Ajatus projektin perustamisesta saattaa syntyä eri tavoin. Aloite voi tulla yhdistyksen luottamushenkilöltä, työntekijältä, vapaaehtoiselta tai yhteistyötaholta. Syntyypä idea alun perin kenen toimesta tahansa, päätöksen projektin hakemisesta tekee aina yhdistys, joka vastaa kaikesta toiminnastaan. Päätöstä tehdessään yhdistyksen tulee tietää, mitä projektin toteuttaminen yhdistykseltä edellyttää.
Yhdistyksen on varmistuttava siitä, että projektilla lähdetään hakemaan ratkaisua todelliseen tarpeeseen tai ongelmaan, joka nousee yhdistyksen perustehtävästä. Alusta asti on pidettävä mielessä, mitä yhdistys hankkeellaan tavoittelee ja miten se aikoo hyödyntää kertyneitä kokemuksia ja tuloksia projektin päätyttyä.
Kehittämisprojektit ovat oiva väline uusien työtapojen, työvälineiden tai toimintamallien etsimiseen, yhdistyksen toiminnan kehittämiseen sekä sen osaamisen ja yhteistyöverkostojen vahvistamiseen. Jotta projektin tarjoamat mahdollisuudet tulisivat oikein hyödynnettyä, yhdistyksellä on oltava mahdollisuus panostaa suunnitteluun, valmiudet toimia työnantajana, edellytykset järjestää projektin taloushallinto sekä aikaa osallistua hankkeen ohjaamiseen, seurantaan ja valvontaan.
Projektin myötä yhdistys saa kehittämistyöhönsä määräaikaisen erillisrahoituksen ja lisätyövoimaa. Samalla lisääntyvät myös yhdistyksen vastuut ja velvollisuudet. Hyvin ja asianmukaisesti rakennettu projektihallinto luo sekä projektihenkilöstölle että yhdistyksen edustajille turvalliset toiminnan puitteet, joissa projektityö on mielekästä, tavoitteellista ja tuloksellista.
Projekti kehittämisen välineenä
Tässä oppaassa keskitytään projekteihin, joissa kehitetään erillisrahoituksen avulla yhdistyksen omaa toimintaa. Tarkastelun ulkopuolelle jäävät monet muut projektityypit, kuten tiedonkeruuseen, tapahtuman järjestämiseen, levittämistyöhön tai ulkopuolisia tahoja varten tehtävään kehittämistyöhön perustettavat hankkeet.
Kehittäminen on aina kokeilua, jonka tavoitteena on muutoksen tuottaminen. Kehittämisprojektissa havaittuun tarpeeseen lähdetään etsimään vastausta keinoilla, joiden muodosta ja toimivuudesta ei vielä suunnitelmaa laadittaessa ole varmuutta. On oletuksia siitä, mikä saattaisi toimia. Kokeilun kautta selviää, miltä osin oletukset pitivät paikkansa. Usein parhaimpaan lopputulokseen päästään vasta usean yrityksen, jokusen erehdyksen ja säännöllisen arvioinnin kautta.
Kehittämisprojektissa tarvitaan sekä suunnitelmallisuutta että luovuutta. Päämäärän ja tavoitteiden tulee olla selkeitä, mutta niiden lisäksi tarvitaan rohkeutta kokeilla, kykyä oppia erehdyksistä ja valmiutta muuttaa suuntaa tarvittaessa. Oppiminen, suunnan muuttaminen ja toimivien ratkaisujen löytäminen on mahdollista ainoastaan säännöllisen seurannan ja arvioinnin kautta. Nämä puolestaan edellyttävät, että kertyneet kokemukset kerätään talteen.
Projektin tuloksena löytyvät ratkaisut voivat olla yksinkertaisia tai hyvinkin pienimuotoisia oivalluksia. Olennaista on se, että ilman tavoitteellista ja suunnitelmallista kehittämistä niitä ei olisi ollut aikaa löytää, testata ja arvioida. Kehittämisprojekti saattaa myös osoittaa valitun keinon osittain tai täysin toimimattomaksi.
Kehittämisprojekti on kertaluontoinen, määräaikainen ja tavoitteellinen kokeilu.
Projektin aikana kehitetään olemassa olevia tai kokeillaan täysin uusia työvälineitä, työtapoja tai toimintamalleja.
Kokeilu toteutetaan yhdistykselle myönnetyllä projektirahoituksella, jota saa käyttää vain sovittuna ajanjaksona ja ennalta määriteltyyn tarkoitukseen.
Perustehtävästä käsin
Yhdistyksen säännöissä määritellään sen tehtävä ja tarkoitus. Kaiken yhdistyksen toiminnan tulee olla niiden mukaista. Tämä pätee myös projekteihin. Yhdistyksen onkin ensimmäiseksi varmistuttava siitä, että projekti sopii sen strategiaan ja perustehtävään. Mikäli yhteys puuttuu, projekti jää yhdistyksen muusta toiminnasta irralliseksi ja alkaa elää omaa elämäänsä yhdistyksen sisällä.
Yhdistyksen toimiessa omalla osaamisalueellaan hankkeesta ja sen tuloksista tulee luonteva osa yhdistyksen toimintaa. Tällöin myös yhdistyksen toimijoiden on helpompi sitoutua siihen.
Varmista että projekti on yhdistyksen säännöissä määritellyn tehtävän ja tarkoituksen mukainen!
Parhaimmillaan yhdistyksen perustoiminnan ja kehittämisprojektin välillä on kaksisuuntainen yhteys. Tarve, johon projektilla haetaan vastausta, nousee yhdistyksen perustoiminnasta käsin. Projektin päätyttyä kertyneet havainnot, kokemukset, opit ja tulokset palautetaan takaisin osaksi yhdistyksen perustoimintaa.
Vaikka projektilla onkin oltava sisällöllinen yhteys yhdistyksen perustoimintaan, tulee sen pysyä siitä hallinnollisesti erillään. Yhdistykselle myönnetty erillisrahoitus tulee käyttää vain kyseessä olevaan projektiin. Projektirahoitusta ei tule koskaan hakea tai käyttää perustoiminnan ylläpitämiseen. Tähän tarkoitukseen yhdistys voi hakea esimerkiksi toiminta-avustusta kunnalta.
Perustehtävästä käsin (pdf-tiedosto)
Katse aina projektin jälkeisessä ajassa
Kehittämisprojektin tavoitteena on selvittää, miten havaittuun tarpeeseen vastataan parhaalla mahdollisella tavalla. Kyseessä voi olla esimerkiksi havainto siitä, että jokin tietty asiakasryhmä tarvitsisi erityistä tukea, jota sille ei voida nykyisten palveluiden puitteissa tarjota. Tarpeeseen voidaan lähteä vastaamaan uudentyyppisellä palvelulla, jota kehitetään projektin aikana.
Yhdistyksen tulee alusta saakka pitää mielessä, mitä se projektilla tavoittelee ja miten se aikoo hyödyntää kertyneitä kokemuksia ja tuloksia projektin päätyttyä. Projekti ei ole itsetarkoitus, vaan eräänlainen testausvaihe, jossa voidaan erillisrahoituksen ja lisätyövoiman avulla kokeilla jotain uutta tai kehittää olemassa olevaa.
Usein yksi kehittämisprojektin julkilausutuista tavoitteista on tarjota esimerkiksi palvelua, tukea, apua tai koulutusta joukolle ihmisiä, joille projekti kohdennetaan. Perimmäisenä tavoitteena kuitenkin on, että yhdistyksen kehittämistyöstä hyötyvät myös muut kuin hankkeen aikana siihen osallistuneet ihmiset.
Miten yhdistys aikoo hyödyntää projektin aikana kertyneitä kokemuksia ja tuloksia?
Projektin kautta saatava lisäpanostus on tarkoitettu nimenomaan kehittämistyöhön. Kokeilemiseen, seurantaan ja arviointiin tarvitaan aikaa, rahaa ja työvoimaa. Kehitettävä toiminta tai työväline ei kuitenkaan saisi koskaan jäädä riippuvaiseksi projektista, vaan sen pitää olla toteuttamiskelpoinen hankkeen jälkeenkin ilman merkittävää lisärahoitusta.
Suunnitteluun on panostettava
Projektille asetetaan raamit suunnitteluvaiheessa, mistä johtuen yhdistyksellä tulee olla mahdollisuus panostaa suunnitteluun. Raamien tulee olla selkeät mutta riittävän joustavat, jotta kehittämistyöhön kuuluva kokeileminen ja suunnan muuttaminen on mahdollista.
Suunnitteluvaiheessa varmistutaan siitä, että yhdistyksen edustajilla on yhteinen näkemys tarpeesta, johon pyritään vastaamaan ja että projekti on oikea väline vastata siihen. On tärkeää, että suunnittelulla on koko yhdistyksen tuki takanaan.
Liikkeelle lähdetään harvoin aivan tyhjältä pöydältä. Ensimmäiseksi kannattaakin koota yhteen kaikki tieto, osaaminen ja kokemukset, joita yhdistyksessä on projektin aihealueesta kertynyt. Syytä on tutustua myös muiden toimintaan ja selvittää, onko vastaavanlaisia projekteja toteutettu aiemmin. Tätä tarkoitusta palvelevat rahoittajien ylläpitämät projektirekisterit.
Seuraavaksi yhdistyksen tulee tutustua erilaisiin rahoituslähteisiin ja valita niistä projektilleen sopivin. Mahdollisia kehittämisprojektien rahoittajia ovat muun muassa Raha-automaattiyhdistys (Ray), Euroopan sosiaalirahasto (ESR), maakuntaliitot ja ministeriöt. Rahoittajat antavat mielellään ohjeistusta ja neuvoja projektirahoituksesta kiinnostuneille yhdistyksille. Neuvoja kannattaa kysyä myös omalta liitolta tai kattojärjestöltä.
Kartoita
- tarve projektille
- mitä on jo tehty
- erilaiset rahoituslähteet
Suunnittelutyön tuloksena syntyvässä projektisuunnitelmassa yhdistys kuvaa muun muassa projektin tavoitteita, toteutusta, aikatauluja sekä sen edellyttämää lisäpanostusta eli tarvittavaa henkilöstöä ja rahoitusta. Tässä vaiheessa on syytä olla tarkkana, sillä suunnitelmaan kirjatut asiat ohjaavat hankkeen toteutusta tulevaisuudessa.
Suunnittelussa tehdyt virheet ja laiminlyönnit kostautuvat yleensä moninkertaisesti myöhemmin. Yksi tavallisimmista erheistä on asettaa projektille tavoitteita, joiden saavuttaminen ei olisi missään olosuhteissa mahdollista. Tavoitteiden tulee aina olla suhteessa työmäärään ja käytettävissä olevaan aikaan.
Tarkkaan kannattaa pohtia sekin, kuinka paljon lasketaan yhteistyökumppaneiden varaan, millaisesta työmäärästä on mahdollista selviytyä yhden työntekijän työpanoksella ja milloin taas olisi paikallaan palkata projektiin useampi henkilö. Toinen erittäin tärkeä asia liittyy projektin talousarvioon. Siihen tulee jo suunnitteluvaiheessa sisällyttää kaikki kustannukset, joita hankkeen toteuttaminen edellyttää.
Suunnittelutyön myötä yhdistykselle tulee näkyväksi, mitä projektin hallinnoiminen siltä edellyttää. Tässä vaiheessa yhdistyksellä on mahdollisuus arvioida omia mahdollisuuksiaan ja osaamistaan toteuttaa projekti.
Suunnitteluun tulee panostaa senkin vuoksi, että rahoittaja tekee päätöksensä yhdistyksen laatiman projektisuunnitelman pohjalta. Usein lopulliset raamit määräytyvät yhdistyksen ja rahoittajan välisessä vuoropuhelussa.
Varmista että
- Projektin tavoitteet ja aikataulut ovat varmasti realistisia
- Projektihenkilöstön määrä on oikeassa suhteessa työmäärään
- Kaikki kustannukset tulivat huomioitua projektin talousarviossa
Lisää vastuita ja velvollisuuksia
Projektin myötä yhdistys saa kehittämistyöhönsä lisärahoitusta ja lisätyövoimaa. On tärkeää ymmärtää, että panostuksesta seuraa myös lisää vastuita ja velvollisuuksia, joista osa saattaa olla yhdistykselle uusia. Isosta muutoksesta on kyse etenkin silloin, kun yhdistys ei ole aikaisemmin toiminut työnantajana tai hallinnoinut suuria rahamääriä. Projektin seurauksena sekä yhdistyksen henkilöstömäärä että talousarvio saattavat moninkertaistua.
Projektin menestyksellinen hallinnoiminen ja tuloksellinen toteuttaminen edellyttävät, että puitteet ovat kunnossa. Käytännössä tämä tarkoittaa ensinnäkin sitä, että yhdistys perehtyy ja valmistautuu työnantajan rooliin. Yhdistyksellä on jo projektia harkitessaan oltava riittävä käsitys siitä, mitä työnantajana toimiminen tarkoittaa.
Toiseksi, yhdistyksellä tulee olla valmiudet projektin taloushallinnon järjestämiseen. Myönnetyn rahoituksen hallinnointi ja maksuliikenteen hoitaminen ei ole monimutkaista, mikäli ne järjestetään asianmukaisesti ja yhdistys ymmärtää jo hakuvaiheessa, millaisia sitoumuksia rahoituksesta seuraa.
Kolmas keskeinen asia on, että projektiin liittyvistä tehtävistä, työnjaosta ja vastuualueista sovitaan selkeästi. Yhdistyksellä tulee olla selkeä käsitys omasta ja projektihenkilöstön roolista hankkeen eri vaiheissa.
Puitteet kuntoon
- Perehtyminen ja valmistautuminen työnantajan rooliin
- Valmiudet projektin taloushallinnon järjestämiseen
- Selkeä käsitys omasta ja projektihenkilöstön roolista projektin eri vaiheissa
Eri osakokonaisuuksia ja vaiheita
Projekti muodostuu aina tietyistä osakokonaisuuksista ja vaiheista. Sisällöistä riippumatta kaikissa projekteissa voidaan erottaa seuraavat osakokonaisuudet, jotka ovat kiinteässä yhteydessä toisiinsa:
- sisällöt ja toteutus
- yhteistyö ja verkostoituminen
- tiedottaminen
- tulosten hyödyntäminen
- taloushallinto
- henkilöstöhallinto
Kaikissa projekteissa on myös aina tietyt selkeät vaiheet. Vaiheista puhuttaessa korostetaan usein kolmijakoa käynnistäminen, toteutus ja päättäminen. Yhdistyksen näkökulmasta työ alkaa jo paljon ennen projektin käynnistämistä ja jatkuu vielä sen päätyttyä.
Yhdistys vastaa projektistaan kaikissa vaiheissa, mutta sen rooli ja tehtävät ovat erilaisia eri vaiheissa. Toteutusvastuussa yhdistyksen hallitus on suunnitteluvaiheessa, projektin käynnistämistä valmisteltaessa ja projektin jälkeen.
Suurenna kuva klikkaamalla
Projektin vaiheet (pdf-tiedosto)
Kuten hankkeen vaiheita kuvaavasta kuviosta ilmenee, kaikki hyvät ideat eivät aina johda projektiin asti. Yhdistys saattaa suunnittelun tuloksena päättää jättää projektisuunnitelman tekemättä. Myös rahoittaja voi arvioida, että tehty suunnitelma ei syystä tai toisesta ole toteutuskelpoinen.
Yleensä projektipäätös saapuu kuukausia sen jälkeen, kun hakemus on jätetty rahoittajalle. Rahoittajan muutokset esimerkiksi talousarvioon ja projektin kestoon ovat tavallisia. Projekti voidaan käynnistää, kun suunnitelma on täsmennetty rahoittajan päätöksen mukaiseksi.
Hankkeen valmisteluun ja käynnistämiseen kannattaa panostaa. Projektihenkilöstön aloitettua työnsä toteutusvastuu siirtyy heille ja yhdistyksen rooli muuttuu: yhdistys toimii työnantajana ja esimiehenä, vastaa talous- ja henkilöstöhallinnosta sekä ohjaa, tukee ja seuraa projektin toteutusta. Toisin sanoen, huolehtii siitä, että asiat tehdään ja että ne tehdään oikein ja ajallaan.
On tärkeää, että projektisuunnitelmaa arvioidaan koko ajan ja projektin etenemisestä raportoidaan säännöllisesti yhdistyksessä, rahoittajalle ja yhteistyökumppaneille. Tulosten hyödyntäminen on hyvä aloittaa mahdollisimman varhain. Kehittämisprojektissa tulos voi myös olla, että valittu keino ei toimikaan.
Hankkeen päättämiseen kannattaa varata riittävästi aikaa. Projektin päätyttyä siinä kertyneet kokemukset, opit ja tulokset siirretään soveltuvilta osin osaksi yhdistyksen perustoimintaa.
Projektin osakokonaisuudet ja vaiheet on koottu oheiseen kuvioon. Yhdistyksen vastuualueita kuvataan osakokonaisuuksittain oppaan myöhemmissä osioissa.
Suurenna kuva klikkaamalla
Projektin vaiheet ja osakokonaisuudet (pdf-tiedosto)
Sivulla 4 kommenttia.