Projektille asetetaan raamit suunnitteluvaiheessa, mistä johtuen yhdistyksellä tulee olla mahdollisuus panostaa suunnitteluun. Raamien tulee olla selkeät mutta riittävän joustavat, jotta kehittämistyöhön kuuluva kokeileminen ja suunnan muuttaminen on mahdollista.
Suunnitteluvaiheessa varmistutaan siitä, että yhdistyksen edustajilla on yhteinen näkemys tarpeesta, johon pyritään vastaamaan ja että projekti on oikea väline vastata siihen. On tärkeää, että suunnittelulla on koko yhdistyksen tuki takanaan.
Liikkeelle lähdetään harvoin aivan tyhjältä pöydältä. Ensimmäiseksi kannattaakin koota yhteen kaikki tieto, osaaminen ja kokemukset, joita yhdistyksessä on projektin aihealueesta kertynyt. Syytä on tutustua myös muiden toimintaan ja selvittää, onko vastaavanlaisia projekteja toteutettu aiemmin. Tätä tarkoitusta palvelevat rahoittajien ylläpitämät projektirekisterit.
Seuraavaksi yhdistyksen tulee tutustua erilaisiin rahoituslähteisiin ja valita niistä projektilleen sopivin. Mahdollisia kehittämisprojektien rahoittajia ovat muun muassa Raha-automaattiyhdistys (Ray), Euroopan sosiaalirahasto (ESR), maakuntaliitot ja ministeriöt. Rahoittajat antavat mielellään ohjeistusta ja neuvoja projektirahoituksesta kiinnostuneille yhdistyksille. Neuvoja kannattaa kysyä myös omalta liitolta tai kattojärjestöltä.
Kartoita
- tarve projektille
- mitä on jo tehty
- erilaiset rahoituslähteet
Suunnittelutyön tuloksena syntyvässä projektisuunnitelmassa yhdistys kuvaa muun muassa projektin tavoitteita, toteutusta, aikatauluja sekä sen edellyttämää lisäpanostusta eli tarvittavaa henkilöstöä ja rahoitusta. Tässä vaiheessa on syytä olla tarkkana, sillä suunnitelmaan kirjatut asiat ohjaavat hankkeen toteutusta tulevaisuudessa.
Suunnittelussa tehdyt virheet ja laiminlyönnit kostautuvat yleensä moninkertaisesti myöhemmin. Yksi tavallisimmista erheistä on asettaa projektille tavoitteita, joiden saavuttaminen ei olisi missään olosuhteissa mahdollista. Tavoitteiden tulee aina olla suhteessa työmäärään ja käytettävissä olevaan aikaan.
Tarkkaan kannattaa pohtia sekin, kuinka paljon lasketaan yhteistyökumppaneiden varaan, millaisesta työmäärästä on mahdollista selviytyä yhden työntekijän työpanoksella ja milloin taas olisi paikallaan palkata projektiin useampi henkilö. Toinen erittäin tärkeä asia liittyy projektin talousarvioon. Siihen tulee jo suunnitteluvaiheessa sisällyttää kaikki kustannukset, joita hankkeen toteuttaminen edellyttää.
Suunnittelutyön myötä yhdistykselle tulee näkyväksi, mitä projektin hallinnoiminen siltä edellyttää. Tässä vaiheessa yhdistyksellä on mahdollisuus arvioida omia mahdollisuuksiaan ja osaamistaan toteuttaa projekti.
Suunnitteluun tulee panostaa senkin vuoksi, että rahoittaja tekee päätöksensä yhdistyksen laatiman projektisuunnitelman pohjalta. Usein lopulliset raamit määräytyvät yhdistyksen ja rahoittajan välisessä vuoropuhelussa.
Varmista että
- Projektin tavoitteet ja aikataulut ovat varmasti realistisia
- Projektihenkilöstön määrä on oikeassa suhteessa työmäärään
- Kaikki kustannukset tulivat huomioitua projektin talousarviossa
Sivulla ei vielä kommentteja.