Yhdistyksen projektiopas

Projekti muodostuu aina tietyistä osakokonaisuuksista ja vaiheista. Sisällöistä riippumatta kaikissa projekteissa voidaan erottaa seuraavat osakokonaisuudet, jotka ovat kiinteässä yhteydessä toisiinsa:

• sisällöt ja toteutus
• yhteistyö ja verkostoituminen
• tiedottaminen
• tulosten hyödyntäminen
• taloushallinto
• henkilöstöhallinto

Kaikissa projekteissa on myös aina tietyt selkeät vaiheet. Vaiheista puhuttaessa korostetaan usein kolmijakoa käynnistäminen, toteutus ja päättäminen. Yhdistyksen näkökulmasta työ alkaa jo paljon ennen projektin käynnistämistä ja jatkuu vielä sen päätyttyä.

Yhdistys vastaa projektistaan kaikissa vaiheissa, mutta sen rooli ja tehtävät ovat erilaisia eri vaiheissa. Toteutusvastuussa yhdistyksen hallitus on suunnitteluvaiheessa, projektin käynnistämistä valmisteltaessa ja projektin jälkeen.

Suurenna kuva klikkaamalla
Projektin vaiheet (pdf-tiedosto)

Kuten hankkeen vaiheita kuvaavasta kuviosta ilmenee, kaikki hyvät ideat eivät aina johda projektiin asti. Yhdistys saattaa suunnittelun tuloksena päättää jättää projektisuunnitelman tekemättä. Myös rahoittaja voi arvioida, että tehty suunnitelma ei syystä tai toisesta ole toteutuskelpoinen.

Yleensä projektipäätös saapuu kuukausia sen jälkeen, kun hakemus on jätetty rahoittajalle. Rahoittajan muutokset esimerkiksi talousarvioon ja projektin kestoon ovat tavallisia. Projekti voidaan käynnistää, kun suunnitelma on täsmennetty rahoittajan päätöksen mukaiseksi.

Hankkeen valmisteluun ja käynnistämiseen kannattaa panostaa. Projektihenkilöstön aloitettua työnsä toteutusvastuu siirtyy heille ja yhdistyksen rooli muuttuu: yhdistys toimii työnantajana ja esimiehenä, vastaa talous- ja henkilöstöhallinnosta sekä ohjaa, tukee ja seuraa projektin toteutusta. Toisin sanoen, huolehtii siitä, että asiat tehdään ja että ne tehdään oikein ja ajallaan.

On tärkeää, että projektisuunnitelmaa arvioidaan koko ajan ja projektin etenemisestä raportoidaan säännöllisesti yhdistyksessä, rahoittajalle ja yhteistyökumppaneille. Tulosten hyödyntäminen on hyvä aloittaa mahdollisimman varhain. Kehittämisprojektissa tulos voi myös olla, että valittu keino ei toimikaan.

Hankkeen päättämiseen kannattaa varata riittävästi aikaa. Projektin päätyttyä siinä kertyneet kokemukset, opit ja tulokset siirretään soveltuvilta osin osaksi yhdistyksen perustoimintaa.

Projektin osakokonaisuudet ja vaiheet on koottu oheiseen kuvioon. Yhdistyksen vastuualueita kuvataan osakokonaisuuksittain oppaan myöhemmissä osioissa.

Suurenna kuva klikkaamalla
Projektin vaiheet ja osakokonaisuudet (pdf-tiedosto)