisiä sisällöistä ja toteuttajasta riippumatta.

Tiedotussuunnitelman laatiminen aloitetaan kertaamalla hankkeen päätavoitteet. Seuraavaksi tarkastellaan, mitkä projektisuunnitelmaan kirjatuista vaiheista ja tavoitteista tarvitsevat tuekseen tiedottamista. Tämän jälkeen määritellään, mitä tiedotuksella kulloinkin tavoitellaan, kenelle se kohdennetaan ja mitä tiedotuskanavia käytetään. On tärkeää, että tiedotussuunnitelmassa huomioidaan sekä sisäinen että ulkoinen tiedotus.

Yksityiskohdat myöhemmin

Suunnitteluvaiheessa riittää, että tiedotussuunnitelmaan kirjataan tiedotuksen päävaiheet ja pohditaan niihin liittyvää työnjakoa. Tällä tavoin varmistetaan se, että tiedottaminen tulee huomioiduksi yhdistyksen edustajien ajankäytön, projektihenkilöstön toimenkuvien ja heiltä edellytettävän osaamisen sekä projektin aikataulujen ja talousarvion kannalta.

Jotta tiedotussuunnitelma tukisi mahdollisimman hyvin projektin toteuttamista, sitä täsmennetään ja täydennetään yksityiskohtaisemmaksi hankkeen edetessä. Viimeistään projektin alkaessa tiedotussuunnitelmaan kirjataan odotetut tulokset, seuranta- ja arviointikäytännöt, aikataulut, kustannukset sekä tehtävät ja työnjako. Suunnitelman toimivuutta seurataan ja arvioidaan hankkeen aikana ja sitä muutetaan tarvittaessa.

Erilaisia tiedotustarpeita eri vaiheissa

Tiedottaminen läpäisee projektin kaikki vaiheet. Jokaisella vaiheella on omat tavoitteensa ja ominaispiirteensä, jotka tulee ottaa huomioon. Hankkeen tiedotus kannattaa sitoa vahvasti osaksi yhdistyksen muuta tiedotustoimintaa.

Aloitusvaiheessa korostuvat tavallisesti tarpeet vahvistaa suunnitteluvaiheessa luotuja yhteistyöverkostoja, projektihenkilöstön rekrytointi ja projektisuunnitelmassa nimetyn osallistujajoukon tavoittaminen. Hankkeesta tiedotetaan säännöllisesti ja aktiivisesti myös yhdistyksessä ja projektin työryhmissä.

Yksi tavallisimpia virheitä on, että aloitusvaiheen jälkeen tiedottaminen unohdetaan tai sitä tehdään sattumanvaraisesti. Hankkeen etenemisestä, kokemuksista ja tuloksista tulee tiedottaa säännöllisesti. Tiedottamisesta tulee helpompaa, kun on kertynyt käytännön kokemuksia, joita voi kuvailla.

Hankkeen loppupuolella tiedotus painottuu tuloksista kertomiseen ja tuotosten levittämiseen. Tavallisesti levitystyö jatkuu vielä, kun projekti ja projektihenkilöstön työsuhteet ovat jo päättyneet.

Eri tahoilla erilaisia tiedontarpeita

Projektin tiedotustarpeiden lisäksi tiedotussuunnitelmassa huomioidaan eri tahojen tiedontarpeet. Useat rahoittajat määrittelevät ohjeissaan yksityiskohtaisesti, kuinka usein ja millä tavalla heille ja hankkeen ohjausryhmälle tulee raportoida projektin etenemisestä.

Yhdistyksen ratkaistavaksi jää muun muassa, miten hankkeesta tiedotetaan yhdistyksen hallitukselle ja muille toimijoille, yhteistyötahoille sekä projektiin osallistumisesta kiinnostuneille. On yhdistyksen edun mukaista, että projektissa kertyvää kokemusta ja tietoa hyödynnetään yhdistyksen muussa toiminnassa.

Tiedottamiseen on panostettava

Tiedottamisella on suuri merkitys projektien toteuttamisessa ja niissä kertyvien tulosten hyödyntämisessä. Tästä johtuen siihen kannattaa panostaa sekä ajallisesti että talousarviota laadittaessa. Kaikki tiedottamisesta aiheutuvat kustannukset on muistettava sisällyttää projektin talousarvioon. Vaikka iso osa tiedottamisesta maksaa vain vaivan, esimerkiksi esitteisiin, tilaisuuksiin, tapahtumiin ja julkaisuihin on oltava myös rahoitus. Rahoittajan viestintäohjeisiin on hyvä tutustua huolella, jotta kaikki välttämätön tulee huomioiduksi.