Projektisuunnitelmaan kirjataan, millä tavalla hankkeen toteutusta ja sille asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan ja arvioidaan. Suunnitelmassa voidaan esimerkiksi kuvata raportointi- ja seurantamenetelmiä sekä niiden sisältöjä ja aikatauluja. Lisäksi voidaan kertoa, miten yhdistyksen hallitus ja projektin ohjausryhmä osallistuvat hankkeen toteutuksen seurantaan ja arvioimiseen.
Seuranta tarkoittaa tiedon keräämistä siitä, mitä projektin eri vaiheissa ja osakokonaisuuksissa tehdään. Arviointi taas sen pohtimista, mitkä tekijät ovat edistäneet asetettujen tavoitteiden toteutumista ja mitkä puolestaan ovat hankaloittaneet tai estäneet niihin pääsyä.
Usein käytäntö osoittaa alkuperäisen projektisuunnitelman joiltakin osin tai kokonaan toimimattomaksi. Muutostarpeiden havaitseminen ja toiminnan kehittäminen onnistuvat ainoastaan, jos hankkeen toteutusta seurataan ja arvioidaan säännöllisesti. Näin tulee näkyväksi, mitä on tehty, miten on tehty, mitkä keinot toimivat, mitä kannattaa säilyttää ja mistä on syytä luopua.
Valtaosa arvioinnista voidaan toteuttaa yhdistyksen edustajien, projektihenkilöstön ja hankkeeseen perustettavien työryhmien toimesta. Osa rahoittajista edellyttää ulkopuolista arviointia hankkeissa, joiden talousarvio ylittää määrätyn eurorajan. Yhdistyksen tulee selvittää valitsemansa rahoittajan käytännöt arvioinnin, seurantatietojen ja raportoinnin suhteen. Niihin saattaa sisältyä hyvinkin yksityiskohtaisia ohjeita muun muassa siitä, minkälaisia seurantatietoja hankkeessa tulee kerätä.
Sivulla ei vielä kommentteja.