Yhdistyksen projektiopas

Projektisuunnitelman osana laadittava talousarvio on yhdistyksen arvio siitä, mitä hankkeen toteuttaminen eri vaiheineen, sisältöineen ja toimenpiteineen tulisi maksamaan. Projektin kustannukset muodostuvat niistä lisäkustannuksista, joita hankkeen toteuttaminen aiheuttaa yhdistykselle tai toteutuksessa mukana oleville yhteistyötahoille. Kustannuksilla on aina oltava suora yhteys projektiin: ilman hanketta kyseisiä kustannuksia ei syntyisi ja ilman kyseisiä kustannuksia hanketta ei voitaisi toteuttaa.

Talousarvion laatimiseen kannattaa käyttää aikaa, sillä se määrittää pitkälti, millaisia kustannuksia hankkeessa voi syntyä ja millaisia hankintoja siinä voi tehdä. Tämän vuoksi onkin tärkeää, että kaikki projektin toteuttamisen kannalta olennaiset kustannukset ja hankinnat tulevat huomioiduksi jo projektisuunnitelmassa. Niiden lisääminen talousarvioon myöhemmin voi olla mahdotonta. Talousarvioon voidaan ja varmasti joudutaankin tekemään muutoksia ja täsmennyksiä, mutta tavallisesti niitä voidaan tehdä ainoastaan myönnetyn rahoituksen puitteissa.

Talousarviota laadittaessa ei pidä säästää väärissä kohdissa ja vääristä syistä. Turhan usein jätetään huomioimatta esimerkiksi arvioinnista, projektihenkilöstön työnohjauksesta ja heidän jaksamisensa tukemisesta tai ohjausryhmän työskentelystä aiheutuvat kustannukset, vaikka niihin voisikin hakea rahoitusta. Edellä mainitut kustannukset nousevat harvoin kynnyskysymyksiksi rahoittajan arvioidessa hakemuksen toteuttamiskelpoisuutta. Päinvastoin, niiden puuttuminen saattaa olla rahoittajalle osoitus siitä, että hakija ei ole osannut huomioida kaikkia projektin toteuttamisen kannalta olennaisia kustannuksia.

Rahoittajilla on kattavat ja yksityiskohtaiset ohjeet siitä, millaisiin kustannuksiin rahoitusta on mahdollista hakea. Niistä selviää myös tuleeko yhdistyksen varautua kustannuksiin, jotka aiheutuvat rahoittajan edellyttämistä toimenpiteistä, kuten esimerkiksi tilintarkastuksista tai ulkopuolisesta arvioinnista. Yhdistyksen tulee varmistaa, että sillä on talousarviota laadittaessa käytössään ajan tasalla olevat ohjeet. Rahoittajan edustajat eivät voi osallistua talousarvion ja projektisuunnitelman tekemiseen, mutta neuvovat mielellään yhdistyksiä omien käytäntöjensä osalta.

Kustannusten arvioiminen ja eritteleminen aloitetaan tutustumalla rahoittajan käyttämään kustannusjaotteluun, jota kannattaa käyttää talousarvion runkona. Jaottelusta selviää tiivistetysti, millaisia kustannuksia projektissa voi aiheutua ja miten ne jaotellaan. Yleensä talousarvio laaditaan erikseen jokaiselle projektin toimintavuodelle ja sen kokonaiskestolle.

Kaksi esimerkkiä rahoittajien käyttämistä jaotteluista:

Tarkempaa arvioimista varten kustannusluokat pilkotaan pienempiin, helpommin laskettaviin osiin. Matkakuluja arvioitaessa voidaan esimerkiksi hyödyntää juna- tai bussilippujen ja hotellihuoneiden hintoja, jotka kerrotaan arvioidulla määrällä matkustajia ja matkustuskertoja. Samalla tavalla voidaan arvioida myös esimerkiksi puhelinkuluja.

Osa kustannuksista nivoutuu toisiinsa. Mikäli projektiin palkataan työntekijöitä, velvoittaa laki työnantajan maksamaan palkkojen lisäksi myös niihin liittyvät pakolliset sivukulut ja vakuutusmaksut sekä työntekijöiden työterveyshuollon. Mikäli yhdistyksellä ei ole osaamista hoitaa palkkahallintoa omatoimisesti, on se järkevää siirtää ulkopuoliselle tilitoimistolle, mistä puolestaan aiheutuu kustannuksia. Henkilöstöön liittyen talousarviossa tulee huomioida myös koulutus, työnohjaus, työpaikkaruokailu ja virkistys. Suositeltavaa on, että projektihenkilöstöön sovelletaan samoja käytäntöjä kuin yhdistyksen muihinkin työntekijöihin. Rahoittajalta kannattaa aina varmistaa, voidaanko kaikki henkilöstökulut sisällyttää projektin talousarvioon.

Kustannusten arvioimisessa kannattaa hyödyntää yhdistyksen muusta toiminnasta ja aiemmista projekteista kertyneitä kokemuksia. Kokemusta on saattanut kertyä esimerkiksi henkilökuluista ja painotuotteisiin liittyvistä kustannuksista. Myös omalta liitolta tai kattojärjestöltä ja yhteistyötahoilta voi kysyä neuvoja.

Kustannusten lisäksi talousarviossa mainitaan, jos yhdistys on hakenut tai saanut projektia varten muuta rahoitusta. Usein eri rahoituslähteiden yhdistämiseen liittyy ehtoja, jotka on hyvä selvittää jo hakuvaiheessa. Talousarvion laatiminen ja siinä käytetyt laskentaperusteet on syytä dokumentoida tarkasti. Näin talousarvioon on helpompi palata silloin, kun sen täsmentäminen on ajankohtaista.