Yhdistyksen projektiopas

Työnantajaksi ryhtyminen on iso asia yhdistykselle, jolla ei ole aikaisemmin ollut palkattu henkilöstöä. Työnantajan rooliin ja tehtäviin valmistautuminen onkin aloitettava hyvissä ajoin ennen projektihenkilöstön palkkaamista. Sekä työnantajalla että työntekijällä on oikeuksia ja velvollisuuksia, joihin yhdistyksen on perehdyttävä huolellisesti. Keskeisiä lakisääteisiä velvollisuuksia on esitelty projektin suunnittelun yhteydessä kohdassa Yhdistys työnantajana.

Ennen hankkeen käynnistämistä yhdistyksen hallitus valitsee keskuudestaan esimiehen projektihenkilöstölle, sopii sijaisjärjestelyistä sekä siitä, miten esimiehisyyden kanssa toimitaan luottamushenkilöiden vaihtuessa. Henkilöstön valinta kannattaa antaa valintatyöryhmän tehtäväksi. Työryhmä suunnittelee valintaprosessin, laatii työpaikkailmoituksen, haastattelee hakijat ja tekee valinnat.

Ennen kuin projektihenkilöstö voi aloittaa työnsä, yhdistyksen on järjestettävä turvalliset puitteet heidän työskentelylleen. Yhdistyksen tehtäviin kuuluu työsopimusten solmiminen, palkkahallinnon ja työterveyshuollon järjestäminen, projektihenkilöstön perehdyttäminen, palkanmaksu, työajanseuranta sekä lomista ja muista vapaista huolehtiminen.

Yhdistys vastaa henkilöstöhallinnosta koko projektin ajan. Sen on huolehdittava siitä, että henkilöstöhallintoon liittyvät tehtävät, vastuut ja velvollisuudet hoidetaan asianmukaisesti. Vaikka yhdistys onkin valtuuttanut projektihenkilöstön toteuttamaan hankettaan, sen on sekä tuettava että valvottava työntekijöitään ja heidän hyvinvointiaan. Käytännössä tämä tarkoittaa muun muassa säännöllisiä tapaamisia esimiehen kanssa, kehityskeskusteluja, työnohjauksen järjestämistä ja tarvittaessa koulutusta.

Suurenna klikkaamalla kuvaa.
Yhdistyksen vastuualueet henkilöstöhallinnossa (pdf)

Projektipäätökseen perehtyminen

Projektipäätöstä kannattaa verrata huolella alkuperäiseen suunnitelmaan, sillä rahoittajan siihen tekemät muutokset ovat tavallisia. Henkilöstöhallinnon näkökulmasta olennaisia ovat talousarvioon tai projektin kestoon tehdyt muutokset, joilla voi olla vaikutusta esimerkiksi palkattavien työntekijöiden määrään, työpaikkailmoituksen julkaisemiseen sekä työsuhteiden alkamis- ja päättymisajankohtiin. Myös projektin kustannuksiin ja maksatuksiin liittyviin ohjeisiin, määräyksiin ja aikatauluihin kannattaa perehtyä huolellisesti ennen projektin käynnistämistä.

Alkuun

Projektisuunnitelman täsmentäminen

Tavallisesti alkuperäisessä projektisuunnitelmassa esitettyä talousarviota joudutaan päätöksen saavuttua täsmentämään myönnetyn rahoituksen mukaiseksi. Tavatonta ei esimerkiksi ole, että rahoittaja on myöntänyt palkkakustannuksiin vähemmän rahoitusta kuin yhdistys oli hakenut.

Yhdistyksen on arvioitava, miten muuttunut talousarvio vaikuttaa projektin toimintasuunnitelmaan ja millaisin muutoksin projekti on mahdollista toteuttaa. Tärkeää on, ettei alkuperäistä suunnitelmaa yritetä toteuttaa väkisin muuttuneessa tilanteessa. Rahoituksessa tai sen kestossa tapahtuneiden muutosten on aina vaikutettava myös toimintasuunnitelmaan ja päinvastoin.

Projektin toteutukseen liittyvistä muutostarpeista kannattaa aina keskustella rahoittajan kanssa ja varmistaa, millaisia toimenpiteitä hyväksytyn projektisuunnitelman muuttaminen edellyttää.

Alkuun

Valmistautuminen työnantajan ja esimiehen tehtäviin

Työnantajaksi ryhtyminen on iso asia yhdistykselle, jolla ei ole aikaisemmin ollut palkattua henkilöstöä. Sen onkin hyvä tutustua työnantajan ja esimiehen tehtäviin jo projektia suunnitellessaan. Sekä työnantajalla että työntekijällä on oikeuksia ja velvollisuuksia, joihin yhdistyksen on perehdyttävä. Niistä keskeisimpiä esitellään kohdassa Yhdistys työnantajana.

Henkilöstön valintaprosessi voidaan käynnistää vasta sen jälkeen, kun puitteet ovat kunnossa. Tästä syystä uuden työnantajan on suositeltavaa aloittaa rooliinsa valmistautuminen hyvissä ajoin ennen projektityöntekijöiden palkkaamista. Muutoin toiminnan käynnistäminen on vaarassa viivästyä.

Joku hallituksen jäsenistä nimetään projektihenkilöstön esimieheksi ja yhdyshenkilöksi hallituksen suuntaan. Samassa yhteydessä sovitaan sijaisjärjestelyistä ja siitä, miten esimiehisyyden kanssa toimitaan luottamushenkilöiden vaihtuessa.

Esimieheksi soveltuu henkilö, jolla on ihmissuhdetaitoja ja valmiudet perehtyä niin omaan kuin työntekijöiden toimenkuviin sekä työ- ja palvelusuhteen ehtoja määrittelevään lainsäädäntöön. Hänellä tulee myös olla aikaa osallistua henkilöstön valintaan, perehdytykseen ja heidän tukemiseensa hankkeen aikana.

Alkuun

Valintaprosessin suunnittelu

Työntekijöiden valinta kannattaa tehdä huolella ja mahdollisimman pian projektipäätöksen saavuttua. Tällä tavoin turvataan se, että henkilöstöllä on aikaa perehtyä tuleviin tehtäviinsä ja yhdistykseen ilman että toiminnan aloittaminen viivästyy.

Halutessaan yhdistys voi käynnistää valintaprosessin jo ennen päätöstä. Tämä nopeuttaa hankkeen aloittamista ja on usein sen vuoksi viisasta ja perusteltua. Tällöin on kuitenkin varauduttava siihen, että rekrytoinnista mahdollisesti aiheutuvat kustannukset jäävät yhdistyksen maksettaviksi. Hakijoille puolestaan on syytä korostaa sitä, että työsuhde varmistuu ja voidaan aloittaa vasta päätöksen saavuttua.

Suositus on, että yhdistyksen hallitus nimeää keskuudestaan valintatyöryhmän, jonka se valtuuttaa suunnittelemaan henkilöstön valintaprosessin, laatimaan työpaikkailmoituksen, lukemaan työhakemukset, haastattelemaan hakijat ja valitsemaan työntekijät. Ryhmää ei kannata muodostaa kovin suureksi, kolmen – neljän hengen ryhmä riittää vallan mainiosti. Yhden jäsenistä tulee olla esimiehen tehtäviä hoitava hallituksen jäsen. Mikäli projektiin palkataan useampi henkilö, joista yksi toimii muiden esimiehenä, hänen on hyvä olla mukana työntekijöiden haastatteluissa ja valinnassa.

Työnantajan edustajilla on oltava yhteinen näkemys siitä, mihin tehtäviin työtekijöitä haetaan, millaista osaamista heiltä edellytetään ja mihin asioihin haastatteluissa keskitytään. Tärkeintä on löytää oikea ihminen oikeaan tehtävään. Kukaan ei osaa kaikkea, mutta monilla on edellytyksiä oppia ja kehittyä niillä osa-alueilla, jotka kaipaavat kohennusta. Etukäteen on arvioitava, millaisia tietoja ja taitoja työntekijällä tulee olla entuudestaan ja mitkä puolestaan ovat omaksuttavissa työsuhteen alettua. Laajojen kokonaisuuksien hallinta, taloustuntemus, kyky kirjoittaa ja hyvät yhteistyötaidot ovat projektityössä usein olennaisempia kuin esimerkiksi hankkeen sisältöalueiden syvällinen tuntemus.

Alkuun

Työpaikkailmoituksen laatiminen

On hyvän tavan ja useimpien rahoittajien viestintäohjeiden mukaista, että kaikissa projektiin liittyvissä ilmoituksissa ja julkaisuissa näkyy hanketta rahoittavan tahon tunnus. Yhdistyksen onkin siis jo henkilöstön valintaprosessia käynnistäessään tunnettava rahoittajan viestintäohjeet.

Avoimesta työpaikasta kannattaa ilmoittaa mahdollisimman laajasti. Yksi käytetyistä kanavista ovat työministeriön internetsivut, joita työnhakijat lukevat ahkerasti. Netti on nopea ja kaiken lisäksi ilmainen tapa tavoittaa kiinnostuneet hakijat. Työpaikasta kannattaa tiedottaa myös yhteistyöverkostoihin ja muille paikkakunnalla toimiville olennaisille tahoille.

Lehti-ilmoitus on yleensä varsin kallis tapa hakea työntekijää, mutta tuo samalla näkyvyyttä sekä yhdistykselle että sen hankkeelle. Ilmoituksesta aiheutuvat kustannukset on muistettava suunnitteluvaiheessa sisällyttää projektin talousarvioon. Lehti-ilmoitusta laadittaessa on syytä huomioida muun muassa ilmoituksen jättöajankohdat sekä mahdolliset juhlapyhät ja muut tekijät, jotka saattavat vaikuttaa kielteisesti ilmoituksen näkyvyyteen.

Työpaikkailmoituksessa keskitytään olennaiseen: lyhyen yhdistysesittelyn lisäksi kerrotaan, mihin tehtävään työntekijää haetaan ja millaista osaamista hänellä tulisi olla. Hakijoille kannattaa tarjota mahdollisuutta kysyä lisää avoinna olevasta tehtävästä puhelimitse tai sähköpostitse. Ainakin isommilla paikkakunnilla tiedusteluja saattaa tulla paljon, mistä syystä ilmoitukseen on hyvä laittaa ajankohdat, joina yhdistyksen edustaja vastaa kysymyksiin. Lisäksi hakijat voi ohjata yhdistyksen internet-sivuille saamaan lisätietoja hankkeesta ja yhdistyksestä.

On kohteliasta antaa hakijoille riittävästi aikaa hakemuksen ja mahdollisten liitteiden laatimiseen. Suuntaa-antavana suosituksena voisi olla, että aikaa ilmoituksesta hakuajan umpeutumiseen olisi kaksi viikkoa. Hakemukset voidaan pyytää toimittamaan postitse tai sähköpostitse. Käytäntö on, että ilmoituksessa mainitaan, tuleeko hakijoiden toimittaa hakemuksen mukana joitakin liitteitä kuten kopioita työtodistuksesta ja palautetaanko toimitetut liitteet. Suositeltavaa on, että yhdistys pyytää hakijoilta sekä vapaamuotoisen hakemuksen että ansioluettelon.

Vinkki työhakemusten käsittelyyn

Mikäli hakemuksia tulee paljon, kannattaa yksi tai kaksi valintaryhmän jäsentä valtuuttaa tekemään esivalintaa muiden puolesta. He voivat rajata käsiteltävien hakemusten määrää ja esittää muille valitsijoille yhteenvedon niistä hakijoista, joiden työhakemukset eivät tule yhteiseen käsittelyyn.

Alkuun

Haastattelut ja valinta

Kokemus on osoittanut, että kirjallinen hakemus ja sen liitteet kertovat vain murto-osan ihmisestä. Haastatteluilla onkin näin ollen suuri merkitys yhdistyksen harkitessa, ketkä hakijoista suoriutuisivat annetusta tehtävästä todennäköisesti parhaiten. Ainoastaan henkilökohtaisen kautta selkeytyy myös, keiden kanssa yhdistyksen toimijat ja projektihenkilöstön tuleva esimies arvioivat työskentelyn sujuvan parhaiten.

Yhdistyksen nimeämän valintaryhmän kannattaa jo työpaikkailmoitusta laatiessaan sopia siitä, millä aikataululla haastattelut toteutetaan. Tällä tavoin kyselyt vastaanottava henkilö osaa kertoa hakijoille hakuprosessin etenemisestä. Luontevaa on, että sama henkilö ilmoittaa haastatteluun valituille haastatteluajankohdista.

Haastateltavien määrä riippuu siitä, kuinka monta lupaavaa hakijaa on hakemuksensa jättänyt. Joskus käy niin, että kukaan hakijoista ei vaikuta tehtävään sopivalta ja haku joudutaan käynnistämään uudelleen. Mikäli sopivalta vaikuttavia hakijoita on riittävästi, kannattaa haastatteluun kutsua viisi tai kuusi hakijaa.

On tärkeää muistaa, että työhaastattelu on kaksisuuntainen valintatilanne. Valintaryhmän on syytä valmistautua kysymysten lisäksi myös vastaamaan niihin. Hakijoille tulee antaa riittävästi tietoa tarjolla olevasta työtehtävästä ja sen hoitamiseen tarvittavista taidoista ja ominaisuuksista, jotta he osaavat omalta osaltaan arvioida soveltuvuuttaan ja halukkuuttaan tehtävään. Joskus on paikallaan jakaa valintaryhmän jäsenille roolit tai omat vastuualueet: joku voi esimerkiksi kertoa yhdistyksestä, toinen projektista ja muut puolestaan keskittyä kysymään hakijoilta yhdessä sovituista aihealueista.

Joskus haastateltavat ovat hyvin tasaväkisiä ja voi olla tarpeen järjestää vielä uusintahaastattelu kahdelle tai kolmelle lupaavimmalle hakijalle. Viimeistään tässä vaiheessa heiltä on hyvä pyytää aiempien työnantajien tai harjoittelupaikkojen suosittelijoiden yhteystietoja, mikäli he eivät ole niitä omatoimisesti hakemuksessaan ilmoittaneet. Edellisiltä työnantajilta yhdistys saa arvokasta tietoa siitä, miten hakijat ovat aiemmin työstään suoriutuneet.Henkilöstövalinnat annetaan tiedoksi yhdistyksen hallitukselle. On hyvän tavan mukaista ja yhdistyksen maineen kannalta suositeltavaa ilmoittaa hakuprosessin lopputuloksesta myös kaikille tehtävää hakeneille. Usein käytäntönä on, että hakijoille ilmoitetaan kirjeitse, kuinka monta ihmistä paikkaa haki ja kuka heistä tuli valituksi. Samassa yhteydessä hakijoita kiitetään yhdistystä ja projektia kohtaan osoittamastaan mielenkiinnosta. Kohteliasta olisi, että kaikki haastatellut saisivat tiedon valinnasta puhelimitse, jolloin heillä on halutessaan mahdollisuus saada palautetta omasta haastattelustaan ja lisätietoja siitä, miksi he eivät tulleet valituiksi.

Alkuun

Työsopimuksen solmiminen

On hyvä varautua siihen, että projektiin valitut työntekijät ovat työsuhteessa ja vapautuvat vasta irtisanomisajan jälkeen. Työsopimus kannattaa laatia heti, kun yhteisymmärrys työsuhteen alkamisajankohdasta on syntynyt. Yhdistyksen on varmistuttava siitä, että palkkoihin osoitettu rahoitus on käytettävissä työsuhteen alkaessa.

Suositus on, että työsopimus laaditaan kirjallisena ennen työsuhteen alkua. Siihen ei ole tarpeen kirjata kaikkia työtehtäviä. Tätä tarkoitusta varten laaditaan erikseen tehtävän- tai toimenkuvaus. Työsopimukseen kannattaa aina kirjata koeaika, joka on tavallisesti neljä kuukautta. Koeajan tarkoitus on antaa molemmille osapuolille – sekä työnantajalle että työntekijöille – mahdollisuus varmistua siitä, että valinta on osunut kohdalleen ja yhteistyö sujuu. Määräaikaisen sopimuksen tekemiseen pitää aina olla perusteltu syy.

Mikäli yhdistys ei ole aiemmin toiminut työnantajana, sen kannattaa perehtyä huolella työsopimuksia koskevaan lainsäädäntöön sekä niihin liittyviin käytäntöihin ja suosituksiin. Saatavilla on esimerkiksi malleja käytössä olevista työsopimuksista. Neuvoja voi myös kysyä omalta liitolta tai kattojärjestöltä.

Alkuun

Palkkahallinnon järjestäminen

Yhdistyksen on järjestettävä projektin palkkahallinto ennen kuin henkilöstö aloittaa työnsä. Palkkojen lisäksi työnantaja huolehtii niihin liittyvistä lakisääteisistä sivukuluista sekä verottajalle ja vakuutusyhtiölle tehtävistä ilmoituksista. Tiedot palkkaperusteista, palkoista ja niiden maksamisesta löytyvät työehtosopimuksesta.

Mikäli yhdistyksellä ei ole palkkahallinnon hoitamiseen tarvittavaa osaamista, palvelun ostaminen ulkopuoliselta tilitoimistolta on sekä järkevää että turvallista. Toinen varteenotettava vaihtoehto on hoitaa palkka- ja vakuutusasiat valtion ja vakuutusyhtiöiden ylläpitämän ilmaisen palkka.fi -palvelun avulla.

Alkuun

Työterveydenhuollon järjestäminen

Työnantajalla on lakiin perustuva velvollisuus järjestää työntekijöilleen työterveyshuolto. Sen tavoitteena on työntekijöiden työ- ja toimintakyvyn ylläpitäminen ja tukeminen sekä yleinen terveyden edistäminen. Myös ensiapuvalmiuden järjestäminen kuuluu työterveyshuoltoon. Yhdistyksen tulee etukäteen tarkistaa rahoittajalta, voidaanko projektin rahoituksella kattaa lakisääteisen työterveys-huollon kustannuksia. keskustelun kautta selkeytyy myös, keiden kanssa yhdistyksen toimijat ja projektihenkilöstön tuleva esimies arvioivat työskentelyn sujuvan parhaiten.

Mikäli yhdistyksellä ei ole entuudestaan palkattuja työntekijöitä, se kartoittaa paikkakunnan työterveyspalvelut ja solmii valitun tahon kanssa työterveyshuoltosopimuksen. Työntekijöille varataan aika työhöntulotarkastukseen, joka tehdään mielellään koeajan viimeisen kuukauden aikana.

Alkuun

Muistilista: Henkilöstön valinta

Alkuun

Projektihenkilöstön perehdyttäminen

On tärkeää, että projektihenkilöstöllä on aikaa perehtyä yhdistyksen toimintaan ja projektisuunnitelmaan. Yhtä tärkeää on, että he tutustuvat yhdistyksen muihin toimijoihin. Henkilöstö on hyvä esitellä hallitukselle ja puheenjohtajalle, mikäli tämä ei ole esimiehen roolissa.

Päävastuu perehdytyksestä on esimiehellä. Yhdistyksen koosta ja toimijoiden määrästä riippuen perehdytystä voidaan jakaa useammalle taholle heidän toimenkuviensa ja osaamisalueidensa mukaan. Henkilöstölle kannattaa sopia tapaaminen kaikkien niiden kanssa, jotka vastaavat jostakin hankkeen kannalta keskeisestä toimialueesta. Esimerkiksi talousvastaavan kanssa he voivat keskustella projektin taloushallintoon liittyvistä käytännöistä, kuten laskujen hyväksymisestä, maksamisesta ja rahoituksen tilittämisestä.

Perehdytyksen tarkoitus on luoda selkeät ja turvalliset puitteet henkilöstön työskentelylle. Suuri osa siitä liittyy alkavaan hankkeeseen ja työntekijöiden toimenkuviin. Tavoitteena on yhteinen ymmärrys muun muassa siitä, mikä on hankkeen tarkoitus, kenelle se on suunnattu, millaisia tavoitteita sille on asetettu, mikä on työnjako sekä miten tavoitteiden toteutumista seurataan ja arvioidaan. Osana perehdytystä pohditaan, millaista koulutusta työntekijät mahdollisesti tarvitsisivat.

Perehdytykseen kuuluu myös henkilöstön toimenkuvien ja tehtävien sekä oikeuksien, vastuiden ja velvollisuuksien käsitteleminen. Ainakin tältä osin perehdytys on esimiehen tehtävä. Toimenkuvien rajaaminen on tärkeää, koska projektimuotoinen työ vie helposti mennessään. Työntekijöiden on tiedettävä, mitä heidän tehtäviinsä kuuluu ja mitä ei sekä mistä asioista he voivat itse päättää ja kenen puoleen he voivat tarvittaessa kääntyä. Tehtävien ja työnjaon ollessa selkeitä yhdistyksen edustajat voivat olla levollisin mielin ja henkilöstöllä on työrauha hoitaa tehtäviä, joihin heidät on palkattu.

Uusille työntekijöille tulee kertoa myös monista käytännön asioista. Tällaisia ovat muun muassa työaikaan, työajanseurantaan, työnohjaukseen, lounas- ja kahvitaukoihin, työtiloihin ja työvälineisiin liittyvät käytännöt. Osana perehdytystä kannattaa keskustella myös yhdistyksen kokouskäytännöistä ja muista kaikille yhteisistä tilaisuuksista.

Alkuun

Työajanseuranta, lomat ja palkat

Työnantaja huolehtii siitä, että henkilöstön työaikaa seurataan asianmukaisesti ja että lomat ja muut mahdolliset vapaat pidetään ajallaan. Projektihenkilöstön poissaolojen ajaksi on tarvittaessa sovittava sijaisjärjestelyistä. Yhdistyksen tehtäviin kuuluu myös valvoa, että palkanmaksu hoidetaan asianmukaisesti ja sovitulla tavalla.

Alkuun

Säännölliset tapaamiset esimiehen kanssa

Yksi tapa huolehtia henkilöstön hyvinvoinnista ovat esimiehen ja työntekijöiden väliset tapaamiset. Esimiehen kannattaakin heti hankkeen alettua sopia projektihenkilöstön kanssa säännöllisistä tilannekatsauksista, joissa keskustellaan hankkeen ajankohtaisista asioista.

Säännöllisellä tiedonvaihdolla turvataan myös se, että yhdistys pysyy tasalla projektin etenemisestä. Valitettavan usein hankkeen vallitsevan tilanteen tuntee ainoastaan projektihenkilöstö. Tämä ei ole kenenkään edun mukaista: työntekijät ovat vaarassa väsyä tilanteessa, jossa he huomaavat kantavansa harteillaan koko hanketta ilman yhdistykseltä saatavaa tukea ja seurantaa. Yhdistys puolestaan menettää otteensa projektista, josta se viime kädessä vastaa niin sisältöjen kuin taloudenkin osalta.

Projektihenkilöstön esimiehestä, yhdistyksen koosta ja sen toimintakäytännöistä riippuen saattaa olla paikallaan myös sopia ajankohdista, joina henkilöstö vierailee hallituksen kokouksissa kertomassa hankkeen etenemisestä sekä keskustelemassa mahdollisista haasteista ja muutostarpeista. Mikäli käytäntö tuntuu vieraalta tai epäsopivalta, voidaan tiedonvälitys hoitaa myös siten, että projektihenkilöstölle nimetty esimies seuraa hankkeen etenemistä säännöllisesti ja vie keskeiset asiat hallitukseen keskusteltavaksi tai tiedoksi.

Alkuun

Kehityskeskustelut

Hyvään esimiestyöskentelyyn kuuluvat kerran tai kaksi vuodessa käytävät kehityskeskustelut, joissa esimies keskustelee kahden kesken työntekijän kanssa. Keskusteluissa arvioidaan työtehtävien hoitoa kuluneena vuonna sekä asetetaan tavoitteita tulevalle vuodelle. Avoimessa ja luottamuksellisessa keskustelussa sekä esimies että alainen voivat antaa toisilleen palautetta tehdystä työstä sekä ilmaista kehittämistoiveitaan ja odotuksiaan tulevaisuutta silmällä pitäen.

Alkuun

Työnohjaus

Projektimuotoisen työn erityispiirteistä johtuen suositus on, että hankkeen työntekijöille järjestetään työnohjaus. Tämä tarkoittaa työhön, työyhteisöön ja työntekijän omaan työrooliin liittyvien asioiden tutkimista, jäsentämistä ja tiedostamista yhdessä koulutetun työnohjaajan kanssa. Tavoitteena on muun muassa työn haasteiden kohtaaminen ja ristiriitojen ratkaiseminen.

Erityisen tärkeää työnohjaus on silloin, kun hankkeessa työskentelee vain yksi henkilö. Mikäli työntekijöitä on useampi, kannattaa työnohjaus toteuttaa ryhmätyönohjauksena, joka tukee osaltaan projektihenkilöstön tutustumista ja yhteen hioutumista. Työnohjauksessa henkilöstöllä on mahdollisuus esimerkiksi pohtia, millä tavoin työ olisi järkevintä organisoida ja aikatauluttaa tai miten haasteellinen tilanne yhteistyötahon tai asiakkaan kanssa voitaisiin ratkaista.

Esimies ja muut yhdistyksen edustajat eivät osallistu projektihenkilöstön työnohjaustilanteisiin. Sopivan työnohjaajan valinta kannattaa antaa työntekijöiden tehtäväksi. Työnohjauksesta aiheutuvat kustannukset tulee huomioida projektin talousarviossa.

Alkuun

Tarvittaessa koulutusta

Projektihenkilöstöltä edellytetään lähtökohtaisesti tehtävään sopivaa koulutusta. Usein erilaiset seminaarit ja täydennyskoulutukset saattavat kuitenkin olla hyödyllisiä. Henkilöstön koulutustarpeet on syytä ennakoida hankkeen talousarviossa. Niitä on hyvä kartoittaa aika ajoin, esimerkiksi kehityskeskustelujen yhteydessä.

Alkuun

Henkilöstöön liittyvät muutokset

Yhdistyksen on varauduttava siihen, että syystä tai toisesta henkilöstö vaihtuu kesken projektin. Parhaat edellytykset reagoida yllättäviin henkilöstövaihdoksiin on yhdistyksellä, joka on osallistunut hankkeen seurantaan ja omaa näin ollen valmiudet perehdyttää uudet työntekijät projektin vallitsevaan tilanteeseen ja käytäntöihin. Suotavaa on, että myös lähdössä oleva työntekijä osallistuu seuraajansa perehdytykseen.

Yhdistyksellä on myös oltava valmiudet saattaa projekti päätökseen tilanteessa, jossa henkilöstö vaihtaa työpaikkaa hankkeen lähestyessä loppuaan. Usein työntekijöillä on paine hakea uutta työtä projektin loppuvaiheessa. Yhdistyksen näkökulmasta on tärkeää miettiä, miten ja kenen toimesta päätösvaiheen tehtävät hoidetaan tällaisessa tilanteessa.

Alkuun

Työsuhteiden päättyminen

Työsuhteiden päättyessä työnantajan on maksettava työntekijöille kaikki työsuhteesta johtuvat saatavat, joita ovat muun muassa palkka lisineen, ylityökorvaukset, vuosilomakorvaukset ja päivärahat. Nämä on maksettava työsuhteen päättymispäivänä, mikäli erikseen ei ole muuta sovittu. Lomakorvausta maksetaan niiltä päiviltä, joilta työntekijä ei ole työsuhteen päättymiseen mennessä saanut lomaa tai korvausta.

Projektihenkilöstön kanssa tulee jo hyvissä ajoin sopia siitä, miten ja milloin he pitävät viimeisen vuosilomansa ja mahdolliset muut kertyneet vapaapäivät. Tällä tavoin turvataan se, että projektin päättämisvaiheeseen liittyvät työtehtävät tulevat hoidettua asianmukaisesti ja järkevästi.

Selkeästi tulee sopia myös siitä, miten työhön liittyvä omaisuus kuten avaimet, puhelimet ja tietokone palautetaan sekä millä tavoin yhdistykselle tarpeelliset tiedot ja dokumentit – kuten työhön liittyvät sähköpostit – siirretään yhdistykselle. Hoidettavista asioista kannattaa laatia kirjallinen lista, josta kumpikin osapuoli saa oman kappaleensa.

Alkuun

Palautekeskustelut henkilöstön kanssa

On suositeltavaa, että yhdistys käy projektihenkilöstön kanssa kahdenkeskiset palautekeskustelut työsuhteiden päättyessä. Niissä voidaan keskustella esimerkiksi hankkeen toteutuksesta, sen eri vaiheista ja kertyneistä kokemuksista. Samalla yhdistyksellä on mahdollisuus antaa työntekijälle palautetta tehdystä työstä sekä saada häneltä palautetta työnantajana. Palautekeskusteluun kannattaa varata rauhallinen tila ja riittävästi aikaa.

Alkuun

Työtodistusten kirjoittaminen

Työntekijällä on oikeus saada työtodistus työsuhteen päättyessä. Se tulee antaa viivytyksettä, tavallisesti noin viikon sisällä työntekijän pyynnöstä. Työtodistuksesta on säädetty työsopimuslaissa.

Ennen työtodistuksen kirjoittamista työntekijältä kannattaa kysyä, mitä asioita hän työtodistukseensa haluaa. Lyhyimmillään todistuksessa mainitaan ainoastaan työsuhteen kesto ja työtehtävien laatu. Työntekijän pyynnöstä todistuksessa voidaan myös mainita työsuhteen päättymisen syy sekä arvio työntekijän työtaidoista ja käytöksestä. Ilman erillistä pyyntöä näitä asioita ei saa todistukseen sisällyttää.

Alkuun

Asiakirjojen säilyttäminen

Hankkeen päätyttyä yhdistys säilyttää projektin henkilöstöhallintoon liittyvät asiakirjat arkistointisuunnitelman mukaisesti siten, että ne ovat helposti löydettävissä mahdollista tarkistusta varten. Säilytettäviä asiakirjoja ovat muun muassa työajanseurannat, työhakemukset, -sopimukset ja -todistukset.

Alkuun