Tavoitteellinen ja tuloksellinen työskentely edellyttää, että projektia toteuttamaan palkataan yksi tai useampi työntekijä. Henkilöstön määrän ja toimenkuvien suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa. Molempien tulee aina olla suhteessa projektin työmäärään ja tavoitteisiin. Suunnitteluvaiheessa huomioidaan myös muiden kuin projektihenkilöstön toimenkuvat: Ketkä kaikki osallistuvat projektin toteutukseen yhdistyksessä? Mitkä ovat heidän tehtävänsä? Kenen tehtäviin kuuluu seurata ja valvoa hankkeen etenemistä?
Aina suhteessa työmäärään ja tavoitteisiin
Ihannetilanteessa henkilöstön määrän ja toimenkuvien suunnittelu lähtee liikkeelle työvaiheiden ja tehtävien listaamisesta. Jokaiseen projektiin sisältyy sen tavoitteista riippumatta muun muassa aikataulujen ja toimintasuunnitelmien laatimista, raportointia, talousseurantaa ja verkostoyhteistyötä. Lisäksi jokaisessa hankkeessa on sen tavoitteisiin ja sisältöihin sidottuja, yksittäiselle projektille ominaisia tehtäväalueita. Tällaisia voivat olla esimerkiksi koulutustilaisuuksien järjestäminen ja kouluttaminen tai vertaisryhmien ohjaaminen.
Syntyvää tehtävälistaa on syytä verrata asetettuihin tavoitteisiin ja projektin suunniteltuun kestoon sen turvaamiseksi, että kaikki osa-alueet tulevat tehtävien määrittelyssä huomioiduksi.
Henkilöstön määrä
Tehtävien listaamisen jälkeen arvioidaan, kuinka monta henkilöä tarvitaan niitä toteuttamaan. Valitettavan usein projektisuunnitelmat laaditaan siten, että hankkeeseen palkataan vain yksi työntekijä. Toki on myös projekteja, jotka on mahdollista toteuttaa yhden ihmisen työpanoksella. Yhden työntekijän varaan rakennetaan kuitenkin usein myös hankkeet, joiden menestyksellinen toteuttaminen edellyttäisi useamman hengen työpanosta.
Työparin tai tiimin etuna on monenlaisen osaamisen hyödyntäminen sekä työntekijöiden toisiltaan saama ajatustuki ja käytännön apu. Yhdessä pystytään tuottamaan huomattavasti enemmän ideoita ja tuloksia kuin mitä yhdenkään yksittäisen työntekijän olisi mahdollista saada aikaan. Useamman hengen työryhmä ei myöskään ole niin haavoittuvainen tilanteissa, joissa työntekijä sairastuu, on lomalla tai vaihtuu.
Useamman henkilön palkkaaminen on kuitenkin perusteltua ainoastaan, jos projektin tavoitteet ja toimintasuunnitelma sitä edellyttävät. Näin jo senkin vuoksi, että henkilöstökulut muodostavat yleensä ison osan projektin kokonaiskustannuksista, mistä syystä ne tulee kyetä perustelemaan hyvin.
Henkilöstön toimenkuvat
Yleensä projektihakemuksissa pyydetään avaamaan henkilöstön toimenkuvat. Erityisen selkeästi ja yksiselitteisesti toimenkuvat kannattaa kuvata silloin, kun palkkakustannuksia haetaan useammalle kuin yhdelle henkilölle. Tällöin myös rahoittajalle tulee selväksi, millaisia tehtäviä henkilöstö tulisi hoitamaan.
Useamman hengen työryhmä mahdollistaa sen, että jollakin työntekijällä on muita suurempi vastuu esimerkiksi talousseurannasta tai raportoinnista. Toimenkuvaan voi sisältyä myös työnjohdollisia tehtäviä, mutta suoranaista esimiehisyyttä siihen ei kannata sisällyttää ainakaan silloin, kun projektissa työskentelee vain kaksi työntekijää.
Työsuhteiden kesto
Työsuhteiden alkamisajankohta kannattaa suunnitella huolella. Työsuhteet voivat alkaa vasta rahoituksen varmistuttua. Esimerkiksi Raha-automaattiyhdistyksen projektipäätöksestä saapuu ennakkotieto joulukuussa ja valtioneuvoston vahvistama, lopullinen projektipäätös helmikuussa. Toisin sanoen, rahoitus ei varmistu ennen helmikuuta. Tämä tulee huomioida myös aikatauluja laadittaessa: ensimmäisenä vuonna hankkeella on käytössään arviolta yhdeksän kuukautta toiminta-
aikaa. Rahoituspäätöksen lisäksi työsuhteiden alkamisajankohtaan vaikuttaa se, milloin tehtävään valittu henkilöstö on vapaa aloittamaan uudessa työssään.
Myös vuodenaikoihin liittyvillä tekijöillä voi olla vaikutusta työsuhteiden alkamisajankohtaan. Hanketta ei välttämättä kannata käynnistää juuri kesän kynnyksellä tai ennen joulua, jolloin yhteistyökumppanit ja muut aloittamiseen osallistuvat tahot lomailevat.
Lähtökohtaisesti on suositeltavaa, että kaikki projektiin palkattavat ihmiset aloittavat samanaikaisesti. Yhtäaikainen aloitus tukee työparin tai tiimin tutustumista ja hioutumista yhteen. Yhdistys hyötyy tästä perehdytysvaiheessa, kun koko henkilöstö voidaan perehdyttää yhdellä kertaa.
Joskus henkilöstön työsuhteiden porrastaminen on perusteltua projektin sisällöistä johtuen. Ajatuksena voi esimerkiksi olla uuden toimintamallin kokeileminen ja levittäminen vaiheittain. Tällöin kokeilun ensimmäinen vaihe voi olla järkevä toteuttaa jollakin suppealla alueella, minkä jälkeen sitä voidaan lähteä viemään laajemmalle alueelle lisähenkilöstön voimin.
Yhdistyksen edustajien rooli
Joissakin projektihakemuksissa pyydetään jo hakuvaiheessa kertomaan, millaisia tehtäväalueita yhdistyksen muut edustajat hoitavat. Usein kysytään muun muassa, kuka toimii projektihenkilöstön esimiehenä, kuka vastaa projektille myönnetystä rahoituksesta, kenen tehtäviin kuuluu seurata ja valvoa projektia sekä kuka toimii yhdistyksen virallisena yhteyshenkilönä rahoittajan suuntaan.
Edellä listattu korostaa yhdistyksen vastuuta projektinsa toteuttajana. Vaikka palkattu henkilöstö vastaakin pitkälti käytännön toteutuksesta, on yhdistys viimekädessä vastuussa sille myönnettyjen rahojen käytöstä, eri osa-alueiden toteutuksesta ja mahdollisten muutosten tekemisestä alkuperäiseen toimintasuunnitelmaan.
Sivulla ei vielä kommentteja.