Yhdistyksen projektiopas

On ensiarvoisen tärkeää, että koko hallitus sitoutuu hankesuunnitteluun ja sen tuloksena mahdollisesti syntyvään projektisuunnitelmaan. Käytännön suunnittelutyö ja esiselvitykset voidaan antaa joidenkin hallituksen jäsenten tai yhdistyksen työntekijöiden tehtäväksi. Ideointi ja suunnittelu eivät kuitenkaan saisi koskaan jäädä yhden tai kahden asialle omistautuneen ihmisen varaan. Hallituksen on osallistuttava suunnitteluun aktiivisesti ja varmistuttava siitä, että suunnitelmat ovat yhdistyksen strategian ja perustehtävän mukaisia.

Hyvä hanke on aina tarvelähtöinen. Ihannetilanteessa kehittämistarve nousee yhdistyksen perustoiminnassa tehdyistä havainnoista. Tällöin projekti ja sen tulokset juurtuvat luontevaksi osaksi yhdistyksen toimintaa.

Suunnittelu lähtee liikkeelle havaitun tarpeen luonteen ja laajuuden kartoittamisella. Aikaa kannattaa käyttää myös hankkeen sisältöjen ja toteutuksen ideointiin. Tarvekartoituksen ja ideointivaiheen tuloksena saatetaan todeta, että hankesuunnittelun jatkaminen ei olekaan perusteltua tai ajankohtaista.

Mikäli yhdistys päättää hakea projektia, se laatii projektisuunnitelman, jossa se kuvaa muun muassa hankkeen tavoitteita, toteutusta ja aikatauluja sekä sen edellyttämää lisäpanostusta eli tarvittavaa henkilöstöä ja rahoitusta. Suunnitelmaa laadittaessa on perehdyttävä myös työtiloihin, työvälineisiin ja vakuutuksiin liittyviin käytännön kysymyksiin. Suunnitelma kannattaa laatia huolella ja ajan kanssa, sillä siinä tehdyt virheet ja laiminlyönnit kostautuvat yleensä moninkertaisesti myöhemmin. Valitun rahoittajan ohjeisiin kannattaa perehtyä huolella sen varmistamiseksi, että kaikki sen edellyttämät asiat tulevat suunnitelmassa huomioiduiksi.

Suunnittelutyön myötä yhdistykselle muodostuu näkemys siitä, mitä kaikkea projektin hallinnoiminen ja toteuttaminen siltä edellyttää sekä millaisia vastuita ja velvollisuuksia projekti toisi mukanaan. Isosta muutoksesta on kyse etenkin silloin, kun yhdistys ei ole aikaisemmin toiminut työnantajana. Yhdistyksellä onkin jo projektia hakiessaan oltava riittävä käsitys siitä, mitä työantajana toimiminen tarkoittaa.

Liikkeelle tarvekartoituksesta

Hyvä hanke on aina tarvelähtöinen. Tarpeen voi pukea sanoiksi joku yhdistyksen asiakkaista, luottamushenkilöistä, työntekijöistä tai yhteistyötahoista. Kyseessä voi olla esimerkiksi havainto siitä, että jokin tietty asiakasryhmä tarvitsisi erityishuomiota tai tukea, jota sille ei voida olemassa olevien palveluiden puitteissa tarjota.

Ensimmäiseksi on varmistuttava siitä, että projekti on oikea tapa vastata havaittuun tarpeeseen. Tällöin olennainen kysymys on, edellyttääkö asiaan tarttuminen projektin perustamista vai voitaisiinko siihen vaikuttaa muilla keinoin. Pienimuotoista kehittämistyötä voidaan tehdä myös perustoiminnan puitteissa ilman erillisrahoitusta.

Tarvekartoituksella selvitetään havaitun tarpeen luonnetta ja laajuutta sekä varmistutaan siitä, että projektin suunnitteleminen on perusteltua ja järkevää. Samalla saadaan suunnittelutyön pohjaksi aineksia kuvata sitä ilmiötä, asiantilaa ja tarvetta, johon hankkeella pyrittäisiin vastaamaan.

Kartoituksessa käytettävät menetelmät valitaan sen mukaan, minkälaisesta asiasta on kyse. Tarkoituksenmukaisten menetelmien ei tarvitse olla monimutkaisia tai suuritöisiä. Olennaista on, että niillä saadaan lisätietoa tarkastelun kohteena olevasta ilmiöstä.

Liikkeelle lähdetään kokoamalla yhteen kaikki tieto, osaaminen ja kokemukset, joita yhdistyksessä on aihealueesta kertynyt. Syytä on myös tutustua muiden tahojen toimintaan ja selvittää, onko ongelmaa jo yritetty ratkaista toisaalla. Yhdistyksen toimijoiden ja yhteistyötahojen kanssa käydyt keskustelut ovat oiva tapa kerätä arvokasta tietoa siitä, minkälaisena tarkasteltava asiantila näyttäytyy eri tahojen toiminnassa.

Muita käytettyjä menetelmiä ovat erilaiset kyselyt, joilla voidaan esimerkiksi kartoittaa asiakkaiden kokemuksia sekä heidän tarvettaan ja kiinnostustaan osallistua suunniteltuun toimintamuotoon, mikäli se toteutetaan. Kysely voidaan kohdentaa myös yhdistyksen vapaaehtoisille tai yhteistyötahoille.

Alkuun

Monipuolisesta asiantuntemuksesta on hyötyä

Mikäli projekti osoittautuu oikeaksi välineeksi kehittämistyöhön, on perusteltua ryhtyä suunnittelemaan sen toteutusta. Kun hankesuunnittelua ohjaa halu vastata havaittuun tarpeeseen – eikä esimerkiksi mahdollisuus erillisrahoitukseen tai työntekijän palkkaamiseen – yhdistyksen on mahdollista päättää, millä aikataululla suunnittelu tapahtuu. Aikatauluja laadittaessa on huomioitava se, että luottamushenkilöt ovat usein monessa mukana. Riittävän väljät aikataulut mahdollistavat sen, että kaikki olennaiset tahot ehtivät osallistua ja perehtyä suunnitteluun.

Suunnitteluun kannattaa osallistaa mahdollisimman monia yhdistyksen toimijoita. Tämä monipuolistaa suunnittelua ja lisää sitoutumista hankkeeseen. Mukaan kannattaa ottaa erityisesti ne, joiden toimintaan tuleva hanke vaikuttaisi. Näin turvataan se, että heidän osaamisensa ja asiantuntemuksensa tulevat alusta asti huomioiduksi. Tärkeäksi on osoittautunut esimerkiksi se, että yhdistyksen talousvastaava osallistuu hankesuunnitteluun jo mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Myös yhteistyötahot kannattaa kutsua jo hyvissä ajoin keskustelemaan yhdistyksen suunnitelmista. Heillä saattaa olla arvokasta näkemystä siitä, minkälaiselle toiminnalle paikkakunnalla olisi tarvetta. Avoimella keskustelulla vältetään päällekkäisyyksiä, lisätään luottamusta, hyödynnetään yhteistyötahojen asiantuntemusta ja vahvistetaan heidän sitoutumistaan tulevaan hankkeeseen. Suunnitteluvaiheessa on oltava yhteydessä ainakin kaikkiin niihin tahoihin, joille kaavaillaan jonkinlaista roolia projektin toteutuksessa.

Alkuun

Sisältöjen ja toteutuksen ideointi

Parhaiten ideointi onnistuu ryhmätyönä. Ryhmään voi yhdistyksen oman väen lisäksi kutsua myös olennaisia yhteistyökumppaneita. Työskentelyn tavoitteena on tuottaa mahdollisimman paljon hankkeen sisältöihin ja toteuttamiseen liittyviä ideoita ja ajatuksia.

Aluksi annetaan tilaa luovuudelle ja lähdetään liikkeelle sillä asenteella, että kaikki on mahdollista. Työskentelyn tuloksena syntyneet ideat kerätään talteen ja niiden toteuttamiskelpoisuutta arvioidaan myöhemmin. Samalla varmistutaan siitä, että syntyneet ideat sopivat yhdistyksen perustehtävään.

On tärkeä päättää, mihin työskentelyssä keskitytään ja millaisiin kysymyksiin lähdetään etsimään ratkaisuja. Tällä tavoin kokonaisuus pysyy hallinnassa ja työskentely on hedelmällistä. Ideointia tukemaan on kehitetty useita erilaisia työskentelymenetelmiä. Ohessa on esitelty niistä yksi:

Alkuun

Kaikki hyvät ideat eivät päädy suunnitelmaksi

Huolellisen suunnittelun tuloksena saatetaan todeta, että projektin hakeminen ei olekaan järkevää tai ajankohtaista. Hankkeesta luopuminen ei tarkoita, että suunnittelussa ja ideoinnissa oltaisiin epäonnistuttu. Päinvastoin, on pelkästään hyvä, että asia todetaan ennen varsinaisen projektisuunnitelman laatimista ja rahoittajalle toimittamista.

Suunnitteluun käytetty aika ei koskaan mene hukkaan. Se tarjoaa yhdistyksen toimijoille mahdollisuuden syventyä ja perehtyä tärkeänä pitämäänsä asiaan keskenään ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Näin se vahvistaa ja syventää sekä yhdistyksen osaamista että yhteistyöverkostoja. Hyvin dokumentoitu suunnitteluprosessi palvelee myös mahdollisia tulevia suunnittelutalkoita.

Alkuun

Tuloksena projektisuunnitelma

Tarvekartoitus ja ideointivaihe ovat hyödyllisiä tapoja varmistua siitä, että projektisuunnitelman laatiminen on mielekästä ja perusteltua. Lisäksi niistä kertyy aineksia hankkeen tavoitteiden, sisältöjen ja toteutuksen kuvaamiseen. Tehtyään päätöksen hakea projektia yhdistys selvittää erilaiset rahoituslähteet ja valitsee niistä hankkeelleen sopivimman. Jokaisella rahoittajalla on omat ohjeensa sen suhteen, mitä projektisuunnitelman ja sen liitteiden tulee sisältää. Yhdistyksen tuleekin suunnitelmaa laatiessaan perehtyä valitsemansa rahoituslähteen käytäntöihin. Useat rahoittajat järjestävät rahoitusta hakeville yhdistyksille myös koulutus- ja infotilaisuuksia, joihin kannattaa ehdottomasti osallistua.

Suunnitteluvaiheen dokumentointi

Allekirjoituksillaan yhdistyksen hallitus sitoutuu hallinnoimaan projektisuunnitelmassa kuvaamansa hankkeen, mikäli se hyväksytään toteutettavaksi. Oman haasteensa projektin suunnittelulle ja toteutukselle yhdistysmaailmassa tuo se, että hallitus tai osa sen jäsenistä saattaa vaihtua useampaankin otteeseen matkalla suunnitteluvaiheesta tulosten levittämiseen ja juurruttamiseen.

Tämä korostaa dokumentoinnin merkitystä. Yhdistyksen on huolehdittava siitä, että kaikki projekti ja -työsuunnitelmat, talousarviot ja projektihakemukset säilytetään. Lisäksi on viisasta dokumentoida kaikki suunnittelu- ja ideointivaiheessa pidetyt kokoukset. Selkeät päätöspöytäkirjat ja muistiot pidetyistä kokouksista helpottavat uuden hallituksen perehtymistä edeltäjänsä tekemiin sitoumuksiin. Suunnitteluvaiheen huolellinen dokumentointi helpottaa ja jouduttaa myös projektihenkilöstön töiden aloittamista.

Suunnitelman laatimiseen kannattaa käyttää aikaa

Suunnittelutyön tuloksena syntyvässä projektisuunnitelmassa yhdistys kuvaa muun muassa hankkeen tavoitteita, toteutusta ja aikatauluja sekä sen edellyttämää lisäpanostusta eli tarvittavaa henkilöstöä ja rahoitusta. Suunnitelma kannattaa laatia huolella ja ajan kanssa, sillä siinä tehdyt virheet ja laiminlyönnit kostautuvat yleensä moninkertaisesti myöhemmin.

Suunnitelman tulee olla sekä selkeä että riittävän joustava, jotta se mahdollistaa kehittämistyöhön kuuluvan kokeilemisen ja suunnan muuttamisen. Usein suunnitelmaa joudutaan hiomaan ja täsmentämään useampaan otteeseen ennen kuin se voidaan jättää rahoittajalle. Kärsivällinen kannattaa olla, sillä lopullisen suunnitelman pohjalta tehty projektipäätös ohjaa hankkeen toteutusta.

On hyvä muistaa, että projektisuunnitelmaa ei laadita ainoastaan rahoittajaa varten. Siinä asetetaan puitteet hankkeelle, jonka mahdollisesta toteutuksesta yhdistys vastaa tulevaisuudessa. Hyväksytyn projektisuunnitelman pohjalta on suositeltavaa myöhemmin laatia yksityiskohtaisempi toimintasuunnitelma, joka palvelee projektin käytännön toteutusta. Se voidaan tehdä vaiheittain, osakokonaisuuksittain ja vuositasolla. Yhdistys vastaa yksityiskohtaisen toimintasuunnitelman laatimisesta ja toteuttamisesta ennen hankkeen käynnistämistä. Muilta osin se voidaan antaa projektihenkilöstön tehtäväksi.

Alkuun

Tavoitteet ja toiminta

Usein yhdistyksellä on jo suunnittelutyön alkaessa ajatus siitä, kenelle projekti kohdennetaan. Suunnittelun edetessä täsmentyy tavallisesti myös, mitä hankkeen aikana tehdään. Sen sijaan projektin tavoitteita ja päämäärää ei aina mietitä riittävästi. Yhdistyksen tulee alusta saakka pitää mielessä, mitä se hankkeellaan tavoittelee ja miten se aikoo hyödyntää projektin kokemuksia ja tuloksia sen päätyttyä.

Tavoitteet ovat hankkeen perusta. Niissä täsmentyy ja konkretisoituu se tarve, johon yhdistys haluaa projektillaan vastata. On äärimmäisen tärkeää, että hankesuunnitteluun osallistuville tahoille muodostuu yhteinen ymmärrys siitä, mihin projektilla pyritään. Mikäli projektin päämäärää ja tavoitteita ei kyetä määrittelemän riittävän selkeästi tai niistä ei päästä yhteisymmärrykseen, on projektihakemus yleensä parempi jättää tekemättä.

Tavoitteissa lausutaan ääneen muutos tai ongelmanratkaisu, joka projektilla pyritään tuottamaan. Toisin sanoen, mitä tarkastelun kohteena olevalle ilmiölle tai ongelmalle toivotaan tapahtuvan hankkeessa tehtävän kehittämistyön aikana ja sen jälkeen. Tavoitteeksi ei siis määritellä projektin toimintaa – sitä, mitä hankkeen aikana tehdään – vaan kehittämistyön päämäärä ja tulokset.

Tavoite ≠ toiminta
Tavoite = kehittämistyön päämäärä ja tulokset
Toiminta = se, mitä hankkeen aikana tehdään tavoitteiden saavuttamiseksi

Kun tavoitteet ovat selkeytyneet, päätetään millä keinoilla ja minkälaisella toiminnalla niihin pyritään. Projektissa toteutettava toiminta ei ole itsetarkoitus, vaan sen avulla testataan kehitteillä olevaa työtapaa, työvälinettä tai toimintamallia.

Tarkoituksena on, että hankkeen aikana tehdystä kehittämistyöstä hyötyvät muutkin kuin projektiin osallistuneet ihmiset. Projektissa voidaan esimerkiksi tarjota palvelua, tukea, apua tai koulutusta jollekin tietylle ihmisjoukolle. Viimesijaisena tavoitteena kuitenkin on, että yhdistys saa käyttöönsä sellaisen työtavan tai toimintamallin, jota se voi hyödyntää laajemminkin.

Rahoittajat kiinnittävät erityishuomiota tavoitteiden selkeyteen, realistisuuteen sekä siihen, että ne ovat oikeassa suhteessa hankkeen työmäärään, kestoon ja työpanokseen nähden. Yksi tavallisimpia erheitä on asettaa projektille niin ihanteellisia tavoitteita, että niiden saavuttaminen ei olisi missään olosuhteissa mahdollista. Tavoitteiden on aina oltava sellaisia, että ne on mahdollista saavuttaa annetussa ajassa ja käytettävissä olevilla resursseilla.

Toinen yleinen sudenkuoppa on, että tavoitteet jäävät niin yleiselle tasolle, että projektin suunnittelu, toteuttaminen, seuraaminen ja arvioiminen niiden pohjalta hankaloituu. Liian ylimalkaiset tavoitteet johtavat usein siihen, että projektiin liittyvää työmäärää ja aikatauluja ei pystytä arvioimaan oikein.

Hyvät tavoitteet ovat

• selkeitä
• realistisia
• konkreettisia
• saavutettavissa olevia
• mitattavia ja arvioitavia
• yhteisesti ymmärrettyjä

Alkuun

Kesto ja aikataulut

Yksi keskeisimmistä tekijöistä kehittämisprojektissa on aika. Sitä tarvitaan toimintamallin testaamiseen, seuraamiseen ja arvioimiseen. Projektisuunnitelmassa yhdistys esittää arvionsa siitä, missä ajassa kehittämistyö on mahdollista toteuttaa.

Tässä vaiheessa tavoitteena on, että yhdistykselle ja rahoittajalle syntyy selkeä käsitys projektin kokonaiskestosta ja sen etenemisestä vuositasolla. Hankkeen aikataulut ja vuosisuunnitelmat täsmennetään projektipäätöksen saavuttua. Niitä arvioidaan ja tarkennetaan säännöllisesti hankkeen aikana.

Projektin kesto ja aikataulut tulee laatia siten, että ne mahdollistavat projektille asetettujen tavoitteiden saavuttamisen. Aikatauluihin tarvitaan väljyyttä, sillä lähes poikkeuksetta suunnitelmia joudutaan muuttamaan. Eteen saattaa myös tulla yllättäviä tilanteita, joihin on oltava mahdollisuus reagoida.

Aikatauluja laadittaessa listataan projektin pääasialliset toimenpiteet ja tehtävät sen eri vaiheissa ja osakokonaisuuksissa. Samalla tunnistetaan niihin liittyviä pullonkauloja ja kriittisiä kohtia. Aikatauluttaminen helpottaa kokonaisuuden hahmottamista ja tuo esiin mahdollisia aukkoja suunnittelussa.

Aikatauluista tehdään usein liian tiukkoja, optimistisia tai ylimalkaisia. Esimerkiksi yhteistyötahojen sitouttamiseen, projektihenkilöstön valintaan ja perehdytykseen, projektin käynnistämiseen ja tulosten juurruttamis- ja levittämistyöhön ei tulla useinkaan varanneeksi riittävästi aikaa.

Alkuun

Seuranta ja arviointi

Projektisuunnitelmaan kirjataan, millä tavalla hankkeen toteutusta ja sille asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan ja arvioidaan. Suunnitelmassa voidaan esimerkiksi kuvata raportointi- ja seurantamenetelmiä sekä niiden sisältöjä ja aikatauluja. Lisäksi voidaan kertoa, miten yhdistyksen hallitus ja projektin ohjausryhmä osallistuvat hankkeen toteutuksen seurantaan ja arvioimiseen.

Seuranta tarkoittaa tiedon keräämistä siitä, mitä projektin eri vaiheissa ja osakokonaisuuksissa tehdään. Arviointi taas sen pohtimista, mitkä tekijät ovat edistäneet asetettujen tavoitteiden toteutumista ja mitkä puolestaan ovat hankaloittaneet tai estäneet niihin pääsyä.

Usein käytäntö osoittaa alkuperäisen projektisuunnitelman joiltakin osin tai kokonaan toimimattomaksi. Muutostarpeiden havaitseminen ja toiminnan kehittäminen onnistuvat ainoastaan, jos hankkeen toteutusta seurataan ja arvioidaan säännöllisesti. Näin tulee näkyväksi, mitä on tehty, miten on tehty, mitkä keinot toimivat, mitä kannattaa säilyttää ja mistä on syytä luopua.

Valtaosa arvioinnista voidaan toteuttaa yhdistyksen edustajien, projektihenkilöstön ja hankkeeseen perustettavien työryhmien toimesta. Osa rahoittajista edellyttää ulkopuolista arviointia hankkeissa, joiden talousarvio ylittää määrätyn eurorajan. Yhdistyksen tulee selvittää valitsemansa rahoittajan käytännöt arvioinnin, seurantatietojen ja raportoinnin suhteen. Niihin saattaa sisältyä hyvinkin yksityiskohtaisia ohjeita muun muassa siitä, minkälaisia seurantatietoja hankkeessa tulee kerätä.

Alkuun

Projektihenkilöstö

Tavoitteellinen ja tuloksellinen työskentely edellyttää, että projektia toteuttamaan palkataan yksi tai useampi työntekijä. Henkilöstön määrän ja toimenkuvien suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa. Molempien tulee aina olla suhteessa projektin työmäärään ja tavoitteisiin. Suunnitteluvaiheessa huomioidaan myös muiden kuin projektihenkilöstön toimenkuvat: Ketkä kaikki osallistuvat projektin toteutukseen yhdistyksessä? Mitkä ovat heidän tehtävänsä? Kenen tehtäviin kuuluu seurata ja valvoa hankkeen etenemistä?

Aina suhteessa työmäärään ja tavoitteisiin

Ihannetilanteessa henkilöstön määrän ja toimenkuvien suunnittelu lähtee liikkeelle työvaiheiden ja tehtävien listaamisesta. Jokaiseen projektiin sisältyy sen tavoitteista riippumatta muun muassa aikataulujen ja toimintasuunnitelmien laatimista, raportointia, talousseurantaa ja verkostoyhteistyötä. Lisäksi jokaisessa hankkeessa on sen tavoitteisiin ja sisältöihin sidottuja, yksittäiselle projektille ominaisia tehtäväalueita. Tällaisia voivat olla esimerkiksi koulutustilaisuuksien järjestäminen ja kouluttaminen tai vertaisryhmien ohjaaminen.

Syntyvää tehtävälistaa on syytä verrata asetettuihin tavoitteisiin ja projektin suunniteltuun kestoon sen turvaamiseksi, että kaikki osa-alueet tulevat tehtävien määrittelyssä huomioiduksi.

Henkilöstön määrä

Tehtävien listaamisen jälkeen arvioidaan, kuinka monta henkilöä tarvitaan niitä toteuttamaan. Valitettavan usein projektisuunnitelmat laaditaan siten, että hankkeeseen palkataan vain yksi työntekijä. Toki on myös projekteja, jotka on mahdollista toteuttaa yhden ihmisen työpanoksella. Yhden työntekijän varaan rakennetaan kuitenkin usein myös hankkeet, joiden menestyksellinen toteuttaminen edellyttäisi useamman hengen työpanosta.

Työparin tai tiimin etuna on monenlaisen osaamisen hyödyntäminen sekä työntekijöiden toisiltaan saama ajatustuki ja käytännön apu. Yhdessä pystytään tuottamaan huomattavasti enemmän ideoita ja tuloksia kuin mitä yhdenkään yksittäisen työntekijän olisi mahdollista saada aikaan. Useamman hengen työryhmä ei myöskään ole niin haavoittuvainen tilanteissa, joissa työntekijä sairastuu, on lomalla tai vaihtuu.

Useamman henkilön palkkaaminen on kuitenkin perusteltua ainoastaan, jos projektin tavoitteet ja toimintasuunnitelma sitä edellyttävät. Näin jo senkin vuoksi, että henkilöstökulut muodostavat yleensä ison osan projektin kokonaiskustannuksista, mistä syystä ne tulee kyetä perustelemaan hyvin.

Henkilöstön toimenkuvat

Yleensä projektihakemuksissa pyydetään avaamaan henkilöstön toimenkuvat. Erityisen selkeästi ja yksiselitteisesti toimenkuvat kannattaa kuvata silloin, kun palkkakustannuksia haetaan useammalle kuin yhdelle henkilölle. Tällöin myös rahoittajalle tulee selväksi, millaisia tehtäviä henkilöstö tulisi hoitamaan.

Useamman hengen työryhmä mahdollistaa sen, että jollakin työntekijällä on muita suurempi vastuu esimerkiksi talousseurannasta tai raportoinnista. Toimenkuvaan voi sisältyä myös työnjohdollisia tehtäviä, mutta suoranaista esimiehisyyttä siihen ei kannata sisällyttää ainakaan silloin, kun projektissa työskentelee vain kaksi työntekijää.

Työsuhteiden kesto

Työsuhteiden alkamisajankohta kannattaa suunnitella huolella. Työsuhteet voivat alkaa vasta rahoituksen varmistuttua. Esimerkiksi Raha-automaattiyhdistyksen projektipäätöksestä saapuu ennakkotieto joulukuussa ja valtioneuvoston vahvistama, lopullinen projektipäätös helmikuussa. Toisin sanoen, rahoitus ei varmistu ennen helmikuuta. Tämä tulee huomioida myös aikatauluja laadittaessa: ensimmäisenä vuonna hankkeella on käytössään arviolta yhdeksän kuukautta toiminta-

aikaa. Rahoituspäätöksen lisäksi työsuhteiden alkamisajankohtaan vaikuttaa se, milloin tehtävään valittu henkilöstö on vapaa aloittamaan uudessa työssään.

Myös vuodenaikoihin liittyvillä tekijöillä voi olla vaikutusta työsuhteiden alkamisajankohtaan. Hanketta ei välttämättä kannata käynnistää juuri kesän kynnyksellä tai ennen joulua, jolloin yhteistyökumppanit ja muut aloittamiseen osallistuvat tahot lomailevat.

Lähtökohtaisesti on suositeltavaa, että kaikki projektiin palkattavat ihmiset aloittavat samanaikaisesti. Yhtäaikainen aloitus tukee työparin tai tiimin tutustumista ja hioutumista yhteen. Yhdistys hyötyy tästä perehdytysvaiheessa, kun koko henkilöstö voidaan perehdyttää yhdellä kertaa.

Joskus henkilöstön työsuhteiden porrastaminen on perusteltua projektin sisällöistä johtuen. Ajatuksena voi esimerkiksi olla uuden toimintamallin kokeileminen ja levittäminen vaiheittain. Tällöin kokeilun ensimmäinen vaihe voi olla järkevä toteuttaa jollakin suppealla alueella, minkä jälkeen sitä voidaan lähteä viemään laajemmalle alueelle lisähenkilöstön voimin.

Yhdistyksen edustajien rooli

Joissakin projektihakemuksissa pyydetään jo hakuvaiheessa kertomaan, millaisia tehtäväalueita yhdistyksen muut edustajat hoitavat. Usein kysytään muun muassa, kuka toimii projektihenkilöstön esimiehenä, kuka vastaa projektille myönnetystä rahoituksesta, kenen tehtäviin kuuluu seurata ja valvoa projektia sekä kuka toimii yhdistyksen virallisena yhteyshenkilönä rahoittajan suuntaan.

Edellä listattu korostaa yhdistyksen vastuuta projektinsa toteuttajana. Vaikka palkattu henkilöstö vastaakin pitkälti käytännön toteutuksesta, on yhdistys viimekädessä vastuussa sille myönnettyjen rahojen käytöstä, eri osa-alueiden toteutuksesta ja mahdollisten muutosten tekemisestä alkuperäiseen toimintasuunnitelmaan.

Alkuun

Yhteistyö ja ohjausryhmä

Projektin menestyksellinen toteuttaminen edellyttää tiivistä ja toimivaa yhteistyötä. Tästä syystä hakemuksessa saatetaan pyytää listaamaan yhteistyötahoja ja kuvaamaan suunniteltua yhteistyötä. Hyvän tavan mukaista on, että siihen kirjataan ainoastaan yhteistyökuviot, joista on keskusteltu ja sovittu.

Iso osa yhteistyöstä on asiantuntemuksen vaihtoa. Yhteistyökumppaneiden kanssa saatetaan sopia myös jostakin konkreettisesta panostuksesta hankkeeseen. He saattavat sitoutua antamaan projektin käyttöön esimerkiksi työntekijöidensä työaikaa, toimitilojaan tai rahoitusta. Ainakin tällaisissa tilanteissa yhteistyösopimukset kannattaa solmia kirjallisesti. Tällä turvataan se, että sovitut sitoumukset, työnjako, vastuut ja velvollisuudet ovat selkeitä ja yhteisesti ymmärrettyjä. Solmitut yhteistyösopimukset saatetaan pyytää toimittamaan projektihakemuksen liitteinä.

Osa rahoittajista edellyttää, että hakemuksessa listataan tahot, jotka ovat edustettuina projektia varten koottavassa ohjausryhmässä. Hakemuksessa saatetaan myös pyytää kuvaamaan ohjausryhmän tehtävää ja alustavaa kokoonpanoa. Ohjausryhmän perustaminen on suositeltavaa, vaikka rahoittaja ei sitä edellyttäisikään, sillä parhaimmillaan se edistää merkittävästi projektin tavoitteiden toteutumista. Ohjausryhmän kokoaminen on hyvä aloittaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta sen osaamista voidaan hyödyntää jo projektin käynnistämisvaiheessa.

Ohjausryhmän tehtävänä on valvoa projektin edistymistä, arvioida sen tuloksia, antaa ideoita ja tukea suunnitteluun ja toteutukseen, auttaa verkottumisessa sekä toimia tiedonvälittäjänä eri tahojen välillä. Ohjausryhmää koottaessa kannattaa miettiä niitä tahoja ja ihmisiä, joille projektin toteutuminen on tärkeää ja jotka ovat kiinnostuneita hyödyntämään sen tuloksia ja tuotoksia. Rahoittajan edustajan lisäksi siihen kutsutaan yhteistyökumppaneita, joiden osaamisesta ja asiantuntijuudesta projekti voisi hyötyä.

Alkuun

Tiedotussuunnitelma

Tiedottaminen on yksi projektin keskeisimpiä osa-alueita. Silti siihen ei useinkaan tulla kiinnittäneeksi riittävästi huomiota. Hankkeelle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen sekä kokemusten ja tulosten hyödyntäminen edellyttävät säännöllistä tiedottamista niin yhdistyksen sisällä kuin ulospäin. Valtaosa viestinnästä tapahtuu osana päivittäistä vuorovaikutusta, kun yhteisistä asioista ja suunnitelmista keskustellaan yhdistyksessä ja yhteistyötahojen kanssa.

Tiedottamisella huolehditaan siitä, että kaikki asianosaiset tietävät, missä kulloinkin mennään. Käytännössä tiedottaminen alkaa jo projektin suunnitteluvaiheessa ja jatkuu vielä sen päätyttyäkin. Hanketta on hyvä pitää säännöllisesti esillä projektipäätöksen saapumiseen saakka. Tällä tavoin yhdistyksellä on paremmat valmiudet käynnistää se mahdollisimman nopeasti päätöksen saavuttua.

Tiedottamista tukee ja ohjaa tiedotussuunnitelma, jolla varmistetaan, että tiedotus toimii tarkoituksenmukaisesti. Suunnitelmaan kirjataan keskeiset tiedotustarpeet ja käytettävät keinot. Useat rahoittajat edellyttävät, että se laaditaan jo projektisuunnitelman yhteydessä.

Projektisuunnitelmaan palaaminen

Tiedottaminen on aina tavoitteellista ja tietylle kohderyhmälle suunnattua. Osa tiedottamisen tavoitteista ja kohderyhmistä nousee hankekohtaisista sisällöistä ja yhdistyksen omista tiedontarpeista. Toiset taas ovat kaikille projekteille yhteisiä sisällöistä ja toteuttajasta riippumatta.

Tiedotussuunnitelman laatiminen aloitetaan kertaamalla hankkeen päätavoitteet. Seuraavaksi tarkastellaan, mitkä projektisuunnitelmaan kirjatuista vaiheista ja tavoitteista tarvitsevat tuekseen tiedottamista. Tämän jälkeen määritellään, mitä tiedotuksella kulloinkin tavoitellaan, kenelle se kohdennetaan ja mitä tiedotuskanavia käytetään. On tärkeää, että tiedotussuunnitelmassa huomioidaan sekä sisäinen että ulkoinen tiedotus.

Yksityiskohdat myöhemmin

Suunnitteluvaiheessa riittää, että tiedotussuunnitelmaan kirjataan tiedotuksen päävaiheet ja pohditaan niihin liittyvää työnjakoa. Tällä tavoin varmistetaan se, että tiedottaminen tulee huomioiduksi yhdistyksen edustajien ajankäytön, projektihenkilöstön toimenkuvien ja heiltä edellytettävän osaamisen sekä projektin aikataulujen ja talousarvion kannalta.

Jotta tiedotussuunnitelma tukisi mahdollisimman hyvin projektin toteuttamista, sitä täsmennetään ja täydennetään yksityiskohtaisemmaksi hankkeen edetessä. Viimeistään projektin alkaessa tiedotussuunnitelmaan kirjataan odotetut tulokset, seuranta- ja arviointikäytännöt, aikataulut, kustannukset sekä tehtävät ja työnjako. Suunnitelman toimivuutta seurataan ja arvioidaan hankkeen aikana ja sitä muutetaan tarvittaessa.

Erilaisia tiedotustarpeita eri vaiheissa

Tiedottaminen läpäisee projektin kaikki vaiheet. Jokaisella vaiheella on omat tavoitteensa ja ominaispiirteensä, jotka tulee ottaa huomioon. Hankkeen tiedotus kannattaa sitoa vahvasti osaksi yhdistyksen muuta tiedotustoimintaa.

Aloitusvaiheessa korostuvat tavallisesti tarpeet vahvistaa suunnitteluvaiheessa luotuja yhteistyöverkostoja, projektihenkilöstön rekrytointi ja projektisuunnitelmassa nimetyn osallistujajoukon tavoittaminen. Hankkeesta tiedotetaan säännöllisesti ja aktiivisesti myös yhdistyksessä ja projektin työryhmissä.

Yksi tavallisimpia virheitä on, että aloitusvaiheen jälkeen tiedottaminen unohdetaan tai sitä tehdään sattumanvaraisesti. Hankkeen etenemisestä, kokemuksista ja tuloksista tulee tiedottaa säännöllisesti. Tiedottamisesta tulee helpompaa, kun on kertynyt käytännön kokemuksia, joita voi kuvailla.

Hankkeen loppupuolella tiedotus painottuu tuloksista kertomiseen ja tuotosten levittämiseen. Tavallisesti levitystyö jatkuu vielä, kun projekti ja projektihenkilöstön työsuhteet ovat jo päättyneet.

Eri tahoilla erilaisia tiedontarpeita

Projektin tiedotustarpeiden lisäksi tiedotussuunnitelmassa huomioidaan eri tahojen tiedontarpeet. Useat rahoittajat määrittelevät ohjeissaan yksityiskohtaisesti, kuinka usein ja millä tavalla heille ja hankkeen ohjausryhmälle tulee raportoida projektin etenemisestä.

Yhdistyksen ratkaistavaksi jää muun muassa, miten hankkeesta tiedotetaan yhdistyksen hallitukselle ja muille toimijoille, yhteistyötahoille sekä projektiin osallistumisesta kiinnostuneille. On yhdistyksen edun mukaista, että projektissa kertyvää kokemusta ja tietoa hyödynnetään yhdistyksen muussa toiminnassa.

Tiedottamiseen on panostettava

Tiedottamisella on suuri merkitys projektien toteuttamisessa ja niissä kertyvien tulosten hyödyntämisessä. Tästä johtuen siihen kannattaa panostaa sekä ajallisesti että talousarviota laadittaessa. Kaikki tiedottamisesta aiheutuvat kustannukset on muistettava sisällyttää projektin talousarvioon. Vaikka iso osa tiedottamisesta maksaa vain vaivan, esimerkiksi esitteisiin, tilaisuuksiin, tapahtumiin ja julkaisuihin on oltava myös rahoitus. Rahoittajan viestintäohjeisiin on hyvä tutustua huolella, jotta kaikki välttämätön tulee huomioiduksi.

Alkuun

Työpiste ja työvälineet

Projektisuunnitelman yhteydessä valmistellaan monia käytännön asioita, joista yksi on projektihenkilöstön työtilat. Työtiloille asetettavat vaatimukset riippuvat suuresti siitä, millaisia tehtäviä henkilöstön toimenkuvaan kuuluu. Esimerkiksi asiakastapaamiset edellyttävät rauhallista, ulkopuolisten korvilta ja silmiltä suljettua tilaa. Hankkeen sisällöistä riippumatta työtilojen tulee turvata työntekijöille työrauha. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yhteinen työpiste yhdistyksen

muiden toimijoiden kanssa on harvoin toimiva ratkaisu. Työtiloista aiheutuviin kustannuksiin on syytä varautua ainakin silloin, kun omia tiloja ei voida hyödyntää. Edullisia vaihtoehtoja saattaa löytyä esimerkiksi yhteistyötahojen kautta.

Yhdistyksen on huolehdittava myös siitä, että henkilöstöllä on käytössään kaikki tarpeelliset työvälineet. Talousarviossa on huomioitava välttämättömät laitehankinnat ja laitteista aiheutuvat käyttökustannukset. Yhdistyksestä saattaa löytyä vanha toimiva matkapuhelin, joka voidaan siirtää projektin käyttöön. Muussa tapauksessa henkilöstölle tulee hankkia uusi puhelin. Sama pätee tietokoneeseen. Joissakin tilanteissa yhteisen tietokoneen käyttö voi tulla kyseeseen, mutta käytäntö on osoittanut, että projektia varten kannattaa hankkia oma laite ja tarvittaessa jokaiselle projektin työntekijälle omansa. Laitteita ei saa kuitenkaan koskaan hankkia useampia kuin projektissa on työntekijöitä.

Rahoittajien keskenään erilaiset käytännöt laitehankinnoissa ja tilavuokrissa tulevat toistuvasti yllätyksenä projektin toteuttajille. Yhdistyksen kannattaakin jo suunnitteluvaiheessa varmistaa, miten näiden kustannusten kanssa menetellään. Esimerkiksi Raha-automaattiyhdistyksen rahoittamissa hankkeissa tietokoneen ja matkapuhelimen voi sisällyttää ensimmäisen vuoden kuluiksi, kun taas ESR -hankkeissa yli 1 000 euron laitehankinnat kirjataan poistoina hankkeen kestoaikana.

Vakuutukset

Hankkeen vakuutustarpeet on arvioitava jo projektisuunnitelmaa laadittaessa, jotta ne voidaan huomioida talousarviossa. Työnantajana yhdistys on velvollinen hoitamaan työntekijöidensä lakisääteiset vakuutukset. Lisäksi se kantaa vastuun toimintansa piirissä tapahtuvista vahingoista ja tapaturmista.

Halutessaan yhdistys voi ottaa vastuuvakuutuksen, joka korvaa projektin toiminnasta ulkopuolisille tahoille aiheutuneita henkilö- ja esinevahinkoja, joista yhdistyksen katsotaan olevan korvausvastuussa. Yleensä kyseiset vakuutukset kattavat sovittuun summaan saakka projektihenkilöstön aiheuttamat vahingot.

Usein yhdistyksellä on jo entuudestaan vastuu- ja tapaturmavakuutus, joka kattaa sen perustoiminnan. Tällaisessa tilanteessa vakuutusyhtiön kanssa kannattaa neuvotella, voidaanko projektihenkilöstö sisällyttää samaan vakuutukseen. Näin saatetaan säästyä turhalta työltä ja ylimääräisiltä kustannuksilta. Mikäli yhdistyksellä ei vielä ole voimassa olevaa vakuutusta, tulee se hankkia ensitilassa.

Projektin toimintaan liittyviä vakuutustarpeita voidaan täsmentää seuraavien kysymysten kautta: Mitä projektissa tehdään? Millaisia tapaturmia tai vahinkoja toiminnassa voi tapahtua? Onko hankkeessa toteutettava toiminta ympärivuotista ja säännöllistä vai ajoittaista ja epäsäännöllistä?

Selkeytyneiden tarpeiden pohjalta lähestytään vakuutusyhtiöitä. Tarjouksia kannattaa pyytää hintojen vertailemisen vuoksi useammalta yhtiöltä. Henkilöstöä varten laaditaan selkeät ohjeet siitä, miten ongelmatilanteissa toimitaan.

Alkuun

Talousarvio

Projektisuunnitelman osana laadittava talousarvio on yhdistyksen arvio siitä, mitä hankkeen toteuttaminen eri vaiheineen, sisältöineen ja toimenpiteineen tulisi maksamaan. Projektin kustannukset muodostuvat niistä lisäkustannuksista, joita hankkeen toteuttaminen aiheuttaa yhdistykselle tai toteutuksessa mukana oleville yhteistyötahoille. Kustannuksilla on aina oltava suora yhteys projektiin: ilman hanketta kyseisiä kustannuksia ei syntyisi ja ilman kyseisiä kustannuksia hanketta ei voitaisi toteuttaa.

Talousarvion laatimiseen kannattaa käyttää aikaa, sillä se määrittää pitkälti, millaisia kustannuksia hankkeessa voi syntyä ja millaisia hankintoja siinä voi tehdä. Tämän vuoksi onkin tärkeää, että kaikki projektin toteuttamisen kannalta olennaiset kustannukset ja hankinnat tulevat huomioiduksi jo projektisuunnitelmassa. Niiden lisääminen talousarvioon myöhemmin voi olla mahdotonta. Talousarvioon voidaan ja varmasti joudutaankin tekemään muutoksia ja täsmennyksiä, mutta tavallisesti niitä voidaan tehdä ainoastaan myönnetyn rahoituksen puitteissa.

Talousarviota laadittaessa ei pidä säästää väärissä kohdissa ja vääristä syistä. Turhan usein jätetään huomioimatta esimerkiksi arvioinnista, projektihenkilöstön työnohjauksesta ja heidän jaksamisensa tukemisesta tai ohjausryhmän työskentelystä aiheutuvat kustannukset, vaikka niihin voisikin hakea rahoitusta. Edellä mainitut kustannukset nousevat harvoin kynnyskysymyksiksi rahoittajan arvioidessa hakemuksen toteuttamiskelpoisuutta. Päinvastoin, niiden puuttuminen saattaa olla rahoittajalle osoitus siitä, että hakija ei ole osannut huomioida kaikkia projektin toteuttamisen kannalta olennaisia kustannuksia.

Rahoittajilla on kattavat ja yksityiskohtaiset ohjeet siitä, millaisiin kustannuksiin rahoitusta on mahdollista hakea. Niistä selviää myös tuleeko yhdistyksen varautua kustannuksiin, jotka aiheutuvat rahoittajan edellyttämistä toimenpiteistä, kuten esimerkiksi tilintarkastuksista tai ulkopuolisesta arvioinnista. Yhdistyksen tulee varmistaa, että sillä on talousarviota laadittaessa käytössään ajan tasalla olevat ohjeet. Rahoittajan edustajat eivät voi osallistua talousarvion ja projektisuunnitelman tekemiseen, mutta neuvovat mielellään yhdistyksiä omien käytäntöjensä osalta.

Kustannusten arvioiminen ja eritteleminen aloitetaan tutustumalla rahoittajan käyttämään kustannusjaotteluun, jota kannattaa käyttää talousarvion runkona. Jaottelusta selviää tiivistetysti, millaisia kustannuksia projektissa voi aiheutua ja miten ne jaotellaan. Yleensä talousarvio laaditaan erikseen jokaiselle projektin toimintavuodelle ja sen kokonaiskestolle.

Kaksi esimerkkiä rahoittajien käyttämistä jaotteluista:

Tarkempaa arvioimista varten kustannusluokat pilkotaan pienempiin, helpommin laskettaviin osiin. Matkakuluja arvioitaessa voidaan esimerkiksi hyödyntää juna- tai bussilippujen ja hotellihuoneiden hintoja, jotka kerrotaan arvioidulla määrällä matkustajia ja matkustuskertoja. Samalla tavalla voidaan arvioida myös esimerkiksi puhelinkuluja.

Osa kustannuksista nivoutuu toisiinsa. Mikäli projektiin palkataan työntekijöitä, velvoittaa laki työnantajan maksamaan palkkojen lisäksi myös niihin liittyvät pakolliset sivukulut ja vakuutusmaksut sekä työntekijöiden työterveyshuollon. Mikäli yhdistyksellä ei ole osaamista hoitaa palkkahallintoa omatoimisesti, on se järkevää siirtää ulkopuoliselle tilitoimistolle, mistä puolestaan aiheutuu kustannuksia. Henkilöstöön liittyen talousarviossa tulee huomioida myös koulutus, työnohjaus, työpaikkaruokailu ja virkistys. Suositeltavaa on, että projektihenkilöstöön sovelletaan samoja käytäntöjä kuin yhdistyksen muihinkin työntekijöihin. Rahoittajalta kannattaa aina varmistaa, voidaanko kaikki henkilöstökulut sisällyttää projektin talousarvioon.

Kustannusten arvioimisessa kannattaa hyödyntää yhdistyksen muusta toiminnasta ja aiemmista projekteista kertyneitä kokemuksia. Kokemusta on saattanut kertyä esimerkiksi henkilökuluista ja painotuotteisiin liittyvistä kustannuksista. Myös omalta liitolta tai kattojärjestöltä ja yhteistyötahoilta voi kysyä neuvoja.

Kustannusten lisäksi talousarviossa mainitaan, jos yhdistys on hakenut tai saanut projektia varten muuta rahoitusta. Usein eri rahoituslähteiden yhdistämiseen liittyy ehtoja, jotka on hyvä selvittää jo hakuvaiheessa. Talousarvion laatiminen ja siinä käytetyt laskentaperusteet on syytä dokumentoida tarkasti. Näin talousarvioon on helpompi palata silloin, kun sen täsmentäminen on ajankohtaista.

Alkuun

Yhdistys työnantajana

Päättäessään palkata työntekijän yhdistyksen hallituksen on valmistauduttava sekä työnantajan että esimiehen tehtäviin. Työnantajan tulee varmistaa työntekijälle hyvät työnteon edellytykset, joita ovat muun muassa työsuhteen lainsäädännölliset puitteet, turvallinen työympäristö ja työntekijän tarvitsema tuki. Henkinen hyvinvointi työpaikalla tuntuu hyvänä ja turvallisena ilmapiirinä, työpaikan me-henkenä, toiminnan häiriöttömyytenä ja yhteistyön sujumisena. Mitä paremmin työntekijä voi, sitä parempi on myös hänen työpanoksensa.

Sekä työnantajalla että työntekijällä on oikeuksia ja velvollisuuksia, joista yhdistyksen hallituksen tulee olla tietoinen ennen työnantajaksi ryhtymistään. Tässä osiossa luodaan katsaus keskeisiin seikkoihin, jotka työnantajan tulee huomioida työntekijää palkatessaan.

Esimiehen nimeäminen

Heti aluksi on viisasta sopia, kuka hallituksen jäsenistä toimii työntekijän esimiehenä ja yhdyshenkilönä hallituksen suuntaan. Valinta kannattaa tehdä huolella. Parhaimmillaan työntekijän johtaminen on sujuvaa yhteistyötä, jossa esimies- ja alaistaidot yhdistyvät. Tulevalle yhteistyölle on eduksi, kun esimieheksi valitaan kokenut järjestötoimija, joka perehtyy huolella työntekijän ja esimiehen tehtäviin sekä työ- ja palvelusuhteen ehtoja määrittelevään lainsäädäntöön.

Yhdistyksen toimintaa työnantajana säätelevät muun muassa oheiset lait ja asetukset, joista löytyy viittauksia lukuisiin muihin lakeihin. (Linkit vievät valtion säädöstietopankkiin)

• Työehtosopimuslaki (436/1946)
• Työsopimuslaki (55/2001)
• Työaikalaki (605/1996)
• Vuosilomalaki (162/2005)
• Työntekijäin eläkelaki (395/1961) ja Työntekijäin eläkeasetus (183/1962)
• Laki työnantajan sosiaaliturvamaksusta (366/1963) ja Asetus työnantajan sosiaaliturvamaksusta (940/1978)
• Työterveyshuoltolaki (1383/2001)
• Työturvallisuuslaki [eli Työsuojelulaki] (738/2002)
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä [eli Työelämän tietosuojalaki] (759/2004)
• Henkilötietolaki (523/1999)
• Sähköisen viestinnän tietosuojalaki [eli Lex Sonera] (516/2004)
• Yhdenvertaisuuslaki (21/2004)
• Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta [eli Tasa-arvolaki] (609/1986)
• Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä (504/2002)

Tietoa ja tukea työnantajalle

Yhdistyksen hallituksen tulee siis ottaa selvää lukuisista työnantajan asemaan liittyvistä asioista. Työnantajana toimivan yhdistyksen onkin suositeltavaa liittyä työnantajaliittoon, jonka jäsenenä se saa kaiken tarpeellisen tiedon ja tuen työnantajan tehtäviin liittyvissä asioissa. Työnantajaliitto neuvoo myös lakien, työehtosopimusten ja työsopimusten tulkinnassa ja avustaa tarvittaessa erimielisyyksien ratkaisemisessa.

Työehtosopimukset

Työsuhteen perustan muodostavat työnantajan työnjohto-oikeus ja työntekijän työntekovelvoite. Työnantajan työnjohto- ja valvontaoikeuden mukaan työnantajalla on oikeus johtaa ja jakaa työtä työntekijälle. Tätä oikeutta säätelee muun muassa työlainsäädäntö ja työehtosopimus. Työehtosopimus turvaa työntekijälle työehtojen vähimmäistason ja oikeuksia, joita työnantajan on kunnioitettava, ja joista työntekijä itsekään ei voi työsopimuksella luopua. Työehtosopimuksista säädetään työehtosopimuslaissa ja työsopimuslaissa. Työehtosopimusten noudattamista valvovat työnantajain ja työntekijöiden liitot sekä joiltain osin myös työsuojeluviranomaiset.

Työsopimus ja toimenkuva

Työntekijän työntekovelvoitteen sisältö määritellään työsopimuksessa, josta säädetään työsopimuslaissa. Työsopimuksessa ei ole tarpeen mainita kaikkia työtehtäviä, vaan tarkoitusta varten laaditaan erillinen tehtävänkuvaus tai toimenkuva. Suositus on, että työsopimus ja toimenkuva tehdään kirjallisina ennen työsuhteen alkua.

Työsopimusta tehtäessä työnantajan ja työntekijän käytettävissä tulee olla ainakin alan työehtosopimus, työsopimuslaki, työaikalaki ja vuosilomalaki sekä työsopimuksen lomakemalli. Työsopimuksen sisältöön vaikuttavat muun muassa työsopimuslain säännökset siitä, mistä asioista ainakin tulee sopia sekä alan työehtosopimuksen vähimmäisehdot, joita epäedullisemmin ei saa sopia. Määräaikaisen työsopimuksen tekemiseen pitää aina olla perusteltu syy.

Palkkaus ja ansiosidonnainen toimeentuloturva

Työnantaja, joka kuuluu työehtosopimuksen tehneeseen työnantajaliittoon, noudattaa palkkauksen osalta liittonsa alalle tekemää työehtosopimusta. Työnantaja, joka ei kuulu työehtosopimuksen tehneeseen työnantajaliittoon, on velvollinen noudattamaan alan yleissitovaa työehtosopimusta. Työnantajan tulee maksaa palkat, ennakonpidätykset, sosiaaliturvamaksu ja henkilösivukustannukset. Työnantajan on palkan maksamisen yhteydessä annettava työntekijälle laskelma, josta käyvät ilmi palkan suuruus ja sen määräytymisperusteet. Työnantajan tulee antaa

palkansaajalle myös vuosittainen tosite palkoista ja ennakonpidätyksistä, pitää palkkakirjanpitoa ja antaa verovirastolle vuosi-ilmoitus. Yhdistyksen on hyvä antaa työntekijän palkanmaksu osaavan henkilön tehtäväksi.

Työntekijän ansiosidonnainen toimeentuloturva koostuu työeläke-, sairaus-, työttömyys-, ryhmähenki- ja työtapaturmavakuutuksesta. Työnantajan on huolehdittava lakisääteisistä työeläke-, sosiaali-, työttömyys-, ryhmähenki- ja tapaturmavakuutusmaksuista. Lisäksi työnantaja on velvollinen pidättämään työntekijän lakisääteiset osuudet hänen veronalaisesta palkastaan. Usein työnantaja ottaa työntekijälleen myös vastuu- ja oikeusturvavakuutuksen. Yhdistyksen kannattaa aina kilpailuttaa vapaaehtoiset vakuutukset.

Työaika ja vuosilomat

Työnantajan on tunnettava työaikalain säädökset perusteellisesti. Työaikalaissa säädetään muun muassa lepoajoista, työaikakirjanpidosta, ylityötuntien enimmäismääristä sekä lisä-, yli- ja sunnuntaityökorvauksista. Uudessa vuosilomalaissa säädetään esimerkiksi työntekijän lomaoikeudesta, säästövapaasta, loman antamisesta sekä vuosilomapalkasta ja -korvauksesta.

Työsuojelu ja työterveyshuolto

Työnantaja vastaa kaikesta työpaikkansa työsuojelusta. Työsuojelun perustavoite on pitää yllä ja edistää työntekijöiden terveyttä, turvallisuutta ja työkykyä sekä ehkäistä työtapaturmia ja ammattitauteja. Suomessa työsuojelu perustuu hyvän työympäristön käsitteelle, joka kattaa työn turvallisuuden ja terveellisyyden lisäksi palvelussuhteen ehdot sekä henkisen hyvinvoinnin. Työturvallisuuslain mukaan työnantajan on otettava huomioon työhön, työolosuhteisiin ja muuhun työympäristöön samoin kuin työntekijän henkilökohtaisiin edellytyksiin liittyvät seikat. Työturvallisuuslaissa säädetään muun muassa toimintatapojen ja töiden vaarojen selvittämisestä ja riskien arvioinnista sekä työkykyä ylläpitävästä toiminnasta.

Työterveyshuolto on työterveyshuoltolakiin perustuvaa ehkäisevää terveydenhoitoa. Työnantajan on kustannuksellaan järjestettävä työntekijöilleen työterveyshuolto työstä johtuvien terveysvaarojen ehkäisemiseksi ja työolojen kehittämiseksi. Työnantaja saa Kansaneläkelaitokselta korvausta työterveyshuollon kustannuksista. Työterveyshuoltosopimuksen voi tehdä terveyskeskuksen, työterveyspalveluita tuottavan yksityisen lääkäriaseman tai yritysten yhdessä perustaman työterveysaseman kanssa. Lakisääteisen työterveyshuollon lisäksi työnantaja voi järjestää työntekijöilleen myös sairaanhoito- ja muita terveydenhuoltopalveluja.

Työelämän tietosuoja

Työelämän tietosuojasta säädetään laissa yksityisyyden suojasta työelämässä. Laki on pidettävä työntekijöiden nähtävillä työpaikoilla. Henkilötietolaissa ja sähköisen viestinnän tietosuojalaissa on myös työelämässä sovellettavia yleisiä tietosuojaan liittyviä säännöksiä, jotka työnantajan on tunnettava.

Työelämän tietosuojalain tarkoituksena on toteuttaa yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia työelämässä. Lakia sovelletaan myös soveltuvin osin työnhakijoihin ja sen noudattamista valvovat työsuojeluviranomaiset yhdessä tietosuojavaltuutetun kanssa. Tietosuojalaista löytyy säädökset muun muassa henkilötietojen käsittelyn yleisistä edellytyksistä, terveydentilaa koskevien tietojen käsittelystä sekä henkilö- ja soveltuvuusarvioinneista.

Terveydentilaa koskevien tietojen käsittely

Työntekijää koskevia terveydentilatietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka valmistelevat tietojen pohjalta päätöksiä tai panevat niitä täytäntöön. Työnantajan on nimettävä ne henkilöt, jotka käsittelevät terveydentilatietoja tai määriteltävä ne tehtävät, joihin sisältyy terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä. Työntekijöiden terveydentilatietoja käsittelevät henkilöt ovat vaitiolovelvollisia eivätkä he saa ilmaista tietoja sivullisille. Työntekijän terveydentilatietoja on säilytettävä erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista.

Yhdenvertaisuus työssä

Yhdenvertaisuudesta työssä säädetään työsopimuslaissa, joka kieltää syrjinnän ja edellyttää tasapuolista kohtelua. Työnantaja ei saa ilman hyväksyttävää perustetta asettaa työntekijöitä eri asemaan iän, terveydentilan, vammaisuuden, kansallisen tai etnisen alkuperän, kansalaisuuden, sukupuolisen suuntautumisen, kielen, uskonnon, mielipiteen, vakaumuksen, perhesuhteiden, ammattiyhdistystoiminnan, poliittisen toiminnan tai muun näihin verrattavan seikan vuoksi. Työnantajan on noudatettava syrjintäkieltoa myös työhönottotilanteessa.

Sukupuoleen perustuvan syrjinnän kiellosta säädetään naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa. Yhdenvertaisuuslaki puolestaan koskee muun muassa työhönottoperusteita, työoloja, työehtoja, henkilöstökoulutusta ja uralla etenemistä. Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajaa toimenpiteisiin, jos työssä esiintyy työntekijään kohdistuvaa, hänen terveydelleen haittaa tai vaaraa aiheuttavaa häirintää, tai muuta epäasiallista kohtelua.

Häirintä on järjestelmällistä ja jatkuvaa toista alistavaa toimintaa tai käyttäytymistä. Se on hyvän tavan vastaista ja siten kiellettävää käyttäytymistä työssä. Häirintää eivät ole ihmisten väliset näkemyserot tai erimielisyydet, vaikka ne koettaisiinkin loukkaavina. Häirintää eivät myöskään ole työtä koskevien pulmien käsittely- ja ratkaisuyritykset, työn johtaminen käskyillä, tai perusteltu kurinpidollinen toimenpide, vaikka ne tuntuisivatkin ahdistavilta.

Rikostaustan selvittäminen

Laissa lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämiseksi säädetään, että työnantaja on velvollinen selvittämään työntekijän rikostaustan työssä, johon ”pysyväisluonteisesti ja olennaisesti kuuluu ilman huoltajan läsnäoloa tapahtuvaa alaikäisten kasvatusta, opetusta, hoitoa tai muuta huolenpitoa taikka muuta työskentelyä henkilökohtaisessa vuorovaikutuksessa alaikäisen kanssa”. Tällaiseen tehtävään valittavalta henkilöltä tulee pyytää nähtäväksi rikosrekisterilaissa tarkoitettu rikosrekisteriote.

Työnantaja ei saa kerätä tai tallentaa rikostaustaotteesta ilmeneviä tietoja. Työantaja voi tehdä asiakirjoihinsa ainoastaan merkinnän siitä, että ote on esitetty ja kirjata muistiin kyseisen henkilön nimen sekä otteen päivämäärän. Rikostaustan selvittämismenettelyä sovelletaan yli kolme kuukautta kestävissä palvelussuhteissa.

Lomauttaminen ja työsuhteen päättäminen

Lomauttamisella tarkoitetaan työnantajan päätökseen tai hänen aloitteestaan tehtävään sopimukseen perustuvaa työnteon ja palkanmaksun väliaikaista keskeyttämistä. Työnantaja voi lomauttaa työntekijän myös lyhentämällä työntekijän työaikaa. Määräaikaisessa työsuhteessa olevan työntekijän voi lomauttaa vain, mikäli hän toimii vakituisen työntekijän sijaisena ja työnantajalla olisi oikeus lomauttaa vakituinen työntekijä.

Työsopimuksessa voidaan sopia enintään neljän kuukauden koeajasta. Sen kuluessa työsopimus voidaan työntekijän tai työnantajan aloitteesta purkaa niin, että se päättyy heti. Työnantaja ei kuitenkaan saa purkaa työsopimusta koeajan tarkoitukseen nähden epäasiallisilla perusteilla. Toistaiseksi voimassa oleva tai määräaikainen työsopimus voidaan purkaa sen voimassaoloaikana vain erittäin painavista syistä. Tällaisia ovat sopijakumppanin velvoitteiden vakava rikkominen tai laiminlyönti.

Irtisanomismenettely koskee vain toistaiseksi voimassa olevia työsopimuksia ja sopimuksen voi irtisanoa joko työntekijä tai työnantaja. Irtisanomisilmoitusta seuraa osapuolten sopima, työehtosopimuksen määräämä tai laissa säädetty irtisanomisaika. Mikäli työnantaja irtisanoo työsopimuksen, on siihen oltava asiallinen ja painava syy.

Määräajaksi sovittu työsopimus päättyy määräajan tai työn päättyessä ilman erillistä irtisanomista ja irtisanomisaikaa. Kumpikaan osapuoli ei voi irtisanoa määräaikaista työsopimusta ilman erityistä sopimusta.

Alkuun

Riskien ennakointi

Jokaisessa projektissa on vaiheita, sisältöjä ja osa-alueita, joihin sisältyy uhkia tai riskitekijöitä. Ne voivat liittyä esimerkiksi hankkeen aikatauluihin, talouteen, henkilöstöön, tiedonkulkuun tai yhdistyksen ulkopuolisiin tahoihin. Riskien ennakoimisen tarkoituksena on sekä kartoittaa mahdollisia uhkatekijöitä että laatia suunnitelma niiden välttämiseksi. Ennakoinnilla pyritään myös minimoimaan toteutuneiden riskien vaikutusta.

Riskien ennakoiminen on ajankohtaista siinä vaiheessa, kun yhdistys tietää, millaista hanketta se hakee. Halutessaan yhdistys voi sisällyttää riskien ennakoinnin osaksi projektisuunnitelmaa. Se voidaan toteuttaa myös myöhemmin. Työskentelyssä kannattaa hyödyntää mahdollisimman monipuolisesti ja laaja-alaisesti eri tahojen osaamista ja kokemusta. Hyväksi on osoittautunut se, että hankkeen ohjausryhmä osallistuu riskien ennakointiin.

Riskien ennakoimiseen on kehitetty monia erilaisia menetelmiä, joille yhteistä on yleensä seuraavat asiat:

1. Tunnistetaan riskit: Mikä projektissa voisi mennä pieleen?
2. Valitaan arvioitavat riskit: Mitkä niistä ovat todennäköisimmät ja vaikutukseltaan vakavimmat?
3. Mietitään ennakoimista: Mistä ko. riskit syntyvät ja miten ne voisi ehkäistä?
4. Sovitaan ehkäisevistä toimenpiteistä: Mitkä toimenpiteistä toteutetaan ja missä kohdin otetaan tietoinen riski?
5. Varaudutaan toteutuviin riskeihin: Miten toimitaan, jos riskit toteutuvat?

Swot-analyysi

Projektiin liittyvien uhkien ja riskien tunnistamisessa ja arvioimisessa voidaan hyödyntää esimerkiksi SWOT -analyysiä. Siinä kirjataan nelikenttään projektin vahvuudet (Strengths), heikkoudet (Weaknesses), mahdollisuudet (Opportunities) ja uhat (Threats). Kentän yläpuoli kuvaa projektin nykytilaa ja sen sisäisiä tekijöitä, alapuolella ovat projektin tulevaisuus ja ulkoiset tekijät. Vasemmalle puolelle sijoittuvat myönteiset asiat ja oikealle puolelle kielteiset.

SWOT -analyysi voidaan toteuttaa ryhmätyönä, jossa ryhmä pohtii ruudukossa mainittuja asioita yhdessä ja kirjaa keskustelut suoraan yhteiseen nelikenttään. Analyysi voidaan toteuttaa myös siten, että jokainen täyttää ruudukon ensin itsenäisesti. Tämän jälkeen ruudukot kerätään yhteen ja niiden pohjalta luodaan yhteinen näkemys projektin riskeistä.

Kun riskeistä on saatu luotua yhteinen nelikenttä, tehdään sen pohjalta johtopäätöksiä: miten vahvuuksia voidaan kehittää, heikkouksia poistaa, mahdollisuuksia hyödyntää ja uhkia torjua ennen kuin ne toteutuvat. Johtopäätökset kirjataan osaksi analyysiä.

Alkuun