Yhdistyksen projektiopas

On tärkeää, että projektihenkilöstöllä on aikaa perehtyä yhdistyksen toimintaan ja projektisuunnitelmaan. Yhtä tärkeää on, että he tutustuvat yhdistyksen muihin toimijoihin. Henkilöstö on hyvä esitellä hallitukselle ja puheenjohtajalle, mikäli tämä ei ole esimiehen roolissa.

Päävastuu perehdytyksestä on esimiehellä. Yhdistyksen koosta ja toimijoiden määrästä riippuen perehdytystä voidaan jakaa useammalle taholle heidän toimenkuviensa ja osaamisalueidensa mukaan. Henkilöstölle kannattaa sopia tapaaminen kaikkien niiden kanssa, jotka vastaavat jostakin hankkeen kannalta keskeisestä toimialueesta. Esimerkiksi talousvastaavan kanssa he voivat keskustella projektin taloushallintoon liittyvistä käytännöistä, kuten laskujen hyväksymisestä, maksamisesta ja rahoituksen tilittämisestä.

Perehdytyksen tarkoitus on luoda selkeät ja turvalliset puitteet henkilöstön työskentelylle. Suuri osa siitä liittyy alkavaan hankkeeseen ja työntekijöiden toimenkuviin. Tavoitteena on yhteinen ymmärrys muun muassa siitä, mikä on hankkeen tarkoitus, kenelle se on suunnattu, millaisia tavoitteita sille on asetettu, mikä on työnjako sekä miten tavoitteiden toteutumista seurataan ja arvioidaan. Osana perehdytystä pohditaan, millaista koulutusta työntekijät mahdollisesti tarvitsisivat.

Perehdytykseen kuuluu myös henkilöstön toimenkuvien ja tehtävien sekä oikeuksien, vastuiden ja velvollisuuksien käsitteleminen. Ainakin tältä osin perehdytys on esimiehen tehtävä. Toimenkuvien rajaaminen on tärkeää, koska projektimuotoinen työ vie helposti mennessään. Työntekijöiden on tiedettävä, mitä heidän tehtäviinsä kuuluu ja mitä ei sekä mistä asioista he voivat itse päättää ja kenen puoleen he voivat tarvittaessa kääntyä. Tehtävien ja työnjaon ollessa selkeitä yhdistyksen edustajat voivat olla levollisin mielin ja henkilöstöllä on työrauha hoitaa tehtäviä, joihin heidät on palkattu.

Uusille työntekijöille tulee kertoa myös monista käytännön asioista. Tällaisia ovat muun muassa työaikaan, työajanseurantaan, työnohjaukseen, lounas- ja kahvitaukoihin, työtiloihin ja työvälineisiin liittyvät käytännöt. Osana perehdytystä kannattaa keskustella myös yhdistyksen kokouskäytännöistä ja muista kaikille yhteisistä tilaisuuksista.