Yhdistyksen projektiopas

Usein yhdistyksellä on jo suunnittelutyön alkaessa ajatus siitä, kenelle projekti kohdennetaan. Suunnittelun edetessä täsmentyy tavallisesti myös, mitä hankkeen aikana tehdään. Sen sijaan projektin tavoitteita ja päämäärää ei aina mietitä riittävästi. Yhdistyksen tulee alusta saakka pitää mielessä, mitä se hankkeellaan tavoittelee ja miten se aikoo hyödyntää projektin kokemuksia ja tuloksia sen päätyttyä.

Tavoitteet ovat hankkeen perusta. Niissä täsmentyy ja konkretisoituu se tarve, johon yhdistys haluaa projektillaan vastata. On äärimmäisen tärkeää, että hankesuunnitteluun osallistuville tahoille muodostuu yhteinen ymmärrys siitä, mihin projektilla pyritään. Mikäli projektin päämäärää ja tavoitteita ei kyetä määrittelemän riittävän selkeästi tai niistä ei päästä yhteisymmärrykseen, on projektihakemus yleensä parempi jättää tekemättä.

Tavoitteissa lausutaan ääneen muutos tai ongelmanratkaisu, joka projektilla pyritään tuottamaan. Toisin sanoen, mitä tarkastelun kohteena olevalle ilmiölle tai ongelmalle toivotaan tapahtuvan hankkeessa tehtävän kehittämistyön aikana ja sen jälkeen. Tavoitteeksi ei siis määritellä projektin toimintaa – sitä, mitä hankkeen aikana tehdään – vaan kehittämistyön päämäärä ja tulokset.

Tavoite ≠ toiminta
Tavoite = kehittämistyön päämäärä ja tulokset
Toiminta = se, mitä hankkeen aikana tehdään tavoitteiden saavuttamiseksi

Kun tavoitteet ovat selkeytyneet, päätetään millä keinoilla ja minkälaisella toiminnalla niihin pyritään. Projektissa toteutettava toiminta ei ole itsetarkoitus, vaan sen avulla testataan kehitteillä olevaa työtapaa, työvälinettä tai toimintamallia.

Tarkoituksena on, että hankkeen aikana tehdystä kehittämistyöstä hyötyvät muutkin kuin projektiin osallistuneet ihmiset. Projektissa voidaan esimerkiksi tarjota palvelua, tukea, apua tai koulutusta jollekin tietylle ihmisjoukolle. Viimesijaisena tavoitteena kuitenkin on, että yhdistys saa käyttöönsä sellaisen työtavan tai toimintamallin, jota se voi hyödyntää laajemminkin.

Rahoittajat kiinnittävät erityishuomiota tavoitteiden selkeyteen, realistisuuteen sekä siihen, että ne ovat oikeassa suhteessa hankkeen työmäärään, kestoon ja työpanokseen nähden. Yksi tavallisimpia erheitä on asettaa projektille niin ihanteellisia tavoitteita, että niiden saavuttaminen ei olisi missään olosuhteissa mahdollista. Tavoitteiden on aina oltava sellaisia, että ne on mahdollista saavuttaa annetussa ajassa ja käytettävissä olevilla resursseilla.

Toinen yleinen sudenkuoppa on, että tavoitteet jäävät niin yleiselle tasolle, että projektin suunnittelu, toteuttaminen, seuraaminen ja arvioiminen niiden pohjalta hankaloituu. Liian ylimalkaiset tavoitteet johtavat usein siihen, että projektiin liittyvää työmäärää ja aikatauluja ei pystytä arvioimaan oikein.

Hyvät tavoitteet ovat

• selkeitä
• realistisia
• konkreettisia
• saavutettavissa olevia
• mitattavia ja arvioitavia
• yhteisesti ymmärrettyjä