Jokaisessa projektissa on vaiheita, sisältöjä ja osa-alueita, joihin sisältyy uhkia tai riskitekijöitä. Ne voivat liittyä esimerkiksi hankkeen aikatauluihin, talouteen, henkilöstöön, tiedonkulkuun tai yhdistyksen ulkopuolisiin tahoihin. Riskien ennakoimisen tarkoituksena on sekä kartoittaa mahdollisia uhkatekijöitä että laatia suunnitelma niiden välttämiseksi. Ennakoinnilla pyritään myös minimoimaan toteutuneiden riskien vaikutusta.
Riskien ennakoiminen on ajankohtaista siinä vaiheessa, kun yhdistys tietää, millaista hanketta se hakee. Halutessaan yhdistys voi sisällyttää riskien ennakoinnin osaksi projektisuunnitelmaa. Se voidaan toteuttaa myös myöhemmin. Työskentelyssä kannattaa hyödyntää mahdollisimman monipuolisesti ja laaja-alaisesti eri tahojen osaamista ja kokemusta. Hyväksi on osoittautunut se, että hankkeen ohjausryhmä osallistuu riskien ennakointiin.
Riskien ennakoimiseen on kehitetty monia erilaisia menetelmiä, joille yhteistä on yleensä seuraavat asiat:
- Tunnistetaan riskit: Mikä projektissa voisi mennä pieleen?
- Valitaan arvioitavat riskit: Mitkä niistä ovat todennäköisimmät ja vaikutukseltaan vakavimmat?
- Mietitään ennakoimista: Mistä ko. riskit syntyvät ja miten ne voisi ehkäistä?
- Sovitaan ehkäisevistä toimenpiteistä: Mitkä toimenpiteistä toteutetaan ja missä kohdin otetaan tietoinen riski?
- Varaudutaan toteutuviin riskeihin: Miten toimitaan, jos riskit toteutuvat?
Swot-analyysi
Projektiin liittyvien uhkien ja riskien tunnistamisessa ja arvioimisessa voidaan hyödyntää esimerkiksi SWOT -analyysiä. Siinä kirjataan nelikenttään projektin vahvuudet (Strengths), heikkoudet (Weaknesses), mahdollisuudet (Opportunities) ja uhat (Threats). Kentän yläpuoli kuvaa projektin nykytilaa ja sen sisäisiä tekijöitä, alapuolella ovat projektin tulevaisuus ja ulkoiset tekijät. Vasemmalle puolelle sijoittuvat myönteiset asiat ja oikealle puolelle kielteiset.
SWOT -analyysi voidaan toteuttaa ryhmätyönä, jossa ryhmä pohtii ruudukossa mainittuja asioita yhdessä ja kirjaa keskustelut suoraan yhteiseen nelikenttään. Analyysi voidaan toteuttaa myös siten, että jokainen täyttää ruudukon ensin itsenäisesti. Tämän jälkeen ruudukot kerätään yhteen ja niiden pohjalta luodaan yhteinen näkemys projektin riskeistä.
Kun riskeistä on saatu luotua yhteinen nelikenttä, tehdään sen pohjalta johtopäätöksiä: miten vahvuuksia voidaan kehittää, heikkouksia poistaa, mahdollisuuksia hyödyntää ja uhkia torjua ennen kuin ne toteutuvat. Johtopäätökset kirjataan osaksi analyysiä.
Klikkaa kuvaa suuremmaksi
SWOT-analyysi (pdf)
Sivulla ei vielä kommentteja.